 | Юлия Меркулова Автор статьи Практикующий юрист с 2012 года |
Для того чтобы упростить документооборот, многие организации заказывают факсимиле. О том, как трактует закон такой вариант удостоверения подписи, и когда допускается использование факсимиле на документах, расскажем в этой статье.
Что такое факсимиле?
Закон не содержит юридического понятия факсимиле подписи, однако указанный термин широко применяется в хозяйственной деятельности предприятий и ИП.Это штамп, на котором в зеркальном отображении располагается чья-либо подпись. Можно сделать факсимиле с обыкновенной или с автоматической оснасткой.
Наличие подобного штампа в организации очень выручает в случае необходимости проставления большого количества подписей ответственного лица на тех или иных документах. Но не все знают, в каких случаях применение отпечатка допустимо, а когда факсимиле не имеет юридической силы.
Факсимиле — точное воспроизведение подписи.
На каких документах можно ставить?
На каких документах можно ставить факсимиле? В законе ответ на этот вопрос не найти, однако компания может разработать и утвердить собственное положение о факсимиле. Во внутренних актах можно зафиксировать случаи законного применения оттиска, виды факсимиле, порядок разрешения спорных вопросов.
Правила применения оттиска подписи нельзя назвать четкими и однозначными. Тем не менее можно определить, где ставить такую роспись, а в каких случаях ее использование недопустимо.Использование факсимиле на первичных документах и при заключении сделок возможно только в случаях, прямо предусмотренных законом или соглашением сторон. Таким образом подобный штамп можно ставить на соглашениях и любых иных документах, которые заключаются в рамках гражданского права.
Чтобы ни одна из сторон впоследствии не могла оспорить документ, необходимо в договоре предусмотреть пункт, содержащий разрешение на использование сторонами подписи-факсимиле.
Рассмотрим, каков порядок применения факсимиле для отдельных видов правоотношений, и может ли организация использовать факсимиле при оформлении своих первичных или кадровых документов, на счетах-фактурах, счетах на оплату, при выдаче доверенностей и составлении товарных накладных.
Наличие согласия сторон сделки является основанием для использования факсимиле.
На первичных документах
Проставление факсимиле на бухгалтерских документах первичного учета является недопустимым. Положения ГК РФ не могут быть применены к административным, финансовым, налоговым отношениям, которые основаны на властном подчинении.
Если первичные или кассовые документы будут удостоверены факсимиле, а не живой подписью, у налоговой службы возникнут обоснованные претензии к налогоплательщику. Таким образом использование факсимиле по указанному направлению не допускается. Логичным будет предположить, что управления по налогам и сборам в других регионах будут придерживаться такой же точки зрения.
Все первичные бумаги должны быть скреплены подписями ответственных лиц, поставленными ими собственноручно.
На доверенности
Можно ли ставить факсимиле на доверенность? Что касается проставления подписи такого типа на доверенностях, выдаваемых организацией, то запрет на это можно найти в Письме МНС РФ № 18-0-09/000042@. В нем прямо указано, что использование факсимиле на доверенностях не допускается, даже если выдается дубликат документа.
На счете на оплату
Казалось бы, счета на оплату работ или услуг выставляются организациям, физическим или юридическим лицам на основе договоров, а значит подпись-отпечаток при их оформлении использовать можно. Тем не менее закон запрещает применение факсимиле на счете на оплату. Счета на оплату следует подписывать только собственноручно, а если на таких документах будет стоять вместо подписи факсимиле, предприятию грозят существенные штрафы.
Использование факсимиле на документах, являющихся платежными или имеющих последствия финансового характера, недопустимо
На счетах-фактурах
Аналогичный запрет применим и по отношению к счетам-фактурам, а также кассовым ордерам, путевым листам и другим документам, подписание которых может нести финансовые последствия для сторон сделки. Можно поставить факсимиле подписи на документах, которые носят вторичный характер и являются приложениями и дополнениями к договору или иному официальному бланку.Однако даже в этом случае нужно оговорить такое право в тексте договора или во внутрикорпоративном акте.
Если вы сомневаетесь в том, является ли документ финансовым, лучше используйте личную подпись ответственного лица. Это поможет избежать риска признания документа ничтожным.
Юридическая сила факсимиле
Бесспорную юридическую силу факсимиле будет иметь только в тех случаях, когда:
используется для закрепления гражданско-правовых отношений (например, факсимиле в договоре);
при согласии обеих сторон на применение подписи-отпечатка;
в договоре содержится пункт об использовании факсимиле, которая приравнивается к личной росписи стороны сделки.
