Информационное письмо для заказчика

Мария, добрый день. 

Как можете вообщем-то, так и обосновывайте, Вы не обязаны это делать, если нужна помощь то это скорее к бизнес-консультантам, а не к юристам, с юридической же стороны согласно ст. 421 ГК РФ: 

4. Условия договора определяются по усмотрению сторон, кроме случаев, когда содержание соответствующего условия предписано законом или иными правовыми актами (статья 422).

Вы выставляете предложение, а заказчик уже решает соглашаться или нет, обоснование может быть только Ваше и уж никак не юридическое. 

Здравствуйте, Мария.

Предметом планируемого договора, насколько следует из вопроса является оказание услуг ЧОО. В соответствии со ст.709 ГК РФ, которая также может быть применена и к оказанию услуг

1. В договоре подряда указываются цена подлежащей выполнению работы или способы ее определения. При отсутствии в договоре таких указаний цена определяется в соответствии с пунктом 3 статьи 424 настоящего Кодекса.
2. Цена в договоре подряда включает компенсацию издержек подрядчика и причитающееся ему вознаграждение. 3. Цена работы может быть определена путем составления сметы.
В случае, когда работа выполняется в соответствии со сметой, составленной подрядчиком, смета приобретает силу и становится частью договора подряда с момента подтверждения ее заказчиком.
4. Цена работы (смета) может быть приблизительной или твердой. При отсутствии других указаний в договоре подряда цена работы считается твердой.

Как составлять смету, должен знать Ваш экономист, это действительно не юридический вопрос. Если его нет в штате, то либо не заключать договор, либо привлекать экономиста со стороны.

Если же речь идет о подаче заявки в рамках Федерального закона «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 05.04.2013 N 44-ФЗ, то следует руководствоваться ст. 22, Федеральный закон от 05.04.2013 N 44-ФЗ (ред. от 27.06.2019) «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» {КонсультантПлюс}