Соблюдение кассовой дисциплины, ответственность руководителя за превышение лимита кассы

Добрый день, Александр!

Кассовая дисциплина – это выполнение организациями правил совершения приходных и расходных операций с наличными денежными средствами и денежными документами, обеспечение соблюдения порядка расходования денег из выручки, лимитов остатков касс, сроков сдачи выручки в банк и т.п.

Так как Ваша организация имеет организационно-правовую форму  — ООО, то за ответственность за всю хозяйственную деятельность Общества несёт Генеральный директор Общества. В связи с чем, в независимости от количества касс в организации, перед налоговыми органами за кассовую дисциплину будет отвечать Генеральный директор. Внутри Общества Ген. директор вправе принять докуальные нормативные акты, регулирующие деятельность обеих касс, а также распределить между ними ответственность. Но это будет только внутренний документ, на основании которого директор вправе привлекать к дисциплинарной ответтсвенности работников (работников касс). Кассира лучше принять в бухгалтерию.

В положении о кассовой дисциплине (установочный, об учетной политике и т.д.) — предусмотрите соответствующие разделы для каждой ККМ. Примерное содержание: 

Порядок ведения кассовых операций за день (рабочую смену).

1. открытие кассовой смены: снятие утреннего X — отчета на кассовом аппарате, заполнение утренних показаний в журнале кассира-операциониста (форма КМ-4)
2. работа кассира на кассовом аппарате: пробитие чеков, оформление возвратов, товарных чеков.
3. снятие вечернего Z — отчета, заполнение вечерних показаний в журнале кассира-операциониста.
4. заполнение справки-отчета кассира операциониста (форма КМ-6)
5. заполнение кассовой книги

Дополнительные действия в течении дня:

• сдача наличности в банк при превышении лимита в кассе
• оформление приходных и расходных кассовых ордеров — ведение книги учета ордеров
• аккуратно сохраняйте все финансовые документы
• при отсутствии кассового аппарата вместо чеков выписывайте бланки строгой отчетности - БСО

Многим нравиться вести все четко, то есть заполнять книгу кассира-операциониста, своевременно и полностью переносить эти сведения в кассовую книгу, выписывать приходные и расходные ордера, и учиться аккуратно сохранять документы, которыми вы подтверждаете записи. На самом деле это все очень сложно и придется брать профессионала либо нанимать консалтинговую фирму. На практике обычно все происходит иначе:

Здесь мы опишем как ведут кассовую дисциплину предпринимателям (не важно ИП или ООО), для которых ведение кассовых операций это бюрократический груз. Поэтому они соблюдают только минимально необходимые условия для того, чтобы не нести материальную ответственность — не платить штрафы.

Законодатель Российской Федерации требует от предпринимателей и организаций при проведении кассовых операций выполнять три основных требования:

• ведение кассовой книги
• не превышать лимит денежной наличности
• использовать в установленном порядке контрольно-кассовую технику либо выписывать товарные чеки

Все остальные документы кассовой отчетности, такие как:

• журнал кассира — операциониста (форма КМ-4)
• расходные и приходные кассовый ордера
• справка кассира операциониста (форма КМ-6) и др.

не являются документами, за неведение или за неправильное ведение которых предусмотрена административная или какая либо другая ответственность.

Соответственно все что нужно сделать это:

1. купить кассовый аппарат. Если вы не обязаны использовать ККМ то отдавать покупателям товарные чеки (подробнее здесь).

2. установить лимит денежной наличности. Подробнее о лимите здесь.

3. ничего не делать(!). Но быть на чеку. Во время проверки кассовых операций налоговой инспекцией вы должны предоставить инспектору кассовую книгу за последние 2 месяца. Проверять кассовую отчетность более чем за два месяца налоговые инспектора хоть и имеют право, но оштрафовать за административное нарушение не смогут.

