Мы правда должны везти какое то заявление?

Здравствуйте,

Да, с каждым работником Вы должны заключить договор ГПХ и уведомить УВМ МВД о заключении таких договоров

На основании ст.13 ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» от 25.07.2002 N 115-ФЗ

8. Работодатель или заказчик работ (услуг), привлекающие и использующие для осуществления трудовой деятельности иностранного гражданина, обязаны уведомлять территориальный орган федерального органа исполнительной власти в сфере внутренних дел в субъекте Российской Федерации, на территории которого данный иностранный гражданин осуществляет трудовую деятельность, о заключении и прекращении (расторжении) с данным иностранным гражданином трудового договора или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты заключения или прекращения (расторжения) соответствующего договора

Но не обязательно туда ездить, уведомление Вы можете подать одним из представленных вариантов

уведомление может быть направлено работодателем или заказчиком работ (услуг) в территориальный орган федерального органа исполнительной власти в сфере внутренних дел на бумажном носителе либо подано в форме электронного документа с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг.

Форма и порядок подачи уведомления регламентируется Приказом МВД России от 30.07.2020 N 536

www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_365473/

Здравствуйте! 
Дополню. 
Самое главное, что иностранцы, которых Вы привлекли для работ,  должны легально находиться в России и иметь патент на работу в том регионе, где они работают. Например, с патентом, выданным в Московской области, они не могут работать в городе Москва и наоборот. Кроме патента, у иностранного гражданина должны быть чеки об оплате авансового платежа НДФЛ  с момента выдачи патента и как минимум, до настоящего времени. 
Уведомление о заключении ГПХ может быть подано в течение 3-х РАБОЧИХ дней  следующим способом: лично в УВМ МВД, почтовым письмом с описью; лично через МФЦ. 
Сервис на портале гос услуг вряд ли является рабочим, по крайне мере,  ещё не встречала таких людей, кто бы подавал, если у Вас получится, было бы отлично! Но точно, что через гос услуги нужна ЦЭП. 
К Уведомлению нужно приложить :

копию паспорта заказчика услуг;

копию паспорта иностранного гражданина;

копию самого договора ГПХ;

копию патента на работу и оплаченных чеков;

копию миграционной карты;

копию отрывного корешка регистрации. 
И самое главное. Бланк уведомления состоит из 2-листов. Их необходимо ПРОНУМЕРОВАТЬ, ПРОШИТЬ и СШИВ СКРЕПИТЬ ПОДПИСЬЮ. 
Тоже самое необходимо сделать и при расторжении ГПХ. Однако копии при расторжении не прикладываем. Только бланк уведомления о расторжении оформленный как указано выше. 

С ув., Алёна 

Если мой ответ был Вам полезен, пожалуйста оцените его