Ирина, приветствую!
Согалсно п. 28 ст. 217 НК РФ предусмотрено освобождение от обложения НДФЛ доходов, полученных от организаций и предпринимателей в виде подарков, если их стоимость не превышает 4000 руб. за налоговый период. Поэтому если выдача сертификата оформлена в качестве подарка, то его стоимость, если она не превышает 4000 руб., освобождается от налогообложения. Сумма дохода в размере, превышающем установленный лимит, подлежит обложению НДФЛ по ставке 13% (Письма Минфина России от 04.04.2011 N 03-03-06/1/207, от 02.07.2012 N 03-04-05/9/809).
Когда выдача подарочного сертификата оформлена как выигрыш или приз, НДФЛ придется заплатить по гораздо большей ставке, но только если сумма выигрыша превысит 4000 руб. с начала налогового периода. Дело в том, что ст. 224 НК РФ установлено следующее: стоимость любых выигрышей и призов, получаемых в проводимых конкурсах, играх и других мероприятиях в целях рекламы товаров, работ и услуг, в части превышения размеров, указанных в п. 28 ст. 217 НК РФ, подлежит обложению НДФЛ по ставке 35% (Письмо Минфина России от 13.03.2012 N 03-04-05/3-292).
В свою очередь организация (или предприниматель), от которой граждане получают сертификаты в качестве подарка, признается налоговым агентом (Письмо Минфина России от 14.09.2012 N 03-04-06/6-279). Если эта организация не выплачивает данным физическим лицам каких-либо доходов в денежной форме, с которых можно было бы удержать НДФЛ, то применяются положения п. 5 ст. 226 НК РФ. При невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму НДФЛ налоговый агент обязан не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать НДФЛ и о его сумме.
Обязанность по исчислению, удержанию и уплате сумм НДФЛ с дохода налогоплательщика, полученного в виде любых выигрышей и призов в проводимых конкурсах, играх и других мероприятиях в целях рекламы товаров (работ, услуг), возлагается на российскую организацию, от которой он получил такой доход, признаваемую на основании ст. 226 НК РФ налоговым агентом.
У гражданина обязанность по декларированию дохода в виде выигрышей и призов, полученных в ходе мероприятий рекламного характера, возникает, только если НДФЛ не был удержан налоговым агентом.
____________________________________
Копия паспорта необходима для отчётности организации в подтверждение проведенной акции и участников акции. Достаточно направить 1 и 2 страницы паспорта. Если переживаете за обеспечение конфиденциальности переданных персональных данных, Вы можете запросить у организации соответствующее соглашение об обеспечении неразглашения персональных данных, с указанием целей их использования («Согласие на обработку персональных данных»).
Ирина, Письмо Минфина России от 19.04.2012 № 03-04-08/0-78 ("… Начисляемые бонусные баллы можно рассматривать как авансовую оплату физическим лицом стоимости товаров (работ, услуг), имущественных прав. При этом дохода у него также не возникает") применимо, только в случае надлежащего оформления компанией, проводившей акцию, условий начисления и списания бонусов, возврата физическому лицу части израсходованных средств в формате публичной оферты, размещенной на сайте компании (организатора акции) и в иных доступных источниках, и предусматривающей общие условия предоставления вознаграждений, распространяющихся на всех клиентов компании.