Должен ли представитель юр лица постоянно находиться по юридическому адресу?

Я сдаю в аренду помещения под офисы.Некоторые фирмы-арендаторы занимаются работой разъездного характера и постоянно не находятся в офисе,а приезжают туда раз в 1-2 дня оформить документы и т.п. Недавно налоговая приехала с проверкой фактического местонахождения одной из фирм.Директора на месте не было.Была бухгалтер в соседнем кабинете,которая ведет у них отчетность,которая пояснила,что директор отъехал.Налоговая же поставила у себя отметку,что фирма якобы отсутствует по указанному адресу и заблокировала рассчетный счет этой организации.Фирма обратилась к налоговой.Налоговая ответила,что будет повторная проверка и посетила офис вновь,не уведомив о времени своего посещения.При повторном визите директор также был в отъезде.Но кабинет был открыт бухгалтером,в кабинете стояла офисная мебель,компьютер,документы.На двери висела надпись с названием фирмы.Налоговая же вновь зафиксировала у себя,что якобы фирма не находится по юр. адресу,мотивировав это тем,что нет на месте директора,а у бухгалтера нет доверенности как у представителя.Правомерны ли действия налоговой и как их обжаловать?Если фирма не хочет разбираться с налоговой и планирует съезжать,могу ли я как-то защитить свою деловую репутацию как арендодателя чтобы таких ситуаций более не повторялось?