• Журнал
  • Интеллектуальная собственность

Как правильно сделать электронную подпись для виртуального визирования документов

Сделай сам или закажи.
Автор статьи: Максим Иванов Максим Иванов
Автор статьи
Практикующий юрист с 1990 года

После того, как в нашу жизнь вошли цифровые технологии, многие процессы упростились, в том числе и обмен документами. Теперь их не обязательно оформлять на бумажном носителе, можно сформировать в электронном виде и отослать получателю с помощью виртуальных средств связи. Чтобы такой документ имел юридическую силу, его надо удостоверить электронной подписью (ЭП). Ее создание и применение регламентируется Федеральным законом № 63-ФЗ от 06.04.2011 года «Об электронной подписи». Оформление и регистрация ЭП — услуга платная, можно ли ее сделать самому?

Что такое электронная подпись

Таковой считается цифровая информация, которую присоединяют к электронному документу для подтверждения его подлинности, а также определения наложившего визу лица.

Электронная подпись бывает двух видов:

  1. Простой. Она создается с помощью обычных кодов, шифров и паролей. Примерами могут служить использование банковских карт или регистрация сервисов в интернете. Она не имеет особых средств защиты, а потому применяется при деловых отношениях, для оказания государственных услуг. Ее принимают арбитражные суды в качестве доказательства подлинности документа. Для этого между участниками документооборота должно быть оформлено соглашение, где обозначены основные условия применения электронной подписи и способ ее создания. Простую ЭП не разрешается использовать при заверении документов, которые содержат в себе государственную тайну.
  2. Усиленной. Более защищенный вариант ЭП, которая формируется методом криптографического шифрования. Взломать такие данные практически невозможно. Существует два типа этой цифровой подписи:
    • Неквалифицированная. Применяется в тех же сферах, что и простая, только ее нельзя использовать при оказании госуслуг.
    • Квалифицированная. Имеет все свойства предыдущего типа, но для ее создания применяются средства, прошедшие сертификацию в ФСБ РФ. Поскольку за такой ЭП осуществляется повышенный контроль, то ее можно использовать при подаче документов в официальные органы (ФНС, ФСС, ПРФ и другие), а также для участия
Обратите внимание!

Если простая ЭП содержит информацию только о личности подписанта, то усиленные позволяют определить, вносились ли изменения в документ после его утверждения.

Как самостоятельно сделать электронную подпись

Учитывая, что заказ ЭП в специализированной организации стоит денег, возникает вопрос: можно ли сделать электронную подпись самостоятельно и бесплатно? Каждый может сам сгенерировать ЭП, только ее надо применять для визирования корпоративных документов или при отношениях между лицами, которые имеют друг к другу определенную степень доверия.

Читайте также
Проверка электронной подписи по всем правилам
Как самостоятельно сделать электронную подпись


Есть несколько способов:

  1. Использовать стандартный пакет программ MS Office, в частности текстовый редактор Word. Чтобы подписать документ, выполняются следующие действия:
    • курсор помещаем в то место, где должна быть подпись;
    • входим во вкладку «Вставка», в разделе «Текст» открываем список «Строка подписи» и выбираем пункт «Строка подписи Microsoft Office»;
    • открываем окно «Настройка» и вводим данные ЭП: фамилию и инициалы подписанта, его должность и адрес электронной почты, инструкцию для ответственного лица, и определяем его полномочия.
    • сформировать визу можно с помощью меню «Файл». Для этого переходим в него, выбираем пункт «Сведения», затем, нажимаем на строку «Защита документа» и выбираем «Добавить цифровую подпись». Как и в предыдущем случае, определяем данные, которые будут видны в утвержденном документе.
  2. Многие распространенные почтовые программы (Lotus Notes, Outlook Express, Microsoft Outlook) позволяют снабдить отправляемый документ электронной подписью. Но сначала на личный компьютер необходимо установить специальный сертификат и выслать его получателю. Тогда он не будет сомневаться в подлинности полученного документа.
  3. Чтобы создать электронную подпись, защищенную криптографическим шифрованием, необходимо установить на компьютер российскую программу «КриптоАрм». Применяя ее, можно в онлайн режиме сгенерировать сертифицированный ключ, имеющий высокую степень защиты, или работать с программным обеспечением локально. Сформированной таким образом ЭП разрешается пользоваться в течение года, а потом пройти процедуру перевыпуска.
Обратите внимание!

