Все это — онлайн, с заботой о вас и по отличным ценам.
Можно ли подтвердить расход подотчетного лица документами, оформленными на него же?
Добрый день!
Наша компания оказывает визово-туристические услуги, сотрудники берут денежные средства в под отчет для оплаты консульских и сервисных сборов за клиента, консульство оформляет документы на лицо, оплатившее сборы, т.е. на нашего сотрудника. Можем ли мы принять к учету данные документы? Так же, за частую, нам приходиться производить платежи электронно, в наличии только электронная квитанция, подтверждающая оплату. Можем ли данным документом списать с подотчетного лица долг?
По документам оформленным на физическое лицо — работника не вижу ничего критичного. Наверное в 95% случаев компании реализуя подотчетникам что-либо даже не догадываются, что те действуют в интересах юр. лица и если они указывают что в документах, то именно этих физиков. Оснований ведь указывать юр. лицо в документах нету, для этого нужна доверенность, чтобы физ. лицо официально могло представлять интересы компании. Отдельно скажу, что есть коллеги, которые придерживаются принципиально противоположного мнения, но я искренне считаю, что нет юридических оснований требовать с подотчетных лиц документов оформленных не на них, как и у подотчетников нет юридических оснований требовать оформление документов на их организацию (кроме как если у них есть доверенность). В тоже время расходы понесены, подтверждены документами и принятие к расходу в таком случае должно быть правомерно. В части НДФЛ по моего мнению также никакого получения дохода у физ. лица — работника не возникает, так как это не несет для него никакой экономической выгоды.
Ситуация напрямую законодательством не урегулирована, я высказал свое частное мнение по данной проблематике. Если Вы хотите узнать мнение компетентного чиновника профильного ведомства конкретно по Вашей ситуации, тогда Вам стоит обратиться с официальным запросом в районную инспекцию, УФНС, ФНС либо Минфин (на выбор) для того, чтобы они дали свое заключение по данному вопросу (хоть их письмо и не будет являться нормативно-правовым актом, но такое разъяснение в случае чего будет иметь хоть какой-то вес).
Если будете писать запрос в компетентные органы, учитывайте следующие моменты:
— максимально подробно описывайте ситуацию и Ваш вопрос;
— чем выше ведомство, тем скорее всего выше квалификация отвечающего специалиста и тем значимее такие разъяснения. Т.е. например, письмо УФНС имеет больший вес, чем разъяснение местной налоговой; письмо ФНС стоит выше письма УФНС. Минфин вообще ведомство обеспечивающее проведение единой финансовой политики, а также осуществляющее общее руководство в области организации финансов в Российской Федерации, но сотрудники налоговых органов могут и не применять его позицию, хотя конечно учитывать ее в работе они должны.
Квитанции электронных терминалов (слипы) подтверждают совершение операции по счету, то есть оплату картой (есть по этому поводу письмо Письмо Минфина России от 06.10.2017 N 03-03-06/1/65253). Если конечно я правильно Вас понял и у Вас оплата картой.