Максим Сергеевич, добрый день!
По правилам нотариального делопроизводства все документы, которые подаются заявителями в рамках наследственного дела, хранятся в наследственном деле. Более того, все нотариальные действия вносятся реестр нотариальных действия и в единую информационную систему нотариате с присвоением реестрового номера. Поэтому, в случае отсутствия Вашего заявления в наследственному деле, Вы вправе потребовать от нотариуса проверки сведений о наличии Вашего заявления в реестре нотариальных действий и в единой информационной системе.
Что касается Вашего отказа от наследства с оговоркой о том, что Вы в любой момент можете вступить в права наследования не соответствует закону.
Согласно ст. 1157 ГК РФ
пункт 3. Отказ от наследства не может быть впоследствии изменен или взят обратно.
Конечно нет. Такие сведения хранятся у нотариуса и являются нотариальной тайной