Незакрытая отчетность ООО по расходам при отсутсвии чеков

Здравствуйте, Артем.

Одним из вариантов является составление авансового отчета с приложением подтверждающих первичных финансовых документов. При отсутствии последних их следует восстановить.

(Подробнее:

Статья 272 НК РФ: Порядок признания расходов при методе начисления
7. Датой осуществления внереализационных и прочих расходов признается, если иное не установлено статьями 261, 262, 266 и 267 настоящего Кодекса:
5) дата утверждения авансового отчета - для расходов:

на командировки;
на содержание служебного транспорта;
на представительские расходы;
на иные подобные расходы;

Если авансовые отчеты сделать в установленном порядке невозможно, то указанная сумма будет считаться доходом фирмы, который облагается налогом в соответствии с действующим законодательством.

Смотрите в таком случае статью 248 НК РФ "Порядок определения доходов. Классификация доходов" и те нормы, на которые данная статья ссылается.

Здравствуйте, Артем!

Согласно гл. 4, "Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" (утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П)
подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Для расчетов с подотчетными лицами предусмотрен унифицированный первичный документ - авансовый отчет, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет".

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (квитанции, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 - 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке (абз.4, 5, 7, 8 Указаний по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет", утвержденных Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55).

Как видим, для утверждения и принятия к бухгалтерскому учету авансового отчета необходимо соблюдение следующих условий:

- целевое расходование выданных под отчет денежных средств;

- наличие правильно оформленных документов, подтверждающих факт оплаты товаров;

- соответствие сумм израсходованных денежных средств суммам, указанным в платежных документах.

Правильно оформленные первичные документы принимаются к бухгалтерскому учету на основании п.2 ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Форма товарного чека не содержится в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Поэтому для принятия его к бухгалтерскому учету необходимо, чтобы товарный чек содержал реквизиты, перечисленные в упомянутой выше норме. В связи с этим, оправдательными документами могут быть любые документы, содержащие сведения о произведенных расходах, поэтому, если нет чеков, то к отчету можно приложить, например справку соответствующей организации, в которой были приобретены соответствующие товары на определенную сумму.

При этом согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходы должны быть обоснованными, то есть экономически оправданными.

Если проверяющие установят, что никаких документов, подтверждающих данные расходы нет или такие расходы не обоснованы, то такие суммы не будут считаться расходами и соответственно налоговая база будет увеличена.

Добрый день!

Первый вариант. Согласно ст. 252 НК РФ все расходы должны быть документально подтверждены и экономически оправданы, при этом под документальным подтверждением подразумевается оформление расходов документами в соответствии с действующим законодательством.

Данное требование относится и к расходам, произведенным для организации подотчетными лицами.

Работник получивший подотчетные средства должен представить авансовый отчет и подтверждающие документы к нему.

Можно делать так: работник до истечения срока возвращает деньги в кассу организации и этим же днем получает их же опять под отчет на новый срок.

Если работник не отчитается в срок по подотчетным суммам, то в течение месяца можно удержать их из его зарплаты по распоряжению руководителя (Статья 137 ТК РФ).

Другой вариант - восстанавливать первичные документы (что, скорее всего, невозможно).

Третий вариант. Заключить договор займа (беспроцентный и бессрочный) с получившим денежные средства лицом. А он потом вернет их (а может и нет).

За нарушение правил ведения кассовых операций установлена административная ответственность для организации в виде штрафа в размере от 40 000 до 50 000 руб.

Одновременно с организацией к ответственности привлекаются руководители (должностные лица) этой организации, штраф составляет от 4000 до 5000 руб. Это установлено ч. 1 ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Кроме того, если наличные денежные средства были выданы физическому лицу без составления документов и авансового отчета, налоговые органы при проверках доначисляют данному лицу налог на доходы физических лиц (НДФЛ), а также пеню и штраф за его неуплату.

С 2012 года проверки по соблюдению кассовых операций проводятся налоговыми органами, которые в рамках проверки полноты учета выручки могут затребовать документы, бланки строгой отчетности, привлекать организации и должностные лица к административной ответственности. Это установлено в Административном регламенте исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей, утв. Приказом Минфина России от 17.10.2011 № 133н.