Здравствуйте!
Если не ошибаюсь, и Вы действительно сублицензиат, то права на программное обеспечение у Вас возникли не на основании договора с разработчиком (обладателем исключительных прав), а с лицом, получившим от него права пользования программой по лицензионному договору.
Таким образом, схематически отношения выглядят так: разработчик -> лицензиат -> Ваша компания (сублицензиат) -> конечный пользователь (тоже сублицензиат, только уже Ваш).
В соответствии с п. 5 ст. 1238 ГК РФ, к сублицензионному договору применяются правила настоящего Кодекса о лицензионном договоре.
В соответствии с п. 1 той же статьи, сублицензионный договор можно заключить только с согласия лицензиара. По сублицензионному договору сублицензиату могут быть предоставлены права использования результата интеллектуальной деятельности только в пределах тех прав и тех способов использования, которые предусмотрены лицензионным договором для лицензиата.
В то же время, учитывая применение к сублицензионному договору правил лицензионного, в соответствии со ст. 1235 ГК РФ, лицензиат может
использовать результат интеллектуальной деятельности или средство
индивидуализации только в пределах тех прав и теми способами, которые
предусмотрены лицензионным договором. Право использования результата
интеллектуальной деятельности или средства индивидуализации, прямо не указанное в лицензионном договоре, не считается предоставленным лицензиату.
Из изложенного следует, что передавать права выбранному Вами пользователю Вы можете 1) в объеме, который предоставлен Вам, 2) с письменного согласия разработчика. Соответственно, чтобы Вашему клиенту знать какие права он имеет, заключая с Вами сублицензионный договор, ему следовало бы удостовериться, что передаваемый ему объем соответствует полученному Вами объему и в наличии согласия разработчика.
На Вас нет обязанности обеспечивать его этими сведениями, это его право их получить. Если он заключит сублицензионный договор с теми правами пользования, которые не могли быть ему переданы в силу того, что они отсутствовали у передающей стороны, сделка в этой части, в случае обнаружения этого обстоятельства разработчиком или ИФНС, может быть признана недействительной (ст. 168 ГК РФ как несоответствующая требованиям закона, в частности, об объеме передаваемых прав по сублицензионному договору). Точно также сублицензионный договор, заключенный без согласия лицензиара может быть признан недействительным в силу ст. 173.1 ГК РФ. В обоих случаях возникает риск доначисления налогов со штрафными санкциями у конечного пользователя.
В последнем приведенном основании признания сделки недействительной указано, что она может быть признана таковой только в случае, когда другая ее сторона знала или должна была знать о отсутствии согласия на совершение в отношении нее сделки. Под термином «должна была знать» подразумевается, что ничто не мешало ей получить сведения об этом, в частности, путем запроса в Вашу фирму (или ознакомлением о оформлением этого факта в приемопередаточном акте) или разработчику.
Поэтому не имеет особого значения упоминание в акте об ознакомлении с условиями лицензионного (сублицензионного соглашения).
Риски признания сделки недействительной (если она реально не соответствует лицензионному соглашению, отсутствует согласие на ее заключение) остаются независимо от этого обстоятельства.
В соответствии с п. 6 ст. 1235 ГК РФ, лицензионный договор, сублицензионный) должен содержать: 1) предмет договора путем указания на результат интеллектуальной деятельности или на средство индивидуализации, право использования которых предоставляется по договору, с указанием в соответствующих случаях номера и даты
выдачи документа, удостоверяющего исключительное право на такой результат или на такое средство (патент, свидетельство);
2) способы использования результата интеллектуальной
деятельности или средства индивидуализации.
В соответствии со ст. 309 ГК РФ, обязательства должны исполняться надлежащим образом в соответствии с условиями обязательства и
требованиями закона. Законом не предусмотрена передача по лицензионному договору какой-либо документации (в том числе, специальной статьей ст. 1286 ГК РФ). Если договором такая обязанность не установлена, можно никакие документы не передавать (по желанию). Учитывая положения ст. 1235 ГК РФ, в самом договоре укажите на документы, в приложении распишите способ использования (или инструкцию).
Непосредственно для ИФНС по нулевой ставке подобные документы не требуются. Для нее важен сам договор и еще несколько документов, не связанных с самой программой.
Просто перепродаем ПО от российского разработчика. Сейчас все идет как
физический товар на дисках, хотим перейти на активацию скачиваемой
программы из интернета и учесть льготный НДС 0%.
В любом случае особо перечень документов не меняется, все так же необходим договор, выписка из банк и акт приема программного обеспечения.
Вот как раз эти бумажки и хотим подготовить по-максимуму.
Здесь как таковых проблем быть не должно, берите лицензионный договор и документы о реализации программного продукта. Как таковых их должно хватить.