Ответственность за невыставленные закрывающие документы по договору

Здравствуйте, Егор, если я правильно прочитал Ваше имя.
Требованиями части 3 статьи 425 «Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая)» от 30.11.1994 № 51-ФЗ – далее по тексту ГК РФ

 3. Законом или договором может быть предусмотрено, что окончание срока действия договора влечет прекращение обязательств сторон по договору.

Договор, в котором отсутствует такое условие, признается действующим до определенного в нем момента окончания исполнения сторонами обязательства.

 
На основании изложенного  полагаю, что если у Вас отсутствует условие, указанное в абзаце 1 части 3 статьи 425 ГКРФ, то в Вашем случае более актуальным будет являться именно срок исполнения обязательства.
                Учитывая тот факт, что срок исполнения обязательства согласовывается сторонами, то нет оснований для контроля факта исполнения обязательств. Как правило срок исполнения обязательств контролирует противоположная сторона договора.
                Если уточните область, в которой Вы работаете, то я смогу более предметно представить ответ на Ваш вопрос. Надеюсь он Вам был полезен.
                С уважением Адвокат Харчевников В. В.

Добрый день, Yegor.

Мой начальник недавно обратил мое внимание на необходимость строжайшего контроля дат завершения договоров.

 Начальник прав — отсутствие закрывающих документом может быть расценено контролирующими органами как  нарушение правил бухгалтерского учета. 

Согласно статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» 

каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. 

Неужели нет периода, в который подготавливаются закрывающие документы, ведь они все равно находятся на подписании какое-то время и день-в-день обратно не приезжают, обычно?

Период указан в этой же статье Закона о бухучете:

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных.

То есть как только закончили выполнение работы (услуги) или провели иную хозяйственную операции, то сразу же нужно составить акт с заказчиком (накладную, иной первичный документ), по крайней мере — сразу же направить ему акт на подписание.

 каким рискам это может привести (штраф, предписание?)

За отсутствие или непредставление первичных документов предусмотрена налоговая и административная ответственность по ст.120 Налогового кодекса РФ и по статье 15.1 Кодекса РФоб административных правонарушениях в виде штрафа — от 5 000 -10 000 руб. и выше.

Т.е. никакие проверяющие органы (аудиторы) не могут предъявить нашей компании претензий к тому, что мы не подготовили закрывающие документы к концу действия договора и никакие штрафные и иные санкции не применяются, согласно действующего законодательства РФ?

Документы оформляются по мере совершения хозяйственных операций (получения денег, оказания услуги, передачи товара и т.п.), а не в момент окончания действия договора.

Поэтому в интересах компании наладить документооборот и своевременно оформлять закрывающие документы.

С уважением, Роман.

Здравствуйте Егор!
В соответствие со статьей 425 Гражданского кодекса РФ (далее по тексту ГК РФ):

Договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения.

Следовательно, нужно  обращать внимание и на  начальный момент заключения договора. Начальный момент -  эта дата (время) совершения сделки указываемая  вводной части договора.
Кроме того, статьей 433 ГК РФ предусмотрено:

Договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта.
Если в соответствии с законом для заключения договора необходима также передача имущества, договор считается заключенным с момента передачи соответствующего имущества (статья 224)

Контроль  дат завершения договоров (срок действия договора) так же имеет существенное юридическое значение. В договоре должно быть прописано не только порядок и сроки выполнения сторонами обязательств, но окончание действия договора в целом. Так в договоре может быть указано, что он действует до определенного времени или до исполнения сторонами своих обязательств. Именно от окончания срока действия договора зависят возможности подачи претензий и исков, исчисление срока исковой давности по требованиям.
Следует иметь в виду так же, что часть 4 статьи 425 ГК РФ определяет, что: 

Окончание срока действия договора не освобождает стороны от ответственности за его нарушение.

 
Вы пишите, что Ваш начальник в качестве объяснений сообщил, что в случае внезапной проверки, контролирующие органы могут применить какие-то санкции…
Что это за контролирующие органы Вы не пишите. Сторонами любого договора являются заказчик-исполнитель; доверитель-поверенный; продавец-покупатель и т.п. Именно между данными лицами при заключении сделки (договора) одностороннего или многостороннего возникают обязательства. Ни какие сторонние контролирующие органы не могут вмешиваться в процесс правоотношения в хозяйственно-предпринимательской деятельности сторон в части исполнения ими своих обязательств на условиях заключенного договора.
Важно что бы в договоре в порядке статьи 432 ГК РФ были соблюдены общие условия:

Договор считается заключенным, если между сторонами, в требуемой в подлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора.Существенными являются условия о предмете договора, условия, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.

Вероятно, Ваше руководство имело в виду составление  первичных документов отчетности  в бухгалтерии для  налогового органа. Здесь кончено нужно производить действия в рамках Закона РФ «О бухгалтерском учете.  
С уважением.