Куда в первую очередь идти, какие документы при себе иметь и какие документы нужно оформить

Андрей, здравствуйте! 

Договор мены приравнен к договору купли-продажи.

При обмене ранее минимального срока владения наступают такие же налоговые последствия, как и при продаже: при получении дохода налогоплательщик обязан уплатить 13% НДФЛ (налоговый резидент). Несмотря на то, что цена будет равнозначная и фактически на руки никаких денег вы не получите.

Обмен (продажа) доли возможен только с соблюдением права преимущественной покупки других сособственников. Ваша мама должна быть должным образом уведомлена о данной сделке-выслать уведомление о продаже доли, указать стоимость и порядок расчетов либо получить от нее нотариальный отказ от покупки.

Сделка по обмену доли нотариальная.

Вам надо подготовить пакет документов (обоим сторонам): паспорта, ИНН, СНИЛСы, правоустанавливающие и правоподтверждающие документы на объекты недвижимости, нотариальный отказ от преимущественного права покупки или должным образом высланное уведомление о продаже доли, иные документы по запросу нотариуса.

Проверить нет ли расхождений в документах, технических ошибок. Заказать актуальные выписки ЕГРН на объекты и сравнить данные в Росреестре.

С уважением, Алсу Нафисовна.