Кто должен оплачивать новую доверенность для ВУЗа, если мне предоставили неверные данные?

Добрый день! Я соискатель учёной степени кандидата наук. В июне будет предзащита, а защита скорее всего в ноябре-декабре этого года. Мой работодатель (ВУЗ) уведомлен, что в этом году у меня предположительно должна быть защита (я соискатель в другом ВУЗе). Мой работодатель ставил ее в своем плане на этот год даже. НО я не знал, что ровно за год до защиты, я должен письменно уведомить свой ВУЗ именно о том, что хочу взять трёхмесячный отпуск в этих целях. Поэтому уведомления такого прошлой осенью не писал. Да и срок защиты редко бывает известен до предзащиты, и обычно разница между предзащитой и защитой гораздо меньше года. Вопрос: может ли отсутствие вышеуказанного письменного уведомления быть препятствием для предоставления мне трёхмесячного отпуска для подготовки к защите? Может ли общая осведомленность моего вуза засчитана как уведомление?

Вопрос по замене стороны истца его смерти. После подачи кассационной жалобы по доверенности лицо, выдавшее доверенность, скончалось. Если в спор дальше вступит наследник, после всех необходимых действий, то по какому тексту жалобы будет происходить рассмотрение? По тому же, что был написан умершим лицом? Или надо будет составлять новый текст, уже от имени нового лица?