Как правильно оформлять изменения в графиках сменности работников?

На предприятии организована сменная работа. Работники ознакомлены с графиком сменности за месяц. В случае болезни одного из работников его нужно заменить. Из числа дневного персонала выбирается работник и переводится в смену. Все по согласию. Но как это правильно оформить? И что делать с графиком? В нашем случае составляется новый график, старый выкидывается. Работников немало, и графики приходиться переделывать по нескольку раз. При выходе заболевшего с больничного, чтобы снова не переделывать график, в смену не ставят, а переводят до конца месяца в дневной персонал... Все это делается, потому что служба управления персоналом требует полного совпадения графика и табеля. Как все это оформлять правильно и какими нормативными актами это описывается?