Чтобы эти подписи имели юридическую силу, сторонам документооборота необходимо заключить соглашение, в котором будет обозначен способ создания ЭП и порядок ее использования.

Создание усиленных электронных подписей

Их невозможно сделать самостоятельно, а потому следует обратиться в удостоверяющий центр (УЦ) или МФЦ. Право использования усиленной электронной подписи подтверждается сертификатом ключа ее проверки. Он необходим для подтверждения владения ЭП, а также для охраны права ее собственника. Чтобы обеспечить защиту цифровой подписи, к сертификату прикрепляются ключи:

  • Закрытый, с помощью которого генерируется ЭП, и производится заверение документа. Владелец электронной подписи должен хранить этот ключ в секрете, чтобы другой человек не смог воспользоваться ЭП.
  • Открытый. Он имеет неразрывную связь с предыдущим ключом, используется для проверки подлинности электронной подписи.

В сертификате ключа проверки ЭП содержатся данные:

  • его уникальный номер и срок действия документа
  • информация о собственнике сертификата, которая позволяет его идентифицировать;
  • название устройства, с помощью которого будет создаваться электронная подпись;
  • стандарты, которым соответствуют оба типа ключей;
  • наименование удостоверяющего центра, выдавшего документ, и его адрес.

Для создания усиленной ЭП используют специальные устройства (средства электронной подписи), с помощью которых она не только формируется, но и проверяется.

Читайте также
Инструкция к действию: как получить электронную подпись физическому лицу или ИП
В качестве средств электронной подписи применяют e-Token и руТокен, внешне похожие на обычную USB-флэшку или электронную карту.

Электронная печать и подпись

Как говорилось ранее, усиленные ЭП делятся на два вида: неквалифицированную и квалифицированную. Первая заменяет только подпись, а вторая одновременно является аналогом обычной печати. По этой причине отличаются сведения, содержащиеся в сертификате ключа проверки ЭП. Дополнительно к информации, указанной в документе на право владения неквалифицированной электронной подписью, в квалифицированном сертификате содержатся данные:

  • страховой номер индивидуального лицевого счета и ИНН владельца этого документа для граждан, ИНН — для организаций;
  • ключ проверки ЭП;
  • наименование, адрес удостоверяющего центра, выдавшего сертификат, номер его квалификационного сертификата;
  • данные по ограничениям, наложенным на квалификационный сертификат УЦ, если они есть.

Устройства для создания и проверки ЭП, имеющих квалификацию, в обязательном порядке проходят процедуру сертификации в ФСБ РФ.

Обратите внимание!

Оформлением квалифицированных электронных подписей имеют право заниматься только удостоверяющие центры, аккредитованные в Минкомсвязи РФ.

Регистрация сертификата ЭЦП в удостоверяющем центре

Чтобы иметь возможность применять усиленную электронную подпись по назначению, необходимо зарегистрировать ее сертификат в УЦ. Для этого надо написать заявление и приложить к нему пакет бумаг. Граждане представляют:

  • паспорт или его копию, заверенную нотариально;
  • свидетельство о регистрации в налоговом органе и присвоении ИНН;
  • СНИЛС.

Так как индивидуальные предприниматели являются физическими лицами, то они собирают тот же пакет документов, дополняя его:

  • выпиской из ЕГРИП;
  • свидетельством о постановке на учет в налоговом органе;
  • свидетельством о государственной регистрации частного предпринимателя.
Когда электронная подпись оформляется на лицо, уполномоченное представлять интересы гражданина или ИП, тогда представляется оформленная на него нотариальная доверенность и его паспорт.

Организациям для получения ЭП понадобятся:

  • выписка из ЕГРЮЛ;
  • документ о государственной регистрации;
  • свидетельство, подтверждающее постановку на учет в ИФНС;
  • если владельцем электронной подписи от имени организации будет выступать ее руководитель, то нужен документ о назначении его на должность;
  • когда пользоваться ЭП будет другой сотрудник, тогда понадобится доверенность на него, выписанная организацией;
  • в обоих случаях нужен паспорт и СНИЛС будущего владельца ЭП.

Все выданные сертификаты учитываются в реестре УЦ, информация вносится не позднее дня вступления в силу этих документов. Обычно, это день его получения владельцем, но может быть определен и другой срок.

Обратите внимание!

