Как закрыть подотчет наличными и оформить документы в бухгалтерии?

Здравствуйте, Анна! По Вашему вопросу:

У компании большой незакрытый подотчет по разным сотрудникам, в т.ч. директора, в т.ч. уже уволенные сотрудники. На данный момент появилась возможность закрыть большую часть подотчета наличными средствами. Деньги у ген.директора на руках.

Каким образом это правильно сделать? Можем ли мы внести всю сумму сразу на счет компании наличными в банк и как правильно это провести по бухгалтерии?

Да, Вы можете общую сумму возвращенных денежных средств наличными, ранее выданных под отчет, внести на счет компании.

В бухгалтерии же Вам необходимо оформить возврат денежных средств по каждому сотруднику отдельно. Возврат наличными оформляется приходным кассовым ордером. В основании для внесения денежных средств можно указать «Возврат подотчетных средств за конкретного сотрудника», и принято от генерального директора.

Кроме того, необходимо учитывать расчеты с подотчетными лицами по счету 71 Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации.

Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н
(ред. от 08.11.2010)
«Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению»

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.

(в ред. Приказа Минфина РФ от 18.09.2006 N 115н)

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Будут вопросы, обращайтесь ко мне в чат для консультации, либо для подготовки документов. С уважением, Дмитрий.