Как определить сроки проведения конкурса в языковой студии?

Добрый день. У меня языковая студия, решила ввести конкурс на постоянной основе. Участник должен пройти определенный курс, представить свою творческую работу и голосованием из всех участников выбирается победитель. Победителю оплачиваем перелет в выбранную из списка страну. Как можно описать сроки проведения конкурса, если параллельных потоков на данных курсах достаточно много, и они все начинаются и заканчиваются в разное время? Выбираем победителя от каждого курса, поэтому загвоздка в сроках. Их невозможно четко определить, для каждого они будут свои. Как это грамотно прописать с правилах?