Как написать записку руководству роб использовании в организации нелицензионного ПО?

Я системный Администратор. Недавно пришёл работать в новую организацию, здесь повально используется не лицензионное программное обеспечение. Хочу себя обезопасить, написать руководителю организации записку с описанием и количеством не лицензионного ПО и предложением его замены на лицензионное ПО с его количеством и описанием, с печатью и его подписью. Подскажите, как правильно написать.