Добрый день.
Если вы собираетесь компенсировать причиненный ущерб официально, путем перевода денежных средств с указанием основания, то в бухгалтерию должна быть представлена вся документация. описывающая данное обстоятельство.
Первоначально должен быть составлен акт о произошедшем.
После этого потерпевшая организация должна обратиться к юридическому лицу с требованием о возмещении ущерба.
На основании поступившего письма должен быть издан приказ приказ о проведении проверки по данному факту, и проверка должна быть проведена.
При проверке должны быть установлены обстоятельства причинения вреда. и его виновник.
Проверка может быть оформлена любым документом — актом, заключением и др.
После окончания проверки и принятия решения о компенсации вреда потерпевшему, которое будет служить основанием для бухгалтерии при переводе суммы для погашения ущерба.
Непосредственно с причинителя вреда организация, в которой он работает. может взыскать денежные средства в размере его среднемесячного заработка (если он не материально ответственное лицо).
Если же причинитель вреда материально ответственное лицо, и имеется подписанный договор о полной материальной ответственности, с него может быть взыскан ущерб в полном размере.
В акт включить следующие данные:
Перечень имущества, предметов, вещей, которые пострадали в результате действий виновника;
Характер повреждений, а также исключение случайного фактора возникновения данной ситуации (в некоторых случаях);
Денежная сумма, которая покроет затраты собственника на ремонт или восстановление имущества или иных вещей;
Промежуток времени, в течение которого будет произведен расчет с собственником;
Иные положения, имеющие существенное значение для реализации процесса возмещения ущерба.
Считаю, что акт о причинении и возмещении ущерба уже будет доказывать факт действий лица, обязанного возместить причиненные убытки.