Требования законности не будут соблюдены, если факсимильная подпись будет поставлена на следующих видах документов:
доверенность;
платежные документы;
бумаги первичного бухучета;
факсимиле на товарной накладной;
иные документы, подписание которых имеет финансовые последствия для сторон;
направляемые в государственные органы письма.
Законность подписи-отпечатка при оформлении трудовых отношений является спорным вопросом. Прямого указания на возможность подписания документов таким способом нигде не содержится. Касаемо трудовых отношений, они оформляются договором, который согласуется сторонами. Следовательно, если есть пункт об использовании факсимиле его проставление в трудовом договоре возможно.
Если вам необходима консультация по вопросу использования факсимильной подписи, обращайтесь за помощью к юристам Правовед.RU. Они помогут разобраться в законности применения факсимиле для отдельных видов документов.
 | Людмила Разумова Редактор Практикующий юрист с 2006 года |
Комментарии
Здравствуйте. На данный момент я в рейсе. Открыли ООО с компаньоном в Калининграде. Он остался руководить. Может мой компаньон продать наш бизнес без моего ведома, без моего присутствия? У него есть мое факсимиле. Что я могу сделать в случае если он решит это сделать? Могу ли я получить 50 % с продажи этого бизнеса в случае его продажи? Партнерство у нас 50/50.
Спасибо
нет не может Для этого надо владеть больше половины акции Даже если он остался за руководителя.
Уточнение клиента
Он хочет продать готовый бизнес, не ооо. я в него вложился, мы вместе его делали все своими руками. Каким образом мы можем поделить деньги вырученные с продажи этого нашего бизнеса, 50 на 50 как прописанно в уставе ооо?
Нужно учитывать тот факт что я вложил 80 процентов на развитие в отличие он его финансового участия в 20%.
Спасибо.
08 Апреля 2017, 00:26
Редактировать
Антон, Добрый день !
А что Вы имеете в виду под продажей ООО.
Если продажу вашей доли, то Договор купли-продажи доли подлежит обязательному нотариальному удостоверению, там необходимо ваше личное присутствие т.е продать Ваши 50 % в Уставном капитале ООО без Вас он никак не сможет.
Ст. 21 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» Сделка, направленная на отчуждение доли или части доли в уставном капитале общества, подлежит нотариальному удостоверению путем составления одного документа, подписанного сторонами. Несоблюдение нотариальной формы влечет за собой недействительность этой сделки.
Нотариус, удостоверивший договор об отчуждении доли или части доли в уставном капитале общества, в течение двух рабочих дней со дня данного удостоверения, если больший срок не предусмотрен договором, подает в орган, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц, заявление о внесении соответствующих изменений в единый государственный реестр юридических ли
Он хочет продать готовый бизнес, не ооо. я в него вложился, мы вместе его делали все своими руками. Каким образом мы можем поделить деньги вырученные с продажи этого нашего бизнеса, 50 на 50 как прописанно в уставе ооо?
Нужно учитывать тот факт что я вложил 80 процентов на развитие в отличие он его финансового участия в 20%.
Спасибо.
Антон, Добрый день!
Продажа бизнеса может происходить разыми способами:
1) Путем продажи 100 доли в Уставном капитале ООО-самый простой способ… Продать Вашу долю без Вас он не может, при всем желании, договор подлежит нотариальному удостоверению. Вы можете продать свою долю за одну цену, он за другую. Не забывайте о соблюдении преимщественного поава покупки доли. Продать его долю он может, но у вас преимущественное право покупки его доли.
2) второй способ продажи бизнеса- это продажа предприятия как имущественного комплекса.это сложный процесс. Для этого право собственности на имущественный комплекс должно быть зарегистрировано. Договор подлежит госудрственной регистрации. Это крупная сделка для совешения которой необходимо получить согласие общего собрания участников ООО. Если согласие не будет получено, Вы можете признать сделку недействительной.
Спасибо за ответ.
Как мне лучше контролировать финансовую ситуацию удаленно?
На данный момент не хватает денег на приобретение онлайн кассы и оплаты товара, я хотел бы внести некую сумму удаленно. Как мне это правильно сделать? Хотелось бы перестраховаться. Знаете говорят, "доверяй, но проверяй", а особенно в бизнесе.
p.s. Ген директором остался он и глав бух тоже он. Я числюсь как секретарь и состою в совете учредителей с долей 50%. Также он имеет мою факсимиле.
Как контролировать?
