Как обойти процедуру служебной проверки?

Здравствуйте, меня зовут Вячеслав, я работаю в гос службе и вопрос заключается с письмами ДСП( для служебного пользования)

Вопрос: Я отвечал на письмо и подготовив ответ, я должен был отправить информацию в выше стоящий орган, но в данном письме (ответе моем) содержалась информация ДСП (паспортные данные) и должен был отправить по засекреченной почте а не обычное письмо по обычной внутренней почте. На меня завели служебную проверку по вопросу почему информация была отправлена не по ДСП почте, а по обычной. С человека которого я отправил с паспортными данными я взял заявление-согласие на передачу 3 лицам. В должностном регламенте прописано, если есть "заявление-согласие на передачу 3 лицам" ну или другой подобный документ, все ровно должен отправить почтой ДСП. Я отправляю очень редко письма, особенно ДСП. Как обойти данную служебную проверку, на что ссылаться? Честно, я как то не придал этому никакого внимания, без задней мысли отправил.