Здравствуйте, Юлия!
Для составления документа Вам нужно обратиться в соответствующий раздела сайта или в чат к выбранному юристу.
В целом при написании такого письма (а фактически Вы делаете оферту)нужно руководствоваться ст. 435 Гражданского кодекса РФ.
Юлия, для более подробной, детальной проработки интересующего Вас вопроса, получения расширенной консультации (анализа имеющихся документов, действующих местных НПА) и (или) составления необходимых юридических документов (исков, претензий, договоров и др.) Вы можете обратиться ко мне в чат (кнопка «Сообщение юристу»). Всего доброго!