Все это — онлайн, с заботой о вас и по отличным ценам.
Наличие третьего оригинала договора у сотрудника или у третьего лица
Добрый день! Я собственник помещений, сдаём в аренду офисные площади в БЦ. Наш менеджер по продажам очень активно продвигает идею про то, что лучше, чтобы договора аренды составлялись в трёх оригиналах. При этом один оригинал, третий, находился на хранении у него. Поскольку головной офис и архив находится в другом конце города, были прецеденты, что договора терялись где-то в пути из-за плохо организованного документооборота.
В этой «схеме» что-то тревожит в этой, не хочется передавать сотрудники оригиналы договоров, но аргументировать это не могу, как и найти материалы по теме, к чему это может привести. Может быть напрасно переживаю?
Здравствуйте, Константин!
Совершить какие-либо операции с недвижимостью. без соответствующей доверенности, только при наличии договора сотрудник от имени фирмы не может, так как у него отсутствует доверенность.
Единственное, что может быть, так это фальсификация страниц договора, но я не думаю, что это нужно сотруднику. Чтобы обезопасить себя от таких вещей, нужно, чтобы на каждой странице договора был номер страницы и подпись сторон.
Полагаю, что вам не о чем беспокоиться и сотрудник действительно переживает за свою работу, если бывали прецеденты потери документов.
Возможно лучше делать заверенную фирмой копию и оставлять у сотрудника такую копию?
Желаю удачи!
Здравствуйте! Никакой опасности быть не должно, если в самом договоре будет указано, что он составляется в трёх экземплярах, два из которых остаются у арендодателя и один из которых передаётся на хранение ответственному сотруднику.
Гражданский кодекс РФ, иное законодательство не регулирует количество экземпляров договора, поэтому это будет законно.
Но, конечно, нужно будет издать внутреннеее Положение об учёте и хранении третьих экземпляров договоров и передавать их менеджеру на хранение по акту, предусмотреть ответсвенность за нарушение правил хранения.
Здравствуйте, Константин! По смыслу ст. 606 ГК РФ по договору аренды (имущественного найма) арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование. В общем то можно обосновать, что участниками правоотношений выступают две стороны, соответственно и третий экземпляр здесь по закону и не положен. Но по большому счету риски как таковые отсутствуют, поскольку любые сделки от имени юридического лица совершаются на основании письменной доверенности
Добрый день, Константин.
Если договор заключен между двумя сторонами, то он составляется в двух экземплярах, если между тремя сторонами — то в трех. Бывают ситуации, что договор между 2 сторонами заключается в 3 экземплярах, если необходимо представить договор в какой-нибудь госорган (департамент).
В Вашей ситуации заключать в 3 неправильно (ст. 434 ГК РФ).
Константин, здравствуйте!
В этой «схеме» что-то тревожит в этой, не хочется передавать сотрудники оригиналы договоров, но аргументировать это не могу, как и найти материалы по теме, к чему это может привести. Может быть напрасно переживаю?
По опыту могу сказать, что переживаете не зря, так как сотрудник может заменить листы недобросовестному контрагенту, который может в суде его предъявить-это при негативном раскладе.
Нужно подписывать каждый лист договора, чтобы не было подмен, а если и была, то сразу была бы выявлена подделка подписи.
Если прям уж все хотят сократить расходы или оптимизировать документооборот, то используйте электронный обмен документов с использованием ЭЦП.
Добрый день!
Если договоры аренды не долгосрочные (менее года), то количество экземпляров регламентируется только самим договором. Вы можете составить договор и в одном экземпляре, и в четырех, это не имеет никакого значения. Главное, чтобы содержание договоров (текст) был идентичен.
Это может иметь значение только с точки зрения соблюдения конфиденциальности, если такое требование прописано в договоре. В этом случае порядок хранение документа, содержащего конфиденциальную информацию, должен быть предусмотрен локальным нормативным актом каждой из сторон.
В остальном рисков нет.
Нередко третий, четвертый экземпляр договора делают, например, для банка, для направления в налоговую инспекцию при смене адреса юридического лица (правовой необходимости нет, но иногда направляют, чаще копию).
Никаких негативных правовых последствий не будет даже если вы сделаете количество экземпляров большее, чем указано в договоре.
Если же договоры аренды нежилых помещений долгосрочные (более года), то их необходимо регистрировать в Росреестре в соответствии со ст 651 ГК. Третий экземпляр договора может быть необходим для данной цели.
Считаю, что передача сотруднику 3 экземпляра договора будет противоречить Приказу Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016) «Об утверждении „Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения“
Довгопол Екатерина
В нем отсутствуют требования к количеству экземпляров.
Не требуется, но и не запрещен. Экземпляр не для сотрудника, как такового, а для организации. Хранение договоров тоже обеспечивают сотрудники организации. Экземпляр для хранения в обособленном подразделении организации по месту нахождения арендуемого помещения, если быть точным. Почему бы и не хранить один экземпляр договора по адресу юр. лица, а другой — в обособленном подразделении, на помещение которого и заключен данный договор.
Довольно часто так делают сети ресторанов, магазинов. Нередко третий(четвертый) экземпляр делают для банков, если открыта например кредитная линия с залогом на товар в обороте, хранящийся на складе, чтобы подтвердить права на помещение. Стандартная практика.
Чтобы страницы не подменили — парафировать каждую страницу и сшить качественно.
А вообще Приказ крайне полезный с точки зрения организации документооборота.
Считаю, что передача сотруднику 3 экземпляра договора будет противоречить Приказу Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016) «Об утверждении „Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения“.
Дело в том, что согласно вышеуказанного приказа организации, в том числе, должны обеспечить хранение документов (в том числе договоров). Подразумевается, что хранение договоров осуществляется именно организацией, а не отдельным сотрудником данной организации. Поэтому, договор и составляется в 2 экземплярах — по одному для каждой из сторон.
Да, требование к количеству экземпляров отсутствует, но сама суть данного приказа говорит о том, что хранить документы обязана организация, а не ее сотрудник, следовательно, отдельный экземпляр договора для сотрудника не требуется.