Андрей добрый день.
Я бы не советовал Вам в качестве доказательства в суде пытаться использовать подписной лист, с подписями собранными в индивидуальном порядке без проведения общего собрания.
Конечно все зависит от практики судов на местах, но как суд поймет, действительно ли в данном листе подписался собственник или нет. Хотя я и видел много решений, где суд принимал в качестве доказательств такие подписные листы, но Вам может и не повезти и Вы получите отказ.
Так что, как Вам ранее указали уважаемые коллеги, выступайте с инициативой о проведении общего собрания, можно в заочной форме.
Вот решение собрания точно будет относимым и допустимым доказательством для суда, а Ваш подписной лист, это лотерея в суде.
Если все же решите собирать подписи, то тут на мой взгляд паспортные данные не обязательны, вполне достаточно указать фио, документ, на основании которого принадлежит право собственности и номер, дата записи в ЕГРН, если право зарегистрировано. Кроме того, Вам нужны сведения о количестве квартир в доме (например справку из управляющей компании или архитектуры), а также придется заказать выписки из ЕГРН на каждую квартиру. Основная проблема будет, если право собственника не будет зарегистрировано в ЕГРН, тогда для суда нужна будет как минимум копия правоустанавливающего документа собственника, которую Вам врят ли дадут.
При это Вам конечно нужно получить согласие 100 % собственников квартир, так как согласно п. 3 ст. 36 ЖК РФ
Уменьшение размера общего имущества в многоквартирном доме возможно только с согласия всех собственников помещений в данном доме путем его реконструкции.
Вообще, как ранее указал, я Вам не советую идти с подписным листом, а лучше попытайтесь провести внеочередное общее собрание собственников.
Если конечно квартир в доме очень мало, можете заверить согласия у нотариуса, но это финансовые затраты.
Удачи, надеюсь, что смог Вам помочь.