Достаточно ли email для распоряжения руководства?

Добрый вечер!
В вашей ситуации, самым приемлемым, на мой взгляд, будет внести данные положения в Правила Внутреннего Трудового Распорядка (ПВТР), в соответствии с которыми работник будет ознакамливаться с нововведениями и распоряжениями руководства путем ознакомления с ними через электронную почту, либо на корпоративном сайте компании.

Т.е. таким образом, в принципе, вы регламентируете деятельность Вашей компании в отношении распоряжений руководящего состава и их взаимоотношения по данному вопросу с работниками.

В соответствии с положениями Трудового кодекса, ПВТР является локальным нормативным актом, регламентирующим в соответствии с действующим законодательством:

• порядок приема и увольнения работников,
• основные права,
• обязанности и ответственность сторон трудового договора,
• режим работы,
• время отдыха,
• применяемые к работникам меры поощрения и взыскания,
• иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

Все эти вопросы необходимо четко регламентировать в ПВТР организации.
Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируются юристом и утверждаются руководителем организации.

ПВТР обязательно запрашиваются Трудовой инспекцией при проведении проверок организаций. Отсутствие у компании ПВТР может повлечь за собой применение по отношению к руководителю компании и организации штрафных санкций.

Добрый вечер!

Можете принять правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с ТК и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

Можете все условия прописать в трудовом договоре, а можно составить любые другие локальные акты, главное довести их до работника под роспись и что бы они не противоречили трудовому законодательству (например, это положение о порядке применения дисциплинарных взысканий, положение о коммерческой тайне, положение о порядке приема звонков в организации, положение о порядке подписания и согласования договоров, положение об увольнение, положение о подборе и адаптации персонала, положение о премировании, положение о порядке регистрации и работы с внешними контактами, положение о порядке взаимодействия с иностранным представительством, положение о порядке использования сотовой связи, положение о порядке использования информационных ресурсов компании и т.п. ).

С уважением, Спирина.

Здравствуйте!

Для придания юридической силы электронным документам, а также для установления факта ознакомления работника с приказами руководства помимо закрепления такого порядка в Правилах внутреннего трудового распорядка можно (а скорее всего и нужно) внедрить и использовать электронные подписи.

Это влечёт дополнительные расходы, но устранет последующие возможные проблемы с доказательством факта ознакомления.

В соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" при соблюдении определенных условий электронная подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Не обязательно вносить это в Правила трудового распорядка - разработайте отдельный локальный документ - Регламент внутреннего электронного документооборота, в котором пропишите порядок обмена электронными сообщениями и их юридическую силу. Этот документ доведите под роспись всем сотрудникам.

Полагаю, что в рамках организации необязательно использовать электронную подпись - и так будет понятно, от кого исходит соответствующий документ.

Добрый день, Андрей Викторович!

У нас в стране даже федеральные законы теперь опубликовывают на специальном портале вместо (вместе с) бумажных изданий, поэтому внутренние приказы и распоряжения руководства также можно дублировать на внутреннем сайте и рассылать сотрудникам по электронной почте, главное регламентировать данную процедуру и ознакомить с таким порядком доведения информации до сведения сотрудников.

Соответственно для этого необходимо подробно прописать механизм издания приказов/распоряжений и порядок ознакомления сотрудников с ними в Правилах внутреннего трудового распорядка организации или издать отдельный внутренний документ, с которым ознакомить каждого сотрудника организации под роспись.

А при приёме новых сотрудников достаточно будет, как Вы уже предложили, брать подписку об ознакомлении с действующими распоряжениями на внутреннем сайте и ознакомлении с порядком доведения до сведения сотрудников приказов/распоряжений.

Все эти процедуры будут иметь юридическую силу.

Но для закрепления чистоты процедуры всё таки подписывать уполномоченному лицу данные приказы/распоряжения в традиционном (бумажном) виде, и в конце электронного сообщения указывать об этом, а также о месте хранения и порядке ознакомления с бумажным документом.

-------------------

На одном из моих мест работы, была организована система внутреннего электронного документооборота. Каждый сотрудник мог в неё войти через внутренний сайт компании с помощью личного логина/пароля. Посредством данной СВЭД производился обмен служебными записками, производились различные согласования, доводились до сведения конкретных лиц приказы/распоряжения руководства согласно списку рассылки. Всё было регламентировано внутренним актом. Всех сотрудников обучили пользоваться данной СВЭД, о чём у каждого была отобрана расписка об этом.

-------------------

При этом необходимо иметь ввиду, что с некоторыми документами (приказами/распоряжениями) в соответствии с ТК РФ необходимо знакомить сотрудников под роспись:

- с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (ст. 22);

- о приеме на работу (ст. 68);

- с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ст. 68);

- о прекращении трудового договора (ст. 84.1)

- с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (ст. 86);

- инвалиды, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть под роспись ознакомлены со своим правом отказаться от сверхурочной работы, в выходной или нерабочий праздничный день (ст. 99, 113);

- о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала (ст. 123);

- о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников организации (ст. 180);

- о применении к работнику дисциплинарного взыскания (ст. 193).

То есть от бумаги всё равно никуда не деться, если у каждого работника нет ЦП, которой он может подписать электронный документ.