Виталий, здравствуйте. В соответствии со ст.93.1 НК РФ налоговые органы имеют право истребовать документы по контрагенту в двух случаях:
в рамках осуществления налоговых проверок их контрагентов (п. 1 ст. 93.1 НК РФ) — камеральных или выездных;
вне рамок проверок — при мотивированной необходимости получения сведений или документации о какой-либо определенной сделке (п. 2 ст. 93.1 НК РФ).
Сопроводительное письмо подготавливается в простой письменной форме, если у Вашей организации есть свой бланк, то на бланке. При этом истребуемые документы представляются с учетом положений, предусмотренных п. 2 ст. 93 НК РФ, то есть:
— истребуемые документы представляются в виде заверенных проверяемым лицом копий;
— копии документов организации заверяются подписью ее руководителя (заместителя руководителя) и (или) иного уполномоченного лица и печатью этой организации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации;
— не допускается требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых в налоговый орган (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации;
— в случае необходимости налоговый орган вправе ознакомиться с подлинниками документов.
