Все это — онлайн, с заботой о вас и по отличным ценам.
Наш агент от своего имени арендует помещение под офис (жилое помещение на 1ом этаже)
Добрый день!
Наша компания (юрид.лицо) заключила агентский договор с ИП, с целью выявления потенциальных покупателей для нашей компании. Наш агент от своего имени арендует помещение под офис (жилое помещение на 1ом этаже).
Вопрос: можем ли мы возместить агенту ежемесячную арендную плату за арендованное им помещение?
Возместить в рамках договоренности вы можете любые расходы агента, как бы косвенно они не были связаны с договором.
Но вот другое дело — насколько это возмещение обоснованно, насколько эти расходы понесены именно в рамках выполнения вашего поручения. В рамках аренды офиса агентом — нужно установить, насколько именно для выполнения вашего поручения ему нужен офис, а если и нужен, только ли выполнением вашего поручения он там занимается.
А эту обоснованность вам может понадобиться подтвердить перед налоговыми органами в случае, если расходы по агентскому договору вы учтете при налогообложении при уменьшении налоговой базы (по налогу на прибыль или по УСН). Если вы муниципальная или государственная организация — обоснованность ваших расходов вам нудно будет подтверждать перед вышестоящим финансовым органом. Если вы организация, которая осуществляет регулируемую деятельность по тарифам — обоснованность расходов, включаемых в расчет тарифа, вам нудно будет обосновать перед тарифным органом.
Если вам эти расходы не потребуется нигде и ни перед кем обосновывать, вам достаточно просто документального обоснования факта несения агентом расходов (договора аренды + платежных документов об оплате этой аренды).
Но если вы предполагаете, что вам потребуется обосновывать связь этих расходов с вашим агентским договором (например, в налоговом органе, если вы планируете на эти расходы уменьшать налоговую базу) — то нужно совместно с вашим агентом продумать пакет дополнительных документов в обоснование этой связи.
Например, пусть он рассчитает объем человеко-часов — которые потребуются для исполнения обязанностей по агентскому договору. заложенных на месяц, и получится, например, что сотруднику потребуется полноценный рабочий день и полный месяц, чтобы выполнить этот объем услуг.
Также ваш агент может продумать — почему нужно эти услуги выполнять именно на стационарном рабочем месте (в чем суть услуг, вы пояснили не совсем полно, и я не могу представить, зачем для выявления потенциальных покупателей агенту нужен офис, но допустим, вы вместе с ним придумаете пристойное обоснование) — допустим, это обоснование он вам напишет не в отдельном документе, а прямо в том же самом письме, которым он будет просить вас возместить расходы.
Также можно отдельно продумать обоснование — что никаких других целей аренды офиса у агента нет, что этот офис нужен только в рамках агентского договора и не будет использоваться ни для какой другой деятельности. Может быть, ваш агент напишет в том же письме, что в офисе будет только то количество работников, которое работает на исполнение вашего агентского договора, и только документы по этому самому договору (но тогда это и фактически должно быть так).