1) Контролировать состав участников ООО, можете на сайте
налоговой, там совершенно бесплатно можете получать актуальную выписку из ЕГРЮЛ. egrul.nalog.ru
2) Если у ООО есть недвижимость в собтвенности, то контролировать, что она не продана, можно получая Выписку из ЕГРН. https://rosreestr.ru/wps/portal/p/cc_present/EGRN_13)
Я Вам не сказала в предыдущем ответе про третий вариант продажи бизнеса: это продажа недвижимости и пр. имущества ООО, переоформление договора аренды и пр.
3) Контролировать поступление и расходование денег, можно через онлайн-банк (если его нет запрашивать выписки по счету), подключить онлайн-кассу или запрашивая кассовые документы.
Если Вы хотите внести деньги на покупку онлайн-кассы и контролировать это, то можно сделать это через целевой заем- Договор займа между вами и обществом ( ст. 814 ГК), в договоре предусмотреть обязанность предоставить копию договора купли-продажи онлайн-кассы, счет на оплату, документы об оплате и пр.)
Возможные варианты передачи денег участником в качестве финансовой помощи Обществу:
1) Передать деньги Обществу по договору беспроцентного займа между ООО и Вами. Но, при этом, размер вашей доли в Уставном капитале не изменится и порядок распределения прибыли соответственно тоже
2) Подарить деньги Обществу- безвозмездная финансовая помощь учредителя. Но, при этом, размер вашей доли в Уставном капитале не изменится и порядок распределения прибыли соответственно тоже.
3) Внести вклад деньгами в Имущество общества. Но, при этом, размер вашей
доли в Уставном капитале не изменится ираспределения прибыли соответственно тоже. Решение о внесении дополнительных вкладов в имущество общества принимается Общим собранием участников большинством не мене 2/3. Вклады в имущество общества вносятся всеми участниками общества пропорционально их долям в уставном капитале общества.
4) Увеличить уставный капитал за счет дополнительных вкладов участников Общества или вклада участника. Решение об увеличении уставного капитала за счет дополнительного вклада участника принимается единогласно, должно быть нотариально удостоверено. При этом, размер вашей доли в
Уставном капитале изменится и порядок распределения прибыли соответственно тоже (подробнее можете почитать в ст. 19 ФЗ об обществах с ограниченной .) При увеличении уставного капитала изменения в учредительные документы и ЕГРЮЛ.
Господа, есть договор с управляющей компанией.
Договор со стороны УК не подписан, а так сказать проштампован факсимиле.
Отдельного соглашения о легальности простановки подобной факсимиле нет.
Нужна помощь. Что делать ?
В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Это означает, что договор может быть заверен факсимиле, если это предусмотрено законом или самим договором. Такой вывод подтверждается сложившейся судебной практикой (постановления ФАС Московского округа от 12.11.2003 N КГ-А40/8849-03, ФАС Уральского округа от 05.04.2006 N Ф09-2277/06-С6).
При отсутствии указания закона на возможность скрепления договоров факсимильными подписями его сторон этот порядок подписания правомерен лишь при наличии соответствующего соглашения участников сделки (письмо МНС РФ от 01.04.2004 N 18-0-09/000042 «Об использовании факсимиле подписи»).
При отсутствии соглашения сторон о факсимильном подписании договора скрепленный таким образом договор может быть признан неподписанным и, следовательно, незаключенным (постановление ФАС Северо-Западного округа от 23.09.2003 N А56-30237/02).
В ст. 160 ГК РФ не конкретизируется, в какой момент должно быть достигнуто соглашение об использовании факсимильной подписи при заключении сделок. На практике предприниматели часто прописывают такой порядок подписания в специальном соглашении, предшествующем заключению конкретных сделок между ними. По нашему мнению, указание на подписание договора с помощью факсимиле может содержаться и в самом договоре. Аналогичная точка зрения изложена в статье: Плюсы и минусы факсимиле (А. Андрющенко, «Московский бухгалтер», N 7, июль 2005 г.).
www.garant.ru/consult/business/288965/
Добрый день! Я была приглашена на бесплатную консультацию по вопросу в юридическую фирму. Во время консультации специалист стал навязывать заключить с ним договор об оказании юридических услуг (представлять мои интересы в суде). Также было указано,что названная расценка за услуги действительна лишь в день первичной консультации и если я обращусь позже услуги будут стоить дороже ( при заключении услуг на представление интересов в суде "бонусом" шли досудебные услуги, составление исков!).
Я сомневалась, высказала свое недоверие и "давление" в мою сторону. Однако юрист указал на то,что вся уплаченная мною сумма будет мне возращена (уплачена ответчиком в суде), поскольку дело я точно выиграю (в моем случае - верну стоимость по договору и проценты, причитающиеся за пользование денежными средствами по 395 ГК РФ).
