В соответствии со ст. 173 ТК РФ Работникам, направленным на обучение работодателем или поступившим самостоятельно на обучение по имеющим государственную аккредитацию программам бакалавриата, программам специалитета или программам магистратуры по заочной и очно-заочной формам обучения и успешно осваивающим эти программы, работодатель предоставляет дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка для прохождения промежуточной аттестации на первом и втором курсах соответственно — по 40 календарных дней, на каждом из последующих курсов соответственно — по 50 календарных дней (при освоении образовательных программ высшего образования в сокращенные сроки на втором курсе — 50 календарных дней).
Однако следует учитывать, что данные гарантии предоставляются в случае если вы получаете данное образование впервые.
Что касается за сколько пишется заявление, то в ТК РФ это не урегулировано, а все иные правовые акты не должны ему противоречить, по этому не опоздали Вы. Смело требуйте учебный отпуск и не забудьте приложить справку вызов