Все это — онлайн, с заботой о вас и по отличным ценам.
Каким должен быть юридически значимый документооборот для интернет-сервиса(агента)?
Доброго вечера! Помогите пожалуйста разобраться в документах интернет-сервиса и как сделать так, чтобы они имели юридическую силу (в том числе для налоговой и суда в случае чего)
Итак, интернет-сервис, является агентом и исполняет поручение по закупке вещей для физлиц-принципалов (речь не просто про интернет-магазин).
Я вижу документооборот с Принципалом вот так:
1) Оферта
2) Что-то что закрепит наши обязательства по договору - спецификация(?),
3) Агентский отчет для Принципала,
4) Акт выполненных работ (?)
И возникают вот такие вопросы:
1) По оферте -
После того, как принципал провел акцепт оферты, она превращается в заключенный договор. И значит нужно присвоить этому договору конкретный номер? Если же нет, то вопрос к чему тогда делать агентский отчет - к заказу?
2) По закреплению предмета договора -
Нужен ли прямо документ, например, спецификация, чтобы закрепить поручение или e-mail со списком вещей, которые выбрал пользователь будет достаточным основанием чтобы предмет договора стал определенным? Нужны ли там цены вещей?
3) По агентскому отчету -
прописали в оферте, что согласием принципала является отсутствие претензий в 3-х дневный срок и его подпись не требуется.
Но вопрос в том, в каком виде должна быть подпись агента?
Варианты, которые вижу:
a) отправить отчет по e-mail, в котором будет картинка подписи агента или вообще без нее, а самому агенту распечатать отчет и подписать его вручную;
б) отправить отчет по e-mail в pdf, подписанный КЭП агента в программе Adobe Reader (здесь интересно насколько ФНС посчитает такой документ значимым, поскольку здесь нет ЭДО)
Может вообще оба неверные и надо делать как-то иначе?
4) По акту выполненных работ - если в агентском договоре прописано вознаграждение, я так понимаю он мне не нужен?
И финализируя все что я написала: как ведет отчетность агент - по договорам или заказам? Если допустить, что можно вести по заказам и не создавать отдельный номер договора, то не будет ли потом такой договор переквалифицирован из агентского, поскольку нельзя доказать длительность в отношениях?
Большое спасибо за помощь!
MaryDow, здравствуйте!
1) По оферте -
После того, как принципал провел акцепт оферты, она превращается в заключенный договор. И значит нужно присвоить этому договору конкретный номер? Если же нет, то вопрос к чему тогда делать агентский отчет — к заказу?
1. Это ваше право присвоить номер договора для учета, а так он просто будет иметь дату заключения. Вы можете привязать номер договора по номеру заказа
1.1. Отчет делать к заключенному договору (см. ст. 1008 ГК РФ)
2) По закреплению предмета договора -
Нужен ли прямо документ, например, спецификация, чтобы закрепить поручение или e-mail со списком вещей, которые выбрал пользователь будет достаточным основанием чтобы предмет договора стал определенным? Нужны ли там цены вещей?
2. Да, требуется конкретное поручение, что Агент мог определить какие действия он должен будет выполнить.
2.1. Важно понимать, что конкретным действием может быть заключение договор купли-продажи по покупке товаров по усмотрению Агента. Однако такое положение дел не будет устраивать Принципалов.
2.2. Для объективности и прозрачности список вещей к покупке требуется, поскольку это конкретика (что покупать)
2.3. Относительно цены, то чтобы не было споров, то нужно определить пределы в цене от и до.
3) По агентскому отчету -
прописали в оферте, что согласием принципала является отсутствие претензий в 3-х дневный срок и его подпись не требуется.
Но вопрос в том, в каком виде должна быть подпись агента?
3. Подпись агента может быть и в электронном виде (см. ст. 160 ГК РФ, 434 ГК РФ). Между тем не обязательно должна быть подпись, а должно быть подтверждение воли стороны. Если например можно установить по надлежащем каналу связи, что Принципал выразил согласие, то это совершение сделки. Это будет иметь юр. значение.
