В любой момент по истечении установленного ст. 45 Гражданского кодекса Российской Федерации срока при наличии доказательств. Срока на подачу такого заявления не установлен, установлен лишь срок до истечения которого нельзя обращаться в суд (о нём как раз таки говорится в ст. 45 Гражданского кодекса Российской Федерации).
Заявление о признании гражданина умершим подается в соответствии с гражданским процессуальным кодексом в районный или городской суд по месту его последней регистрации или по месту проживания заинтересованного лица.
Необходимо подготовить доказательства его отсутствия по месту жительства, пригласить свидетелей. Судебный процесс занимает от 2 до 3 месяцев.
К заявлению в суд прилагаются (как минимум): гражданский паспорт истца, документ подтверждающий родственную связь с гражданином которого признают умершим, выписку из домовой книги, справку с места работы, документы из МВД о розыске гражданина, квитанцию об оплате государственной пошлины. Также прилагаются иные документы подтверждающие отсутствие гражданина и наличие оснований для признания его умершим. (например показания свидетелей, видеозаписи, справки и т.п.). Перечень документов определяется исходя из особенностей конкретного дела и может меняться. Для корректной подготовки заявления во избежание формального отказа (по причине того что забыли приложить документ, не верно оформили заявление) лучше всего обратиться к компетентному юристу.