Обычно после налоговой проверки предприниматель может отложить визит в инспекцию на несколько дней сославшись на уважительный повод: заболел или уехал приходящий бухгалтер и др. За это время спокойно заполняется кассовая книга за последние 2 — 2,5 месяца, которая потом предъявляется в налоговую.

Если вы будете делать этот минимум, то никаких штрафов не будет, но нарушения будут — нарушения не законов, а всяких подзаконных актов, циркуляров и т.д. А за эти нарушения штрафов не предусмотрено.

Положение Центрального банка «О порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации»описывает требования к оборудованию кассы, в том числе в эти требования входят охранные сигнализации, отдельные зарешеченные помещения, и наличие несгораемого ящика – сейфа. Умелые инспектора под нарушение кассовой дисциплины подводят и отсутствие такого рабочего места. Это аналогично тому, как под неприменение ККМ подводят отсутствие голограммы. На самом деле закон напрямую не предусматривает наказание за это. Такие штрафы легко оспариваются в Арбитражном суде.

Контроль за ведением кассовой дисциплины осуществляют инспектора «Отдела оперативного контроля» соответствующих межрайонных налоговых инспекций.

К основным нарушениям кассовой дисциплины, а точнее говоря нарушениям порядка ведения кассовых операций относятся:

1. Неоприходование или недооприходование наличных денежных средств, то есть неучет или неполный учет выручки в кассовой книге.
2. Неиспользование контрольно-кассовой техники или использование не в установленном порядке. Подробнее смотрите в штрафы ККМ.
   Некоторые организация либо ИП не обязаны использовать контрольно-кассовую технику, но обязаны выписывать товарные чеки по требованию покупателя. Тут тоже часто возникают ситуации, когда налоговый инспектор имеет право наложить штраф. Подробнее о спорных ситуациях смотритездесь.
3. превышение установленного лимита остатка наличных денежных средств в кассе.

Здравствуйте

Кассовая дисциплина регламентирована ФЗ «О бухгалтерском учете» согласно ст.7 указанного закона   Руководитель общества (компании) обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо или заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.  Руководитель субъекта малого и среднего предпринимательства может принять ведение бухгалтерского учета на себя.

Согласно «Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» 

1.6. Кассовые операции ведутся у юридического лица, индивидуального предпринимателя кассовым или иным работником, определенным указанными лицами из числа своих работников (далее — кассир),с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись. При наличии у юридического лица, индивидуального предпринимателя нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира (далее — старший кассир). Кассовые операции могут проводиться руководителем.

Зачисление в штат лиц ответственных за кассовую дисциплину зависит от руководителя компании и организационного — штатного расписания компании.

Здравствуйте!
Согласно Закону «О бухгалтерском учете» руководитель  обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо или заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.

В данном случае важно, чтобы исполнение данных должносныех обязанностей было прописано в должностных инструкциях соответствующего работника, наименование должности которого должно соответствовать классификатору должностей — т.е. должен быть именно «бахгалтер», «кассир», а не к примеру «менеджер отдела». В какой отдел включить данную должность — это уже кадровая политика учреждения. Вместе с тем при доступе к материальным ценностям нескольких работников, обслуживающим кассу и производящим расчеты, следует установить коллективную материальную ответственность, заключив соответствующий договор, согласно которому ответственность будут нести все лица, имеющие доступ к центральной и другим кассам, а также принимающие платежи, осуществляющие расчеты, в том числе в отделе продаж.

Работодатель может заключать с работниками договоры о коллективной (бригадной) материальной ответственности (ст. 244,245  ТК РФ).

Указанные договоры можно заключать только с теми работниками, которые выполняют работы, включенные в Перечень (утв. Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85). В частности, такими работами являются: прием и выплата всех видов платежей; расчеты при продаже (реализации) товаров, продукции и услуг (в том числе не через кассу, через кассу, без кассы через продавца  или иное лицо, ответственное за осуществление расчетов).