Электронный документо-оборот по e-mail

Добрый день.

Вы можете пользоваться системой электронного документооборота, типа Диадока. 

В этой системе используется квалифицированная электронная подпись, придающая документам силу оригинала (исходя из ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 N 63-ФЗ). 

Формализованные электронные документы − электронные документы, для которых соответствующими нормативно-правовыми актами установлены электронные форматы. Законодательством Российской Федерации установлены форматы для следующих электронных документов:

− счет-фактура;

− корректировочный счет-фактура (КСФ);

− исправительный счет-фактура (ИСФ);

− товарная накладная (ТОРГ-12);

− акт приёма-сдачи работ/услуг;

− акт выполненных работ, оказанных услуг;

− универсальный передаточный документ (УПД);

− универсальный корректировочный документ (УКД).

Добрый день.

Обмен сканами документов в эл.почте будет считаться заключением договора в надлежащей форме даже без пересылки документов с «живыми» печатями и подписями. Стоит просто указать подобное условие в самом договоре.

Статья 434 ГК 

2. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа (в том числе электронного), подписанного сторонами, или обмена письмами, телеграммами, электронными документами либо иными данными в соответствии с правилами абзаца второго пункта 1 статьи 160 настоящего Кодекса.

И банки и ФНС принимают сканы подобных договоров без каких либо проблем. Частный пример — подписание договора путем принятия оферты на сайте, где никто никакие договоры не присылает и скрины оферты с сайта принимаются и банками и ФНС в качестве надлежащего документа.

Все остальные  моменты могут быть детально разобраны в рамках отдельной полноценной услуги в чате( кнопочка рядом с фото юриста, доступна при входе на сайт через браузер)

С уважением Евгений Беляев

Добрый день! 

P. S. Один из клиентов уверял меня что можно отправлять сканы с факсимиле… и это будет котироваться, но это вызывает подозрение что нет.

Формально он прав, так как согласно ст. 434 ГК РФ «договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа (в том числе электронного), подписанного сторонами, или обмена письмами, телеграммами, электронными документами либо иными данными». Если при заключении договора в электронной форме стороны используют аналог собственноручной подписи (п. 2 ст. 160 ГК РФ), то необходимо   дополнительно располагать доказательством того, что полученная ими оферта/акцепт составлена и отправлена стороной по договору. Данную проблему можно решить указав адреса электронной почты, с которых переписка является допустимой.

Один из вариантов оговорки: 

The Parties have agreed that the conclusion of this contract is allowed by exchanging color, signed and scanned copies of the contract. The Parties recognize the validity of this contract when exchanging a copy signed and scanned by one Party and sent to the other Party to the e-mail addresses. The signatures of the Parties on the contract sent by them to each other using the specified electronic method thus have the force of their own handwritten signatures.