Нужно ли ИП-бухгалтеру регистрироваться оператором персональных данных и кто отвечает?

Добрый день.

В рамках этих договоров мне иногда передают данные работников этих компаний для составления отчетности.

 Вы эти данные в дальнейшем отправляете в гос.учреждения или обратно в подготовленных отчетах контрагенту пересылаете? 

Если вы получаете от клиентов персональные данные их работников и обрабатываете их для целей отчетности по договору, вы являетесь оператором персональных данных в части той обработки, которую осуществляете сами (вы определяете действия с данными: получение, хранение, систематизация, передача в ФНС/ПФР и т.п., способы обработки и меры защиты в своей системе).

Закон требует до начала обработки уведомить Роскомнадзор об осуществлении обработки ПДн.

Оператор обязан до начала обработки сообщить в Роскомнадзор в силу ст. 22 ФЗ «О персональных данных». Отсутствие уведомления влечёт административную ответственность. 

1. Должен ли я находиться в реестре операторов персональных данных?

 На мой взгляд, да должны. Как ИП, получающий ПДн работников клиентов для бухгалтерских целей, вы подпадаете под требования к операторам ПДн, в т.ч. уведомление Роскомнадзора и выполнение организационно-технических мер защиты.

Кирилл, добрый день.

Согласно ст. 3 ФЗ-152 «О персональных данных»

1) персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);

Таким образом персональные данные — это любая информация, позволяющая прямо или косвенно идентифицировать человека.

Согласно все той же статьи 3, обработкой персональных данных является:

3) обработка персональных данных — любое действие… с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;

То есть если ведете учет этих данных и обработку, то Вы становитесь оператором в соответствии с ФЗ О персональных данных, так согласно ст. 3 ФЗ О персональных данных:

2) оператор — … юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных...

В этом случае Вам требуется подать в РКН уведомление о начале обработки ПД это следует из ч. 1 ст. 22 ФЗ О персональных данных.

Однако, если в ходе Вашей деятельности  Вы осуществляете обработку ПДн, то случаи, когда оператор может осуществлять обработку ПДн без уведомления содержаться в части 2 указанной статьи 22 ФЗ О персональных данных, в частности к ним относятся:

2. Оператор вправе осуществлять без уведомления уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных обработку персональных данных:

— учет персональных данных ведется на бумаге (без средств автоматизации); 
— организация включена в государственные информационные системы и работает с персональными данными, размещенными в этих государственных информационных системах; 
— компания работает с персональными данными в сфере транспортной безопасности. 

Полагаю к Вам эти исключения не применимы т.к. я сильно сомневаюсь, что обработку Вы осуществляете без средств автоматизации.

1. Должен ли я находиться в реестре операторов персональных данных?

Да должны.

2. Возникает ли ответственность у моих контрагентов, если они передали мне данные своих сотрудников, но я не являюсь оператором персональных данных? Кто в данном случае несёт ответственность?

Да ответственность может быть.

Помимо прочего Вашим контрагентам при подаче своего уведомления в РКН следует указывать, что они осуществляют передачу ПДН Вам и Вы осуществляете их обработку.

Плюс к этому обработка ПДн третьим лицом (аустсорсером)

— возможна только с согласия самого субъекта ПД
— у вас должен быть договор с заказчиком, содержащий такое поручение на обработку ПДн.

Согласно ч. с ст. 6 ФЗ-152:

3. Оператор вправе поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом, на основании заключаемого с этим лицом договора, в том числе

При возникновении вопросов обращайтесь.

Добрый день.

Согласно п. 2 ст. 3 Федерального закона № 152-ФЗ:

Оператор — государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.
Давайте примерим это определение на вашу ситуацию:

Вы (ИП) — получаете от клиентов персональные данные их сотрудников (ФИО, паспортные данные, ИНН, размер зарплаты, семейное положение и т.д.).
Вы — осуществляете их обработку (вносите в бухгалтерские программы, рассчитываете, храните, формируете отчетность для фондов и Налоговой).
Вы — самостоятельно определяете, в какой программе, каким образом и с помощью каких средств защиты вы все это делаете.
Важный момент: Тот факт, что вы делаете это по договору оказания услуг, не лишает вас статуса оператора. В рамках закона вы являетесь оператором, который обрабатывает данные по поручению другого оператора (вашего клиента). Это прямо предусмотрено законом.

Относитель уведомления роскомнадзора и реестра сообщаю, что общее правило из ст. 22 Закона № 152-ФЗ гласит: оператор до начала обработки обязан уведомить Роскомнадзор, и его вносят в реестр.

Однако есть исключения, перечисленные в ч. 2 ст. 22. Наиболее релевантные для вас:

Уведомление не требуется, если обработка осуществляется:
...4) операторами, которым в соответствии с федеральными законами установлены требования соблюдения конфиденциальности персональных данных (например, адвокаты, нотариусы).
Бухгалтеры и ИП, оказывающие бухгалтерские услуги, под это исключение НЕ ПОДПАДАЮ. Требование о конфиденциальности бухгалтерской и налоговой информации есть (ст. 102 НК РФ), но Роскомнадзор и судебная практика трактуют этот пункт узко — именно как профессиональную тайну, аналогичную адвокатской.

Практический вывод: Поскольку вы не адвокат и не нотариус, вам необходимо подать уведомление в Роскомнадзор о начале обработки персональных данных. Это делается бесплатно через портал госуслуг или сайт Роскомнадзора.

Возникает ли ответственность у моих клиентов, которые передали мне данные?
Да, возникает, и она первостепенная.

Ваш клиент (юрлицо) тоже является оператором. Передавая вам данные, он должен сделать это законно. Ключевое требование содержится в ч. 3 ст. 6 Закона № 152-ФЗ:

Если обработка поручается другому лицу, ответственность перед субъектом персональных данных (перед сотрудником) несет оператор, передавший данные. Лицо, осуществляющее обработку по поручению (то есть вы), несет ответственность перед оператором.
Простыми словами: Если произойдет утечка данных по вашей вине, и сотрудник клиента подаст жалобу, то отвечать перед этим сотрудником будет его работодатель (ваш клиент). А уже потом ваш клиент, по условиям договора с вами, будет взыскивать с вас понесенные убытки.

Ответственность несете как Вы, так и юр лио, которое у Вас на спровождении.