В какой форме можно написать и вообще как?

Здравствуйте. Я являюсь зам.директора по УВР в основной школе. У нас образовалась проблема. Ученик после 9-го класса сдал ОГЭ только осенью, соответственно все вакантные места в СПО заняты. Ребенок оказался вне образования. Администрация школы предложила пойти учится в 10 класс в соседнее село или в техникум в районе, но родители отказываются. С нас же, как с администрации, районный отдел образования требует объяснения. В какой форме можно написать и вообще как? Помогите, пожалуйста, составить такой отчет.