Уважаемая Анастасия!
Отношения с контрагентом оформляйте договором поставки. Отправку - получение продукции оформляйте товарными накладными, обязательно ассортимент товара, его количество, стоимость, по каждой партии оформляйте приложениями к договору (спецификациями). Ну и кончено же выставляйте контрагенту счета, счета — фактуры. Все это потребуется Вам для отчетности в налоговые органы.
Для удобства и быстроты оформления документов, можете подписать договор со своей стороны, отсканировать и отправить по эл. почте контрагенту, он со своей стороны подпишет, отсканирует отправит Вам, оригиналом договора обменяетесь по почте. Счета можно выставлять и отправлять по электронной почте, товарные накладаные и счета- фактуры контрагент будет подписывать при получении товара и отправлять Вам почтой. Главное, чтобы все эти способы отправки, выставления счетов и т.д. были прописаны в договоре. Ну и конечно же перед тем как заключить договор, запросите у контрагента следующие документы: выписку из ЕГРЮЛ (сроком действия не позднее 1 месяца); свидетельство ОГРН, свидетельство ИНН, копию Устава, копию документа, подтверждающего полномочия директора (обычно это либо протокол Общего собрания учредителей о назначении директора либо протокол Общего собрания учредителей о продлении полномочий директора), копию правоустанавливающих документов на магазин (собственность, аренда).
Желаю успехов в данном начинании!
Согласно статье 506 Гражданского кодекса РФ (далее — ГК РФ) по договору поставки поставщик — продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, — обязуется передать в обусловленный срок или сроки производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием.
Договор поставки представляет собой одну из разновидностей договора купли-продажи и обладает целым рядом особенностей, которые позволяют выделять его в отдельный вид.
Образец договора примерный, можете внести в него любые изменения.
О реорганизации или ликвидации тут http://www.vestnik-gosreg.ru/
об объявлениях о банкротстве тут http://www.kommersant.ru/bankruptcy/