Платеж на Р/с от физ лица

Здравствуйте!

Ситуация. Наше ООО заключило договор с муниципальным учреждением (на выполнение работ), при исполнении договора стало понятно что договор исполнить не получиться, договорились расторгнуть.

Подготовили соглашение о расторжении, выставили счет, акт выполненных работ.. подписали двусторонне, дали 10 дней на оплату.

Директор учреждения, без согласования с нами, попросила сотрудницу этого учреждения оплатить эти работы со своего личного счета, что та и сделала.. в результате сегодня к нам на счет поступила сумма 5300 р., от физического лица, проведенная через сбербанк онлайн.

Вопрос.

1. Мы не работаем с физ лицами и поэтому не имеем кассовой техники, но оплата поступила от физ лица, что теперь делать,ведь мы этого не хотели и не ждали, зачем они так провели платеж? видимо что бы не оформлять "нецелевое расходование"

2. Как правильно провести в бухучете данные платеж или оформить возврат?

3. Ваши советы как поступить правильно в данной ситуации и на будущее.. в физ. лицами работать не планировали и не планируем.

Спасибо!