Обязали выплатить первую часть суммы в договоре в этот же день (принимают и наличные и банковские карты).
Стоит электронная подпись директора. Я его в лицо не видела, общалась только с одним специалистом, который заполнял договор и затем распечатал на документе договора факсимиле.
В договоре есть пункт о том, что стороны пришли к согласию об использовании факсимиле, однако документа, подтверждающего подлинность данной подписи и волеизъявления ген. директора я не видела.
Также предоставили доверенность, которую я должна оформить в кратчайший срок.
Был выплачен "аванс" (примерно 15% от основной суммы договора).
Прийдя домой проверила данные ИНН - оказалось фирма зарегистрирована всего 3.5 месяца назад, ген. директор- совпадает. В офисе уверяли, что компания существует много лет, множество судебных практик.
Кроме того, обнаружила ряд негативных отзывов о связанной с данной компанией юридическом центре (факт-мошенничество).
Хочу расторгнуть данный договор. Был подписан вчера. Доверенность не оформлена, соответственно, никаких услуг не было оказано, кроме первичной консультации по делу, которая предоставляется гражданам бесплатно. Как вернуть аванс, на какие статьи ссылаться? Хочу напечатать заявление о желании расторгнуть договор и подготовить соглашение об этом. Вопрос - если они поставят на нем электронную подпись (даже если я укажу это в соглашении, но не увижу вживую ген. директора или документа о признании данной подписи оригинальной) будет ли она считаться действительной?
Считается ли данный договор заключенным, поскольку пункт об использовании факсимиле есть, но я не видела документа об оригинальности подписи и дополнительного соглашения с "живыми" подписями не заключалось.
Могу ли я ссылаться на введение в заблуждение и давление со стороны специалиста?
Спасибо!
Здравствуйте Алена!
К сожалению, подобных фирм в настоящее время достаточно. У Вас есть право отказаться от исполнения договора услуг в любое время. На основании ст. 32 Закона «О защите прав потребителей»
Таким образом, если исполнитель Вам предоставит доказательства фактических расходов, которые возникли у исполнителя в связи с выполнением условий договора (в чем я сомневаюсь!), то Вы должны будете оплатить только эти расходы. В случае не предоставления достоверных доказательств понесенных расходов, исполнитель обязан Вам вернуть всю сумму предоплаты.
Вам необходимо составить письменное заявление, один экземпляр передать исполнителю, на втором экземпляре потребуйте поставить отметку о вручении (дата получения, ФИО, должность, подпись лица, принявшего заявление, печать).
В случае отказа удовлетворить Ваши требования о возврате денежных средств, Вы имеете права обратиться в суд с иском.
Удачи!
Спасибо, Светлана.
Могу я ссылаться еще на какие-либо дополнительные статьи и факты для ускорения и положительного исхода дела?
В договоре в качестве предмета также прописана и консультация (ее оказали, но она должна была быть бесплатной). Могут ли взыскать понесенные исполнителем расходы за это?
И еще вопрос - если я получу подпись, ФИО принявшего заявление лица, но он там не работает, к примеру? Истребовать официальные документы??
Алена! Для отказа от исполнения договора указанной Выше нормы будет достаточно! Отказ потребителя предусмотрен действующим доказательством. Кроме это в уведомлении об отказе Вы вправе ссылаться на ст. 395 ГК РФ, на основании которой Вы вправе будете просить суд взыскать проценты за пользование чужими денежными средствами. Вы можете просто указать ст. 395 ГК, и указать, что в случае отказа возвращать денежные средства исполнителем, Вы также вправе просить суд взыскать еще и проценты.
По поводу консультации, которую Вам оказали! Все зависит от того, что конкретно прописано в договоре. Да и доказать оказанную консультацию должен исполнитель, а как он это будет делать, другой вопрос (акт приема выполненной услуги и т.д., который Вы вряд ли подписывали). Ведь без достаточных доказательств оказания услуги (консультации), если, конечно в самом договоре не указано, что на момент подписания договора, консультация оказана и Заказчик это подтверждает, доказать достаточно сложно. Вы можете всегда сослаться на то, что Вы всего лишь подписали договор без консультации по существу Вашей проблемы и т.д.
Что касается вручения уведомления (заявления), то Вы можете отправить и по почте ценным письмом с описью вручения. Однако это будет долго по времени, и не факт, что исполнитель пойдет в отделение почты получать письмо. А при личном вручении Вы можете попросить предоставить документы, подтверждающие факт работы лица в данной фирме.