Если электронную подпись для организации получает сотрудник, на которого она будет оформлена, то именно он будет являться собственником ЭП, несмотря на то, что подпись используется для нужд компании.

Резюме

Для придания виртуальным документам юридической силы их заверяют электронной подписью. Она бывает простой и усиленной. Виды ЭП отличаются по способу создания и назначению.

Электронную подпись можно сделать самостоятельно, но она пригодится только для внутреннего документооборота и передачи информации между лицами, имеющими определенную степень доверия друг к другу. Чтобы организовать полноценный документооборот со сторонними организациями и государственными структурами, понадобится усиленная ЭП. Ее получают в специализированных организациях — удостоверяющих центрах.

Право владения усиленными ЭП подтверждается сертификатами проверки ключа. Их необходимо зарегистрировать в УЦ, чтобы иметь возможность использовать при работе со сторонними и государственными организациями.

Если у вас остались вопросы по этой теме, получите консультацию наших профессиональных юристов. Они подскажут, какую электронную подпись лучше всего сделать, чтобы она соответствовала кругу поставленных вами задач.

Редактор: Людмила Разумова Людмила Разумова
Редактор
Практикующий юрист с 2006 года

Содержание

Что такое электронная подпись
Как самостоятельно сделать электронную подпись
Создание усиленных электронных подписей
Электронная печать и подпись
Регистрация сертификата ЭЦП в удостоверяющем центре
Резюме

Комментарии

Клиент - Марат
Марат
клиент, г. Тула

Здравствуйте!

В настоящее время иимею электронную подпись оформленную на свое ИП для участия в торгах на 5-ти федеральных площадках.

Сейчас хочу дополнительно участвовать в торгах по банкротству для покупки различного движимого и недвижимого имущества.

Скажите, пожалуйста, на кого лучше оформить электронную подпись - на физическое лицо или на ИП?

Заранее благодарен,

Марат

Юрист - Дмитрий
Юрист по гражданскому праву , г. Санкт-Петербург
Общаться в чате

Марат добрый день!

Выбор подписи зависит от того, как вы планируете в дальнейшем распорядиться приобретенным имуществом. При оформлении сделки на площадке вы будете подписывать контракты и договоры своей цифровой подписью. При этом на выходе с площадки у вас будут заключенные договора с физическим лицом. Проводя дальнейшие сделки с данным имуществом, вы будете попадать в двоякую ситуацию -вы и как физ.лицо выступаете по ряду сделок и как ИП. У вас будет возникать обязанность отчитываться в налоговой еще и как физическое лицо. Также могут возникнуть вопросы у налоговой при совершении вами сделок как физ.лицо, поскольку операции осуществляются с целью предпринимательской деятельности.

Отблагодарить
Общаться в чате Отблагодарить

Клиент - Александр
Александр
клиент, г. Москва

Подразумеваю что на меня могли открыть ООО и сделать электронную подпись. Подскажите как можно это проверить???

Юрист - Владимир
Юрист по защите прав потребителей , г. Москва
Общаться в чате

Здравствуйте!

Учреждение ООО производится в соответствии с ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 N 14-ФЗ:

Статья 11. Порядок учреждения общества

 
1. Учреждение общества осуществляется по решению его учредителей или учредителя. Решение об учреждении общества принимается собранием учредителей общества. В случае учреждения общества одним лицом решение о его учреждении принимается этим лицом единолично.
2. В решении об учреждении общества должны быть отражены результаты голосования учредителей общества и принятые ими решения по вопросам об учреждении общества, об определении фирменного наименования общества, места нахождения общества, размера уставного капитала общества, об утверждении устава общества либо о том, что общество действует на основании типового устава, утвержденного уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, об избрании или о назначении органов управления общества, а также об образовании ревизионной комиссии или избрании ревизора общества, если такие органы предусмотрены уставом общества либо являются обязательными в соответствии с настоящим Федеральным законом.
(в ред. Федерального закона от 29.06.2015 N 209-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

