Здравствуйте!
Устав автомобильного транспорта: ст. 61. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта, в порядке, установленном Правительством Российской Федерации.2. Запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.
Таким образом, если деятельность вашей организации не связана с коммерческой деятельностью по перевозке грузов и пассажиров заполнить путевые листы надобности нет. Пусть у руководителя на всякий случай будет доверенность от ООО на право управления ТС. Отметка о предрейсовом осмотре так же ставится на путевом листе, вы ее проводить так же не обязаны.По поводу расходов- все зависит от вашей налоговой, какова ее позиция. Минфин рекомендует оформлять путевые листы (например один на месяц). Если налоговая не примет ваши расходы, то нужно будет доказывать свою правоту в суд.можете посмотреть Постановление ФАС Московского округа от 25.10.2012 N А40-13623/12-75-66 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 21.02.2013 N ВАС-1181/13) и от 19.12.2008 N КА-А40/11889-08.
С уважением Александр