Но почему-то не сходятся, еще я даю деньги на закуп товара как их учитывать при ревизии?

 Здравствуйте!

 По вашему вопросу видно, что в формуле смешаны учет товаров и учет денег, из-за чего и возникает нестыковка. Давайте разберем по порядку с опорой на нормы права (Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Приказ Минфина № 86н от 13.06.1995 — методика по розничной торговле, ГК РФ).

1. Главная ошибка в вашей формуле

Вы складываете товар и деньги в кассе в одном уравнении, но при этом вычитаете расходы (отдали поставщику, прочие расходы из кассы). Это приводит к путанице.

Правильная логика раздельная:

Товарный учет: Остаток товара на начало + Поступление товара (все, что привезли) − Реализованный товар (по продажам) − Списание (брак, бой, кража) = Остаток товара на конец.

Денежный учет (касса): Остаток наличных на начало + Выручка (наличная) − Расходы из кассы (выплаты поставщику, прочие) − Инкассация (терминал сюда не относится) = Остаток наличных на конец.

Терминал — это безналичные деньги, они не лежат в кассе. При ревизии товара терминал не вычитается из товарной массы.

2. Что такое «даю деньги на закуп товара» и как их учитывать

Если вы как владелец или управляющий выдаете деньги из кассы магазина на закупку товара (например, едете на рынок или к поставщику за наличные), то это расход из кассы. Но сам товар, купленный на эти деньги, при ревизии должен быть оприходован как приход товара (по накладной или акту закупки).

Если вы даете свои личные деньги (не из кассы магазина), то:

Магазин должен оформить их как заем (простой договор займа) или как взнос в кассу с последующим оприходованием товара.

Просто так «дать деньги из кармана» нельзя — налоговая посчитает это неучтенным товаром или недостачей.

Правильный проводка для юридического лица или ИП:

Выдано из кассы на закупку (под отчет) — уменьшилась касса.

Привезен товар — приход товара по накладной.

Остаток неизрасходованных денег возвращен в кассу.

3. Как считать ревизию правильно (пример формулы)

Для товара:

Товар на начало (по данным учета) + Приход (все товары, принятые за период) − Продажи (в ценах закупки или продажных — смотря какой метод учета) − Списание (акты порчи, боя, естественной убыли) = Ожидаемый остаток товара.

Затем вы пересчитываете реальный товар в магазине.

Разница: если ожидаемый > реального — недостача, если < — излишек.

Для наличных в кассе:

Остаток на начало + Наличная выручка (сумма пробитых чеков наличными) − Расходы (выплаты поставщику, выдача на закупку, прочие расходы) = Ожидаемый остаток в кассе.

Сравниваете с реальными деньгами в ящике.

Терминал (эквайринг) — это не касса. Деньги от терминала придут на расчетный счет через 1–3 дня. При ревизии магазина вы просто сверяете сумму продаж по терминалу с отчетами банка. Вычитать терминал из товара нельзя.

4. На что указано в законе (коротко)

Федеральный закон № 402-ФЗ, ст. 11 — инвентаризация обязательна, выявленные расхождения (излишки, недостача) должны быть отражены в учете.

Приказ Минфина № 49 от 13.06.1995 (действует в части не противоречащей 402-ФЗ) — порядок проведения инвентаризации: сравниваются фактические остатки с учетными данными.

ГК РФ, ст. 492 — розничная купля-продажа: момент передачи товара и денег разведены.

Указания ЦБ РФ № 5348-У — кассовые операции: все выдачи из кассы должны быть оформлены расходными ордерами, в том числе на закупку товара.

5. Где у вас конкретно не сходится — типичные точки

Ваша операция Как должно быть

Дали деньги на закупку из кассы Уменьшили кассу, товар пока не трогаем

Привезли товар на эти деньги Увеличили товар (приход)

Продали за терминал Продажа товара (уменьшает товар), деньги на расчетный счет (не в кассе)

Прочие расходы из кассы (аренда, свет) Уменьшают кассу, но не влияют на товар

Вернули поставщику товар Уменьшают товар (минус приход)

6. Что сделать прямо сейчас для сверки

Перестаньте смешивать товар и деньги.

Посчитайте отдельно:

Товарный остаток по документам (учетная система).

Фактический товар на полках и складе.

Посчитайте кассу по документам и факту.

Сверьте терминальные продажи с выпиской банка.

Если вы давали деньги на закупку и не оприходовали товар — ищите накладные или пишите акт закупки (для ИП на НПД или патенте разрешено, но подтверждение обязательно).

Если после этого расхождение осталось — это реальная недостача либо излишек, который нужно оформить актом инвентаризации (форма ИНВ-19 или свой бланк) и принять решение (удержать с материально ответственного или оприходовать как доход).

Рекомендация: Заведите простую тетрадь учета товара и кассы раздельно, а лучше — бесплатную кассовую программу (например, «Дебет Плюс», «Лайтбокс» или даже Excel с макросами). Деревенскому магазину без раздельного учета ревизию свести практически невозможно.

Здравствуйте. Ваша формула почти верна, но ошибка возникает именно из-за неправильного учёта ваших личных вложений на закупку товара. Если вы просто даёте деньги «на товар» и добавляете их в приход как деньги или как товар, возникает задвоение, что создаёт искусственную недостачу .

Правильный подход: ваши деньги на закупку не должны фигурировать в формуле ревизии магазина как отдельная сумма.

Как исправить учёт и формулу:

Ваши личные деньги на закупку — это не доход магазина. Их не нужно включать в «Приход» ревизионной ведомости.
В формуле учитывайте только товар, оприходованный по накладным поставщика (по продажным ценам).
Ваша роль закупщика отражается так: вы внесли деньги в кассу → касса потратила их на товар по накладной → в учёте остался только товар. Деньги «растворились» в товаре, и отдельно их плюсовать не нужно.
Уточнённая формула для вашего случая:
Остаток товара (на начало) + Приход товара (по накладным в продажных ценах) — Списания (порча, бой) — Выручка (наличные + терминал) — Прочие расходы из кассы (подтверждённые документами) = Фактический остаток товара + Наличные в кассе.

В этой формуле нет места вашим личным деньгам «на закупку». Весь приход учитывается только по документам на товар.