Учитывая, что собственник в другом городе, какой порядок действий у нас должен быть?

Здравствуйте, Вы можете заключить Соглашение о возмещении ущерба, в нем сошлитесь на статью 15 ГК РФ:

Лицо, право которого нарушено, может требовать полного возмещения причиненных ему убытков, если законом или договором не предусмотрено возмещение убытков в меньшем размере

Под убытками понимаются расходы, которые лицо, чье право нарушено, произвело или должно будет произвести для восстановления нарушенного права

Укажите полный перечень ущерба и перечень работ, которые Вы планируете выполнить в рамках своего обязательства. Определите перечень работ, сроки исполнения, результат, в том числе и промежуточный оформляйте актом приема выполненных работ.

Если у Вас в рамках заданного вопроса остались невыясненными какие-либо детали и Вы желаете получить по ним разъяснения, или Вас интересует иной вопрос,  либо Вы намерены заказать составление какого-либо документа,  Вы можете обратиться ко мне  в чат за получением ответов на ваши вопросы, либо за составлением документов.  По правилам сайта услуги в чате оказываются как на платной, так и на бесплатной основе

Надеюсь, мои разъяснения были для Вас полезны.

С уважением, Самошина Анастасия Александровна