При учреждении общества учредители или учредитель могут утвердить аудитора общества, а в случаях, если в отношении общества законодательством предусмотрено проведение обязательного аудита, учредители или учредитель должны принять такое решение.
В случае учреждения общества одним лицом решение об учреждении общества должно определять размер уставного капитала общества, порядок и сроки его оплаты, а также размер и номинальную стоимость доли учредителя.
3. Решения об учреждении общества, утверждении его устава либо о том, что общество действует на основании типового устава, утвержденного уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, утверждении денежной оценки ценных бумаг, других вещей или имущественных прав либо иных имеющих денежную оценку прав, вносимых учредителями общества для оплаты долей в уставном капитале общества, принимаются учредителями общества единогласно.
(в ред. Федерального закона от 29.06.2015 N 209-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

4. Избрание органов управления общества, образование ревизионной комиссии или избрание ревизора общества и утверждение аудитора общества осуществляются большинством не менее трех четвертей голосов от общего числа голосов учредителей общества.
Если к моменту избрания органов управления общества, образования ревизионной комиссии или избрания ревизора общества и утверждения аудитора общества размер долей каждого из учредителей общества не определен, каждый учредитель общества при голосовании имеет один голос.
5. Учредители общества заключают в письменной форме договор об учреждении общества, определяющий порядок осуществления ими совместной деятельности по учреждению общества, размер уставного капитала общества, размер и номинальную стоимость доли каждого из учредителей общества, а также размер, порядок и сроки оплаты таких долей в уставном капитале общества.
Договор об учреждении общества не является учредительным документом общества.
6. Учредители общества несут солидарную ответственность по обязательствам, связанным с учреждением общества и возникшим до его государственной регистрации. Общество несет ответственность по обязательствам учредителей общества, связанным с его учреждением, только в случае последующего одобрения их действий общим собранием участников общества. При этом размер ответственности общества в любом случае не может превышать одну пятую оплаченного уставного капитала общества.
7. Особенности учреждения общества с участием иностранных инвесторов определяются федеральным законом.
8. Сведения о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества вносятся в единый государственный реестр юридических лиц в соответствии с федеральным законом о государственной регистрации юридических лиц. При этом сведения о номинальной стоимости долей участников общества при его учреждении определяются исходя из положений договора об учреждении общества или решения единственного учредителя общества, в том числе в случае, если эти доли не оплачены в полном объеме и подлежат оплате в порядке и в сроки, которые предусмотрены настоящим Федеральным законом.

Каким образом ООО могли создать без Вашего участия? 

Получить информацию об ООО можно на сайте ФНС России: http://egrul.nalog.ru/

Отблагодарить
Общаться в чате Отблагодарить

Клиент - Валя
Валя Кривошеева
клиент, г. Санкт-Петербург

Здравствуйте! Подавала исковое заявление в районный суд через электронный портал "Правосудие", активированного при помощи учетной записи на портале "ГосУслуги", документы вернули, причиной было названо отсутствие подписи. Не могу разобраться о какой подписи идет речь.. Разве не достаточного того, что я подтверждаю себя через портал "ГосУслуги"? Мне необходимо дополнительно к этому создать электронную подпись? Если да, то где я могу это сделать.. Спасибо.

Юрист - Надежда
Юрист по гражданскому праву , г. Москва
Общаться в чате
Не могу разобраться о какой подписи идет речь… Разве не достаточного того, что я подтверждаю себя через портал «ГосУслуги»? Мне необходимо дополнительно к этому создать электронную подпись? Если да, то где я могу это сделать…
Валя

Здравствуйте!

Да, нужно заказать ЭЦП, просто подтверждения через Госуслуги недостаточно. ЭЦП можно заказать в специализированных организациях.

С Уважением, Надежда.

Отблагодарить
Общаться в чате Отблагодарить
Клиент - Валя
Валя Кривошеева
клиент, г. Санкт-Петербург

ЭПЦ из банка подойдет в данном случае? Если нет, то о каких организациях идет речь. Спасибо)

Юрист - Елена
Юрист по гражданскому праву , г. Новоалтайск
Общаться в чате

Здравствуйте, Валентина!

