Проблема с отчетностью

Добрый день, Евгений.

Я так понимаю налоговая их не примет при проверке к зачёту.

 А за второй квартал мы по УСН их уже учли в расход

Если у Вас нет товарного чека, квитанции или другого документа, подтверждающего оплату за товар, то не примет. Можете попробовать взять у продавца дубликат кассового чека. Если он пойдёт вам навстречу, то это подтвердит расходы.

Если же подтвердить расходы не получится, то это значит, что Вы уплатили авансовый платёж за полугодие меньше, чем нужно (п.4 ст.346.21 НК РФ). Ответственность за это — только пени от неуплаченной суммы за каждый день просрочки. Уплатите пени, внесите изменения в книгу учёта доходов и расходов, убрав оттуда неподтверждённые расходы. 

Штраф за неполную уплату авансов по УСН налоговики наложить не могут, так как сумма налога рассчитывается по итогам года. 

 поскольку я не был трудоустроен, ещё и документы для авансового отчёта не всё есть, чтобы признать расход. 

1 вариант. Мы можем слать корректирующий отчёт по УСН где эти суммы не будут учтены в расход, плюс сделать этим жеткварталом возврат в кассу этих денег как ошибочно выданные, например. Тогда получается мы просто доначислим УСН и оплатим. 

Как вариант: так как Вы на момент получения денег из кассы ООО не были его сотрудником, то можете заключить агентский договор, согласно которому ООО поручает Вам закупить определённый товар, но затем Вы возвращаете деньги в кассу в связи с невозможностью закупки, а агентский договор расторгаете. Так Вы снимаете необходимость оформлять трудоустройство и подотчёт, также избегая уплаты НДФЛ и штрафа. 

Отчёт никакой не подаётся, просто убираете неподтверждённые расходы из КУДИР, доплачиваете авансовый платёж за полугодие и пени. Ситуация совсем не критичная. 

С уважением, Роман.