Бесплатная консультация юриста в Москве
8 499 705-84-25
Поиск

Консультируйтесь с юристом онлайн

368 юристов готовы ответить сейчас
Ответ за 15 минут
368 юристов сейчас на сайте
  1. Категории
  2. Трудовое право

Достаточно ли email для распоряжения руководства?

Компания хочет сделать так, чтобы Email-рассылка определенного вида (специальный шаблон) произведенная в корпоративной почтовой системе юридически приравнивалась бы к письменному распоряжению руководства, подписанному сотрудниками. Как это узаконить? Какие слабые стороны есть у такого подхода? Дайте ссылку - где еще про это почитать?

P.S. Предполагается, что еще до email-рассылки, каждое распоряжение будет опубликовано в официальном разделе корпоративного портала (внутр. сеть Интранет). А для того, чтобы каждый сотрудник был ознакомлен со всеми действующими распоряжениями на момент приема на работу, он подписывает традиционное (бумажное) распоряжение, обязывающее его ознакомиться со всеми распоряжениями, опубликованными на корпоративном портале в электронном виде.

28 Июня 2012, 22:43, вопрос №10637 Андрей, г. Москва
600 стоимость
вопроса
вопрос решён
Свернуть

Ответы юристов (5)

  • Юрист - Пудов Павел Игоревич
    получен
    гонорар
    33%
    Юрист, г. Санкт-Петербург
    Общаться в чате

    Добрый вечер!
    В вашей ситуации, самым приемлемым, на мой взгляд, будет внести данные положения в Правила Внутреннего Трудового Распорядка (ПВТР), в соответствии с которыми работник будет ознакамливаться с нововведениями и распоряжениями руководства путем ознакомления с ними через электронную почту, либо на корпоративном сайте компании.

    Т.е. таким образом, в принципе, вы регламентируете деятельность Вашей компании в отношении распоряжений руководящего состава и их взаимоотношения по данному вопросу с работниками.

    В соответствии с положениями Трудового кодекса, ПВТР является локальным нормативным актом, регламентирующим в соответствии с действующим законодательством:

    • порядок приема и увольнения работников,
    • основные права,
    • обязанности и ответственность сторон трудового договора,
    • режим работы,
    • время отдыха,
    • применяемые к работникам меры поощрения и взыскания,
    • иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

    Все эти вопросы необходимо четко регламентировать в ПВТР организации.
    Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируются юристом и утверждаются руководителем организации.

    ПВТР обязательно запрашиваются Трудовой инспекцией при проведении проверок организаций. Отсутствие у компании ПВТР может повлечь за собой применение по отношению к руководителю компании и организации штрафных санкций.

    28 Июня 2012, 22:53
    Ответ юриста был полезен? + 0 - 0
    Свернуть
  • Юрист - Спирина Римма
    получен
    гонорар
    22%
    Юрист, г. Коломна
    Общаться в чате

    Добрый вечер!

    Можете принять правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с ТК и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

    Можете все условия прописать в трудовом договоре, а можно составить любые другие локальные акты, главное довести их до работника под роспись и что бы они не противоречили трудовому законодательству (например, это положение о порядке применения дисциплинарных взысканий, положение о коммерческой тайне, положение о порядке приема звонков в организации, положение о порядке подписания и согласования договоров, положение об увольнение, положение о подборе и адаптации персонала, положение о премировании, положение о порядке регистрации и работы с внешними контактами, положение о порядке взаимодействия с иностранным представительством, положение о порядке использования сотовой связи, положение о порядке использования информационных ресурсов компании и т.п. ).

    С уважением, Спирина.

    28 Июня 2012, 23:08
    Ответ юриста был полезен? + 0 - 0
    Свернуть
  • Юрист - Партнер Ратников Герман

    Здравствуйте!

    Для придания юридической силы электронным документам, а также для установления факта ознакомления работника с приказами руководства помимо закрепления такого порядка в Правилах внутреннего трудового распорядка можно (а скорее всего и нужно) внедрить и использовать электронные подписи.

    Это влечёт дополнительные расходы, но устранет последующие возможные проблемы с доказательством факта ознакомления.

    В соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" при соблюдении определенных условий электронная подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

    29 Июня 2012, 05:36
    Ответ юриста был полезен? + 0 - 0
    Свернуть
  • Юрист - Стихин Дмитрий

    Не обязательно вносить это в Правила трудового распорядка - разработайте отдельный локальный документ - Регламент внутреннего электронного документооборота, в котором пропишите порядок обмена электронными сообщениями и их юридическую силу. Этот документ доведите под роспись всем сотрудникам.

    Полагаю, что в рамках организации необязательно использовать электронную подпись - и так будет понятно, от кого исходит соответствующий документ.

    29 Июня 2012, 05:50
    Ответ юриста был полезен? + 0 - 0
    Свернуть
  • Юрист - Жуков Константин
    получен
    гонорар
    44%
    Юрист, г. Санкт-Петербург
    Общаться в чате

    Добрый день, Андрей Викторович!

    У нас в стране даже федеральные законы теперь опубликовывают на специальном портале вместо (вместе с) бумажных изданий, поэтому внутренние приказы и распоряжения руководства также можно дублировать на внутреннем сайте и рассылать сотрудникам по электронной почте, главное регламентировать данную процедуру и ознакомить с таким порядком доведения информации до сведения сотрудников.

    Соответственно для этого необходимо подробно прописать механизм издания приказов/распоряжений и порядок ознакомления сотрудников с ними в Правилах внутреннего трудового распорядка организации или издать отдельный внутренний документ, с которым ознакомить каждого сотрудника организации под роспись.

    А при приёме новых сотрудников достаточно будет, как Вы уже предложили, брать подписку об ознакомлении с действующими распоряжениями на внутреннем сайте и ознакомлении с порядком доведения до сведения сотрудников приказов/распоряжений.

    Все эти процедуры будут иметь юридическую силу.

    Но для закрепления чистоты процедуры всё таки подписывать уполномоченному лицу данные приказы/распоряжения в традиционном (бумажном) виде, и в конце электронного сообщения указывать об этом, а также о месте хранения и порядке ознакомления с бумажным документом.

    -------------------

    На одном из моих мест работы, была организована система внутреннего электронного документооборота. Каждый сотрудник мог в неё войти через внутренний сайт компании с помощью личного логина/пароля. Посредством данной СВЭД производился обмен служебными записками, производились различные согласования, доводились до сведения конкретных лиц приказы/распоряжения руководства согласно списку рассылки. Всё было регламентировано внутренним актом. Всех сотрудников обучили пользоваться данной СВЭД, о чём у каждого была отобрана расписка об этом.

    -------------------

    При этом необходимо иметь ввиду, что с некоторыми документами (приказами/распоряжениями) в соответствии с ТК РФ необходимо знакомить сотрудников под роспись:

    - с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (ст. 22);

    - о приеме на работу (ст. 68);

    - с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ст. 68);

    - о прекращении трудового договора (ст. 84.1)

    - с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (ст. 86);

    - инвалиды, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть под роспись ознакомлены со своим правом отказаться от сверхурочной работы, в выходной или нерабочий праздничный день (ст. 99, 113);

    - о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала (ст. 123);

    - о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников организации (ст. 180);

    - о применении к работнику дисциплинарного взыскания (ст. 193).

    То есть от бумаги всё равно никуда не деться, если у каждого работника нет ЦП, которой он может подписать электронный документ.

    29 Июня 2012, 09:32
    Ответ юриста был полезен? + 0 - 0
    Свернуть
stats