Все это — онлайн, с заботой о вас и по отличным ценам.
Как минимизировать набор документов при оказании услуг?
Здравствуйте!
Ситуация: я (ИП) оказываю услуги по настройке рекламы для интернет-магазинов. Мои клиенты бывают как ИП, так и ООО.
Услуга оказывается мною в двух форматах:
Формат №1. Я один раз настраиваю рекламу (за 7-14 дней) и на этом моя работа выполнена.
Формат №2. Я беру клиента на ведение: мы заключаем договор на определённый срок, на протяжении которого я постоянно улучшаю рекламу, слежу за ней, снимаю показатели, предоставляю регулярную отчётность клиенту и т.д.
Сейчас при обоих форматах с клиентом я заключаю договор об оказании услуг, к нему идёт приложение с детализацией услуг и форма акта об оказании услуг.
Потребность: сократить количество бумаги и до предела минимизировать документооборот, поскольку он отнимает много времени и сил.
Вопрос: до какого минимума я могу сократить набор документов и в первом, и во втором формате, без риска для себя? Важно, чтобы при этом у меня впоследствии не возникло каких-либо проблем из-за того, что чего нет на руках и т.д. Хотелось бы, чтобы всё было гладко с документами в контексте общения с налоговой.
(Если это важно, то отмечу, что сейчас моя бухгалтерия ведётся на аутсорсе в банке, где обслуживается мой расчётный счёт, и все налоги считаются бухгалтерами банка - они просто присылают мне счета на подпись)
Может быть какие-то документы необязательно высылать в распечатанном виде, а можно просто обмениваться с клиентами подписанными сканами? Может что-то вообще не нужно?
Например, у меня небольшой средний чек + я работаю по предоплате, поэтому не боюсь, что клиент меня обманет и не оплатит работу. Может быть с учётом этого можно убрать хотя бы часть "бумаги"?
Нашёл такой пример, когда есть договор-оферта, который автоматически принимается при оплате услуг, и не нужно ничего печатать и т.д. https://roman.ua/legalru/. Но он составлен украинским предпринимателем, и я не знаю, имеет ли он полную правовую силу в российском правовом поле. Однако в идеале хотелось бы работать по такому же.
Вопрос: до какого минимума я могу сократить набор документов и в первом, и во втором формате, без риска для себя?Александр
Александр, добрый вечер.
я заключаю договор об оказании услуг, к нему идёт приложение с детализацией услуг и форма акта об оказании услуг.Александр
данный пакет документов стандартен и к сожалению сократить его невозможно, В ваших же интересах.
Договор нужен, чтобы в нем отразхить стоимость и сроки выполения работ.
Детализация услуг — чтоб исключить вариант того, что Вы что — то не сделали или сделали некачественно.
А акт — подтверждение того, что работы Вами выполнены в полном объеме.
Можете в договоре указать следующую формулировку:
Направление документов допускается путем направления на адрес электронной почты, указанной в п. ___ договора. Скан-копии документов, направленные по адресу электронной почты, будут иметь юридическую силу.
А вообще конечно приемлемый вариант:
Вся документация направляется сторонами по средствам почтойвой связи заказными письмами с уведомлением по адресам, указанным в п. ____ договора. Первоначальное направление документов допускается путем направления на адрес электронной почты, указанной в п.___договора с последующим направлением почтовой связью. Контактным лицом со стороны Клиента является: _________, email __________
И т.к. у вас имеется предоплата и акты все подписываются, то в будущем судебные разбирательства исключены.
В договоре Вы вправе прописать любые условия обмена документами, свободу договора никто не отменял.
Статья 421 ГК РФ Свобода договора
1. Граждане и юридические лица свободны в заключении договора.
Понуждение к заключению договора не допускается, за исключением случаев, когда обязанность заключить договор предусмотрена настоящим Кодексом, законом или добровольно принятым обязательством.
2. Стороны могут заключить договор, как предусмотренный, так и не предусмотренный законом или иными правовыми актами. К договору, не предусмотренному законом или иными правовыми актами, при отсутствии признаков, указанных в пункте 3 настоящей статьи, правила об отдельных видах договоров, предусмотренных законом или иными правовыми актами, не применяются, что не исключает возможности применения правил об аналогии закона (пункт 1 статьи 6) к отдельным отношениям сторон по договору.
и я не знаю, имеет ли он полную правовую силу в российском правовом поле. Однако в идеале хотелось бы работать по такому же.Александр
Александр, добрый вечер! Да, такой вариант вполне допустим но можно просто избавится от бумажных договоров переведя их исключительно в «цифру». Согласно ст. 434 ГК
2. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.
Электронным документом, передаваемым по каналам связи, признается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.
форма, размещенная на сайте по сути является публичной офертой, предусмотренной ч. 2 ст. 437
в том числе ей может быть предусмотрен порядок направления заказа на вашу ЭП с ЭП указанной заказчиком с указанием на номер договора (если технически не сложно сделать присвоение нумерации), порядок оплаты и т.д. т.е. в принципе все можно перевести в «цифру», детализация, как отметила коллега, в некоторых случаях нужна вам самому чтобы избежать разногласий по каким то объемным работам, но эта детализация также может иметь место в рамках переписки по ЭП или другими способами, исключающими бумажный оборот
Александр, доброго вечера!
Формат №2. Я беру клиента на ведение: мы заключаем договор на определённый срок, на протяжении которого я постоянно улучшаю рекламу, слежу за ней, снимаю показатели, предоставляю регулярную отчётность клиенту и т.д.здесь особо уменьшить нельзя, так как это договор на абонентское обслуживание. можно сделать только попроще с актами указав про их автоподписание, т.е. Вы их просто отправляете, а если клиент не заявит мотивированного возражения в течение N-дней, то они подписаны. + каждая последующая оплата является подтверждение приемки услуг за предшествующих месяц.
Формат №1. Я один раз настраиваю рекламу (за 7-14 дней) и на этом моя работа выполнена.
А здесь действительно можно. Вам нужен один грамотный договор-оферта на сайте. Дальше Вы просто будете отправлять счета и в случае их оплаты они будут присоединяться к договору оферты путем его акцепта, т.е. оплаты. Единственное в счете необходимо будет подробно указывать про тз. Коротко, но подробно. Дальше Вы просто отправляете акт по факту оказания услуг и все.
Например, у меня небольшой средний чек + я работаю по предоплате, поэтому не боюсь, что клиент меня обманет и не оплатит работу. Может быть с учётом этого можно убрать хотя бы часть «бумаги»?Вы счастливый челок и профессионал. Я очень часто сталкиваюсь с такой ситуацией когда клиент получил аванс, все сделал, а потом из-за предирок требуют 100% возврата. Далеко всегда дело не только в получении денежных средств, но и в их дальнейшем удержании именно для этого и делается много «бумажек».