Сначала направьте Заказчику по адресу его местонахождения (согласно данным ЕГРюл) ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении уведомление о готовности работ к сдаче в соответствии с п.1 ст. 753 ГК РФ в свободной форме, т.к. закон не содержит каких-то требований к его оформлению.В Уведомлении указать реквизиты заказчика (наименование, адрес);
название документа «Уведомление о готовности работ к сдаче», ссылку на ч. 1 ст. 753 ГК РФ; реквизиты договора; сведения о том, что работы на объекте (адрес объекта) закончены в срок согласно п. __ договора; предложение в определенный вами срок (или срок, установленный в договоре) направить уполномоченных представителей заказчика по адресу объекта для сдачи-приемки работ и подписания акта либо предложение заказчику уведомить подрядчика о дате и времени приемки комиссией не позднее определенного срока; список документов, которые будут приложены к уведомлению, подпись уполномоченного представителя подрядчика; печать; дата.
Ненадлежащее уведомление заказчика о готовности работ может послужить основанием для отказа в удовлетворении иска о взыскании оплаты за выполненные работы.
Заказчик после получения уведомления в соответствии с п. 2 ст. 753 ГК РФ обязан осуществить приемку работ и подписать акты или составить и направить Подрядчику мотивированный отказ от их подписания.
В договоре подряда часто прописаны сроки, в которые Заказчик должен подписать акты и направить Подрядчику подписанные со своей стороны экземпляры актов или мотивированные отказы от их подписания. Может быть в договоре также указана фраза, что в случае отсутствия от Заказчика в согласованные сроки ответа (в части подписания актов или отказа от их подписания) работы считаются принятыми без замечаний и подлежащими оплате.
Сдача результата работ подрядчиком и приемка его заказчиком оформляются актом, подписанным обеими сторонами (п. 4 ст. 753 ГК РФ).
Если заказчик не явится в назначенное время для приемки работ либо не подпишет акты, то подрядчик вправе сдать результат в одностороннем порядке. Для этого Подрядчиком делается на акте отметка об отказе заказчика от приемки работ и акты, оформленные в одностороннем порядке, надлежит отправить Заказчику также ценным письмом с описью вложения в соответствии с п. 4 ст. 753 ГК РФ.
После получения одностороннего акта у заказчика будет два варианта действий: принять результат работ либо направить мотивированный отказ. Молчаливое бездействие суды расценивают как приемку. Отсутствие конкретных замечаний, препятствующих приемке с учетом правил п. 6 ст. 753 ГК РФ, позволяет суду признать возражения необоснованными и взыскать стоимость выполненных работ.
Согласно п. 5 ст. 10 ГК РФ и ст. 65 АПК РФ обязанность доказать наличие недостатков, препятствующих приемке работ, лежит на заказчике (постановление Президиума ВАС РФ от 27.03.2012 № 12888/11 по делу № А56-30275/2010).
Заказчик вправе отказаться от приемки работ только в случае обнаружения недостатков, которые исключают возможность использования результата работ для указанной в договоре цели и не могут быть устранены подрядчиком или заказчиком (п. 6 ст. 753 ГК РФ).