Каким документом следует закрывать задолженности ООО?

Здравствуйте, Надежда.

Вам необходимо заключить с главным бухгалтером договор займа. Полученными денежными средствами рассчитаться с учредителем.

Независимо от суммы договор займа, в котором организация выступает в качестве Заемщика, заключается его в письменной форме (п. 1 ст. 808, ст. 820 ГК РФ). Размер процентов по займу указывается в договоре займа. Если такой
оговорки нет, организация должна выплатить заимодавцу проценты по ставке рефинансирования, действующей на дату возврата (всей суммы займа или его части).
Порядок уплаты процентов тоже можно предусмотреть в договоре. Но если это
условие отсутствует, организация должна выплачивать проценты ежемесячно
до полного погашения займа.

Если Заимодавец предоставит беспроцентный заем (кредит), это условие должно быть прямо указано в договоре (исключение – заем, выданный в натуральной форме, по умолчанию он является беспроцентным).
Это следует из положений статьи 809, пункта 2 статьи 819 ГК РФ.
При выдаче займа деньгами Заимодавец может перевести сумму займа на банковский счет (в безналичном порядке) или выплатить ее наличными (п. 1 ст. 810 ГК РФ).

О получении организацией займа в безналичной форме в сумме не менее 600 000 руб. банки должны уведомить службу по финансовому мониторингу. Это происходит в случаях:
– если организация получила беспроцентный заем;
– если одной из сторон договора займа является организация или гражданин, которые имеют регистрацию, местожительство или местонахождение в государстве (на территории), которое не участвует в международном сотрудничестве в сфере противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма;
– одной из сторон договора займа (кредита) является лицо, которое владеет счетом в банке, зарегистрированном в указанном государстве (на указанной территории).
Перечень таких государств (территорий) устанавливает Правительство РФ.
Об этом сказано в статье 6 Закона от 7 августа 2001 г. № 115-ФЗ, письме Банка России от 11 апреля 2006 г. № 12-1-3/804. Система Главбух.

Газета Учет. Налоги. Право. №4 28 января по 03 февраля 2014 г. писала:

«Получение займов от учредителей инспекторы считают схемой
Егор Ветров, эксперт «УНП»
Инспекторов на проверках теперь будут интересовать займы
от учредителей, особенно если компания выплачивала им дивиденды.
По мнению инспекторов, речь может идти о выводе прибыли, искажении
отчетности или создании фиктивных расходов. Об этом нам стало известно
из внутреннего обзора одного из региональных УФНС.
Как считают налоговики, если компания платит дивиденды, нет
необходимости получать займы. Для инспекторов не важно, берет ли
компания деньги под проценты или пользуется займом безвозмездно.
В первом случае налоговики считают, что компания занижает прибыль
за счет процентов. Во втором уверены, что в отчетности недостоверные
сведения. Дивиденды выплачивают из чистой прибыли (п. 2 ст. 42 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ). А если компания берет деньги в долг, значит нераспределенная прибыль в балансе фиктивная и отчетность искажена.
Меры безопасности.
Обнаружив сомнительные операции, инспекторы, как правило, запрашивают
пояснения. Поэтому стоит пояснить, что деньги нужны для бизнеса. А самый
выгодный способ — взять их не в банке, а у собственника. Обосновать
необходимость получения займа можно, например, заранее составленным
бизнес-планом, где будет сказано, для каких целей компания берет деньги.
Также можно объяснить, что на момент выплаты дивидендов компания
не знала о грядущих крупных расходах, поэтому распределила прибыль.
Если компания берет беспроцентный заем, дополнительно можно пояснить,
почему в отчетности все верно. Нераспределенная прибыль — это показатель
пассива баланса. То есть всего лишь один из источников формирования
активов. Активы — это не только деньги на счете, но и материалы,
основные средства, дебиторка и т. п. Если у компании прибыль, это
не значит, что у нее столько же свободных денежных средств. Фактически
все они могут находится в обороте.
Впрочем, если компания планирует крупные покупки, можно отложить
выплату дивидендов. Так получится избежать лишних вопросов налоговиков».

Бухгалтерские проводки в приложении в файлах