Как правильно уменьшить мне оклад и одновременно установить надбавку?

Здравствуйте!

Считаю, что Вы поступили правильно, отказавшись писать такое заявление. Тем более, что Вы не обязаны по закону этого делать.

Обычно на практике подобные ситуации решаются в рамках статьи 72 Трудового кодекса РФ:

Статья 72. Изменение определенных сторонами условий трудового договора
Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.

На основании данной статьи работодателем и работником безо всяких предварительных заявлений с чьей-либо стороны заключается письменное соглашение к трудовому договору, в котором прописывается примерно следующее:

«Стороны договорились: 1) изложить пункт такой-то трудового договора в следующей редакции: _____ (прописывается новая редакция пункта договора, в котором указывается новый размер должностного оклада работника взамен прежнего размера); 2) дополнить трудовой договор пунктом таким-то следующего содержания:_____  (излагается размер, периодичность и условия выплаты индивидуальной надбавки)».

Далее в допсоглашении прописывается, что во всем остальном продолжают действовать условия прежнего трудового договора, заключенного между работодателем и работником. В соглашении к трудовому договору указывается дата его подписания, а также дата, с которой оно вступает в силу. Ставятся подписи и указываются реквизиты сторон, как это прописано в основном трудовом договоре. Также на допсоглашении ставится отметка с подписью работника о том, что один экземпляр настоящего дополнительного соглашения к трудовому договору выдан ему на руки. Вот, в принципе, и все.