Статья 131. Форма и содержание искового заявления

1. Исковое заявление подается в суд в письменной форме.
2. В исковом заявлении должны быть указаны:
1) наименование суда, в который подается заявление;
2) наименование истца, его место жительства или, если истцом является организация, ее место нахождения, а также наименование представителя и его адрес, если заявление подается представителем;
3) наименование ответчика, его место жительства или, если ответчиком является организация, ее место нахождения;
4) в чем заключается нарушение либо угроза нарушения прав, свобод или законных интересов истца и его требования;
5) обстоятельства, на которых истец основывает свои требования, и доказательства, подтверждающие эти обстоятельства;
6) цена иска, если он подлежит оценке, а также расчет взыскиваемых или оспариваемых денежных сумм;
7) сведения о соблюдении досудебного порядка обращения к ответчику, если это установлено федеральным законом или предусмотрено договором сторон;
8) перечень прилагаемых к заявлению документов.
В заявлении могут быть указаны номера телефонов, факсов, адреса электронной почты истца, его представителя, ответчика, иные сведения, имеющие значение для рассмотрения и разрешения дела, а также изложены ходатайства истца.
3. В исковом заявлении, предъявляемом прокурором в защиту интересов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований или в защиту прав, свобод и законных интересов неопределенного круга лиц, должно быть указано, в чем конкретно заключаются их интересы, какое право нарушено, а также должна содержаться ссылка на закон или иной нормативный правовой акт, предусматривающие способы защиты этих интересов.
В случае обращения прокурора в защиту законных интересов гражданина в заявлении должно содержаться обоснование невозможности предъявления иска самим гражданином либо указание на обращение гражданина к прокурору.
(в ред. Федерального закона от 05.04.2009 N 43-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

4. Исковое заявление подписывается истцом или его представителем при наличии у него полномочий на подписание заявления и предъявление его в суд.
Исковое заявление, подаваемое посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», содержащее ходатайство об обеспечении иска, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Отблагодарить
Общаться в чате Отблагодарить
Юрист - Владимир
Юрист по гражданскому праву , г. Москва
Общаться в чате
причиной было названо отсутствие подписи. Не могу разобраться о какой подписи идет речь… Разве не достаточного того, что я подтверждаю себя через портал «ГосУслуги»? Мне необходимо дополнительно к этому создать электронную подпись? Если да, то где я могу это сделать… Спасибо.
Валя

Здравствуйте

видимо речь об эцп- электронной цифровой подписи.

вам ее надо получить в специальном центре, услуга эта платная и занимает примерно 2 недели — после чего сможете пользоваться ею при получении всех гос услуг и подач любых документов в электронном виде

Отблагодарить
Общаться в чате Отблагодарить
Юрист - Надежда
Юрист по гражданскому праву , г. Москва
Общаться в чате
ЭПЦ из банка подойдет в данном случае? Если нет, то о каких организациях идет речь. Спасибо)
Валя

Может и не подойдет, это нужно уточнять — какие именно права у вас в ЭЦП. Специализированные организации можно найти в интернете, этим занимаются, как правило, программисты.

Отблагодарить
Общаться в чате Отблагодарить

Вам может быть интересно

Все виды электронной подписи в одной статье
С расширением оборота электронных документов возникла необходимость заверения их электронной подписью (ЭП). Ее применение регламентируется Федеральным законом № 63-ФЗ от 06.04.2011 г. «Об электронной подписи», в котором содержатся основные понятия и правила использования ЭП. Существует несколько видов визы в цифровом формате, о чем мы и расскажем в этой статье. В законе сказано, что таковой является...
11
Федеральный закон 63-ФЗ «Об электронной подписи»: о чем должен знать каждый специалист
Введение в деловую практику обмена документами в электронной форме выявило необходимость в их удостоверении, чтобы бумаги имели юридическую силу. Для этого разработали электронную подпись (ЭП), но ее применение было бы невозможным без закрепления процедуры на правовом уровне. Для этого в 2002 году был принят Федеральный закон № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». С развитием электронного документооборота...
7
Сколько осталось до пенсии?
Сколько осталось до пенсии?
Сколько осталось до пенсии?
Таблица выхода на пенсию по году рождения
Алименты в твёрдой денежной сумме. Руководство для взыскателей
Алименты в твёрдой денежной сумме. Руководство для взыскателей
Алименты в твёрдой денежной сумме. Руководство для взыскателей
Порядок взыскания алиментов в фиксированной сумме в 2019 году
Транспортный налог для пенсионеров: платят или нет?
Транспортный налог для пенсионеров: платят или нет?
Транспортный налог для пенсионеров: платят или нет?
Где должны платить, и где освобождены?
Патент для ИП: рассчитываем и оформляем самостоятельно
Патент для ИП: рассчитываем и оформляем самостоятельно
Патент для ИП: рассчитываем и оформляем самостоятельно
Все что нужно знать о патентной системе налогообложения в 2020 году