Использование личного транспорта для служебных целей

Добрый день!

Работнику, который с согласия работодателя использует свой автомобиль для служебных нужд, нужно выплачивать компенсацию за его использование и износ (амортизацию). Кроме этого, вы должны возмещать работнику затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля (например, затраты на ГСМ), если он подтвердит их документами (ст. 188 ТК РФ).
И компенсация, и возмещение затрат в сумме, предусмотренной письменным соглашением с работником (Письма ФНС от 27.01.2010 N МН-17-3/15@, Минтруда от 25.07.2014 N 17-3/В-347, Минздравсоцразвития от 06.08.2010 N 2538-19 (п. 3), пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ):
— не облагаются НДФЛ и обязательными страховыми взносами;
— не отражаются в справке 2-НДФЛ.
Как при ОСН, так и при УСН и компенсация, и возмещение затрат учитываются в расходах на дату их выплаты в размере, предусмотренном соглашением с работником (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). Исключение одно — при использовании легкового автомобиля работника в расходах можно учесть только сумму, не превышающую норматив, который зависит от объема двигателя (пп. 11 п. 1 ст. 264, пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, п. 1 Постановления Правительства N 92):

Объем двигателя легкового автомобиля
Норматив (руб/мес.)
до 2000 куб. см включительно
1200
свыше 2000 куб. см
1500

(по мнению арбитров, выплачиваемая работникам компенсация за использование личного автомобиля никакими нормами не ограничена. Президиум ВАС РФ в Постановлении от 30.01.2007 N 10627/06)

Сумма, которую можно учесть в расходах при использовании грузового автомобиля работника, законом не ограничена.
Тип автомобиля (легковой или грузовой) определяется по свидетельству о регистрации ТС или по ПТС.
В бухгалтерском учете выплата компенсации и возмещение расходов отражаются так:

Проводка
Операция
Д 26 (20, 44) — К 73
Начислена компенсация за использование личного автомобиля
Д 73 — К 51 (50)
Выплачена компенсация за использование личного автомобиля

По общему правилу на указанные выплаты НДФЛ не начисляется (абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ).
Однако, как указывает финансовое ведомство, для этого в организации должны быть расчеты сумм компенсаций, а также документы, подтверждающие (Письма Минфина России от 27.02.2013 N 03-04-06/5600, от 21.12.2012 N 03-04-06/3-357, от 25.10.2012 N 03-04-06/9-305, от 28.06.2012 N 03-03-06/1/326, от 27.03.2012 N 03-04-06/3-78, от 31.12.2010 N 03-04-06/6-327, от 20.05.2010 N 03-04-06/6-98, от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47):
— принадлежность имущества сотруднику;
— использование имущества в служебных целях;
— суммы понесенных физическим лицом расходов.

Статьей 188 ТК РФ предусмотрено: если сотрудник использует с согласия или ведома работодателя и в его интересах свое личное имущество, ему выплачивается компенсация. По согласованию с сотрудником предприятие промышленности может предусмотреть любую сумму компенсации, законодательно она не ограничена.

Но при определении размера компенсации рекомендуется учитывать степень износа автомобиля, срок его полезного использования и интенсивность эксплуатации (п. 2 Письма ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260). Другими словами, ежемесячную сумму компенсации желательно приблизить к размеру, рассчитанному исходя из рыночной стоимости автомобиля на дату начала эксплуатации на фирме и нормы ежемесячной амортизации.
Помимо компенсации за износ автомобиля, работодатель должен возмещать работнику затраты, понесенные им при эксплуатации транспортного средства, например затраты на ГСМ, на мойку, платную парковку, стеклоомывающую жидкость. (А вот расходы, которые работник несет как владелец — расходы на техосмотр, ОСАГО, транспортный налог, — возмещать не нужно.)

Дабы не возникло налоговых проблем, обозначенные расходы должны быть документально подтверждены (Письма Минфина России от 25.10.2012 N 03-04-06/9-305, от 27.08.2013 N 03-04-06/35076, от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387
Таким образом, выплачиваемая сотруднику сумма складывается из двух составляющих: непосредственно компенсации (за износ автомобиля) и суммы возмещения расходов, понесенных при эксплуатации транспортного средства. И сумму компенсации, и порядок возмещения понесенных затрат необходимо определить в письменном соглашении с работником.
Чтобы доказать, что выплаты работнику не связаны с получением им экономической выгоды (дохода), нужно запастись следующими документами:
— соглашением с работником, в котором установлен размер компенсации;
— документами, подтверждающими фактическое использование имущества в интересах работодателя (например, дополнительным соглашением к трудовому договору между сотрудником и работодателем, должностной инструкцией работника, содержащими указание на разъездной характер работы работника);
— приказом руководителя о возмещении расходов;
— документами, экономически обосновывающими возмещаемые расходы (например, путевыми листами (составленными по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, или по форме, разработанной предприятием промышленности самостоятельно с учетом включения в нее обязательных реквизитов), накладными на покупку запчастей, чеками на приобретение ГСМ).

таким образом вам необходимо внести корректировку в ваши бухгалтерские документы в части НДФЛ обязательно!

и посмотрите изменения в части оформления командировки

Процедура направления в командировку с 8 января 2015 г. существенно упростилась: теперь не нужно составлять служебное задание, оформлять командировочное удостоверение и получать у работника отчет о выполненном в командировке поручении. Это следует из пп. «б» — «е» п. 2 Изменений, которые вносятся в акты Правительства РФ (утв. Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595