Кроме того, у вас вопрос немного шире, чем есть на самом деле, поскольку есть случай, когда Принципал просто не подписывает документ. На этот случай как раз и нужно указывать, что если он не согласовал отчет и не предоставил обоснованных возражений, то он считает принятым (см. ст. 753 ГК РФ — тут как пример).
Варианты, которые вижу:
a) отправить отчет по e-mail, в котором будет картинка подписи агента или вообще без нее, а самому агенту распечатать отчет и подписать его вручную;
б) отправить отчет по e-mail в pdf, подписанный КЭП агента в программе Adobe Reader (здесь интересно насколько ФНС посчитает такой документ значимым, поскольку здесь нет ЭДО)
Может вообще оба неверные и надо делать как-то иначе?
а) обмен сканами документов возможен.
б) это тоже возможно
Еще есть обмен электронными сообщениями. Есть ведение личного кабинета на вашем сайте, где электронная переписка может являться юридически значимыми действиями.
4) По акту выполненных работ — если в агентском договоре прописано вознаграждение, я так понимаю он мне не нужен?
Он в принципе не нужен, поскольку в отношениях между Агентом и принципалом составляется именно отчет.
И финализируя все что я написала: как ведет отчетность агент — по договорам или заказам? Если допустить, что можно вести по заказам и не создавать отдельный номер договора, то не будет ли потом такой договор переквалифицирован из агентского, поскольку нельзя доказать длительность в отношениях?
Вообще это не юридический вопрос. Учет вы можете вести как угодно, и по договорам, и по заказам. Но важно понимать, что если вы заключили один договор, в котором допускается выполнение нескольких заказов, то так и должен вестись учет. Если же договор этого не предусматривает, то должно быть один заказ и один договор.
С уважением,
юрист Квон Дмитрий Викторович.
1. Достаточно, если указать, что поручение определяется сторонами, в том числе путем обмена электронными сообщениями. Это как один из примеров.
Для справки.
В силу п.2 ст. 434 ГК РФ
Указанное поможет лучше понять, что требуется для заключения договора.
В варианте а. — это направление отчета с вашей волеизъявлением. Его же нужно еще согласовать. И как отметил, что важна тут воля другой стороны в виде согласования, либо направления возражений.
Для понимания следует отметить, что ФНС аналогично обязано руководствоваться требования ГК РФ о порядке заключения договора. Как отметил еще раз, что отсутствие подписи не является существенным как при заключении договора, так и при заключении любой иной сделки. В данном случае это один из способом заключения.
В силу разъяснений, содержащихся в постановлении Пленума ВС РФ от 25.12.2018 №49 «О некоторых вопросах применения общих положений Гражданского кодека Российской Федерации о заключении и толковании договора» следует, что в силу п.3 ст.154, п.1 ст.432 ГК РФ договор считается заключенным, если между сторонами достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. Соглашение сторон может быть достигнуто путем принятия (акцепта) одной стороной предложения заключить договор (оферты) другой стороной (п.2 ст.432 ГК РФ) путем совместной разработки и согласования условий договора в переговорах иным способом, например, договор считается заключенным и в том случае, когда из поведения сторон явствует их воля на заключение договора (п.2 ст.158, п.3 ст.432 ГК РФ).
Достаточно наличие электронной формы (это может быть как отдельный документ, так и простая переписка), которая обеспечена надлежащим каналом связи. Таковым каналом связи может быть любой электронный канал.Чаще всего используют электронные почты (но он не единственный, есть ватсап, есть иные — соц. сети и т.д.), и его обязательно указывают в договоре. Для того, чтобы это соблюсти требуется в заявлении Принципала указывать эл. почту, а оферте вашу эл. почту.
Кроме того, следует разъяснить, что настоящий формат консультаций (вопрос-ответ в форме форума) не позволяет точно решить вопрос. У вас он на самом деле намного шире, чем заданные вопросы. Почему? Потому, что связан с построением юридической схемы бизнеса, отработкой вариантов заключения, исключением рисков, анализом существующей оферты, при необходимости её корректировки. Это возможно осуществить в рамках персональной консультации в чате.
С уважением,
юрист Квон Дмитрий Викторович.