В самом заявлении потребуется описать суть обращения. Естественно, что при его обработке сотрудники администрации обязаны выехать на место, но все же не лишним будет приложить фотографии. Для точного определения места прописывают улицу, на уровне каких номеров домов образовалась яма или иные опознавательные знаки, постройки и т.д. Документ обязательно подписывается и датируются.
Заявление составляется в двух экземплярах. Один подается в орган власти, второй остается на руках заявителей. На том документе, что остается у граждан, сотрудник администрации ставит печать, проставляет дату принятия и подпись. Несмотря на то, что все поступившие обращения в орган власти подлежат регистрации, факт подачи бумаги лучше иметь при себе. Если обращение подается через почту, то лучше это делать письмом с уведомлением.