Какими документами это правильно оформить?

В соответствии со ст. 506 Гражданского кодекса РФ по договору поставки поставщик-продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием.

Гражданское законодательство предполагает свободу договора, о есть в договор поставки вы можете включить условия об отсрочке платежа, возврате товара и любые иные, не противоречащие законодательству.