Документооборот внутри ООО + ошибки в договорах с контрагентами

Уважаемый Роман!

1. Обязательным с точки зрения корпоративного и трудового Законодательства является только Протокол о создании ООО и об избрании единоличного исполнительного органа + Приказ о назначении Гендиректора по совместительству и о совмещении им должности Главбуха. Желательно заключить с ним трудовой договор с описанием всех трудовых функций.

2. Нумерация любых документов должна осуществляться по порядку в календарном году, иначе при выездных и камеральных проверках могут возникнуть вопросы, хотя никаких штрафных санкций за это не предусмотрено. Т.к. Приказ — это внутренний документ, а Ваше ООО совсем «свежее», поменяйте нумерацию на правильную.

3. А вот документооборот с контрагентами — это важно. Вы должны поставить контрагента в известность о допущенной ошибке и срочно заменить документы. Ни в коем случае не исправляйте чужие документы! Если у них пройдёт проверка, будут обнаружены несовпадения, которые наверняка могут привести к искажению отчётности. А искажение данных по декларациям и отчётности может привести к неправильному исчислению налоговой базы или ошибкам в декларации (как пример см.ст.120 НК РФ). Наказывается только это (ошибки в декларациях и неправильное исчисление налоговой базы). Ошибки в нумерации Договоров, счетов и Актов — это ладно, а вот даты, это важно.

У Вас пока мало времени прошло, так что исправьте всё и в дальнейшем осуществляйте контроль внимательнее.

Здравствуйте!
1 Роман, согласно законодательства РФ для того, чтобы ООО существовало необходимы Устав, протокол о создании ООО а также приказ№1 от первого дня существования ООО о назначении директора. Проблем с нумераций особо нет, я лично в одной из фирм видел литерную нумерацию и никогда проверки к этому не придирались.

2 Такое допустимо, никаких санкций не будет применяться к организации, ведь приказы регулируют внутреннюю деятельность ООО и никак не сказываются на законности самого факта издания таких приказов.

3 Что касается ошибок, то нужно смотреть какие именно это ошибки. Понимаете если это какая то мелочь, например лишнюю букву в наименовании Вашей организации допустили или наоборот пропустили, то это мелочь, заключается дополнительное соглашение с контрагентом о том, что название программы читать в следующей редакции (как пример) и все ( по основаниям п.1 ст.453 ГК РФ)

Однако в случаях, если:

условия договора не соответствуют закону или иному правовому акту (ст. 168 ГК РФ); условия договора выходят за пределы правоспособности одной из сторон договора или обеих сторон (ст. 173 ГК РФ); лицо, подписавшее договор, не имело на это полномочий (ст. 174 ГК РФ) то договор считается недействительным и нужно новый договор заключать. В противном случае ИФНС признает движение средств по договору незаконным и зачислит все налоговые санкции, которые только могут быть на данную сумму (увеличат налог, уменьшат вычет, оштрафуют плюс пени выставят). Это подробно прописано в главе 16 Налогового Кодекса РФ и подробно останавливаться на их перечислении и цитировании не стоит.

Здравствуйте!

1. Нет, обязателен не один приказ. Суть в том, что на предприятии должны быть в обязательном порядке определенные документы (штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка и т.д.), утверждаемые руководством. Соответственно, должен быть издан приказ об утверждении. Примерный перечень приказов об их утверждении: 

приказ об утверждении правил внутреннего трудового распорядка — ст. 189 ТК РФ;

приказ об утверждении положения о персональных данных работников — п. 10 ст. 86 ТК РФ;

приказ об утверждении положения об оплате труда — ст. 135 ТК РФ;

приказ об утверждении графика отпусков — ст. 123 ТК РФ;

приказ об утверждении учетной политики — п. 9 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008) (должна быть принята не позднее 90 дне со дня создания организации);

приказ об утверждении инструкции по делопроизводству (Приказ Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст «Об утверждении национального стандарта» ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007).

2. Приказы делятся на два раздела: 1) управленческие (кадры); 2) производственные. Каждая часть имеет свою нумерацию разделов и подразделов (п. 2.2. «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения», утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988).

3. Документы с контрагентами нужно исправлять. Нельзя оставить как есть или изменить только свои. Вам все равно при изменении своих надо будет получать подпись контрагента.

Например, акт, датированный до создания может повлечь разнообразные риски, все не опишешь, потому как не известно как будет развиваться ситуация дальше (судебный спор с контрагентом на предмет исполнения договора). Сейчас очевидно, что он не подтверждает факт исполнения договора. Кроме того, им нельзя подтвердить доходы (расходы) по договору. Такая ошибка, сама по себе или в совокупности с другими нарушениями, может быть квалифицирована ИФНС как грубое нарушение правил учета доходов — штраф 5000 рублей, а если это повлекло занижение налоговой базы — штраф в размере 10 % от суммы неуплаченного налога (ст. 120 НК РФ).

Уважаемый Роман!

1. Прошу привести подробный перечень приказов, и других внутренних
документов ООО, ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ в данной ситуации с точки зрения
законодательства РФ.

Учредительные и регистрационные документы:

• Учредительный договор (решение об учреждении),
  Устав,
• Свидетельство о регистрации,
• Свидетельство о постановке на налоговый учет в налоговом органе,
• Информационные письма о постановке на учет в фондах,
• Информационное письмо о присвоении кодов статистики,
• Протоколы собрания учредителей,
• Список участников общества.

Документы управленческого и кадрового учета:

• Правила внутреннего трудового
  распорядка (ПВТР),
• Положение о
  защите персональных данных работника,
• Штатное расписание
  (унифицированная форма Т-3),
• График отпусков
  (унифицированная форма Т-7),
• График сменности, если есть сменная работа,
• Положение о нормировании
  труда и положение о нормах выработки если используется
  сдельная форма оплаты труда работников.
• Трудовые договора с работниками,
• Табель учета рабочего времени,
• Должностные инструкции,
• Комплект документов по охране труда, пожарной и экологической безопасности.

Это перечень документов, который нужно сделать сейчас. Но на самом деле перечень документов довольно обширный и в процессе работы могут добавляться и иные документы, которые срочно иметь не обязательно, но Вы их добавите для оптимизации рабочего процесса (например — личные дела сотрудников, положения об отделах, положение о персонале и т.д.).

2. По поводу нумерации приказов: допускается ли нумерация не по порядку, например: 1, 5, 9, 11 или по порядку, но:

приказ №1 от 01.02.2013, приказ №2 от 01.04.2013, приказ №3 от
15.02.2013? Если такое недопустимо, каковы будут санкции со стороны
проверяющих органов за подобное нарушение?

Допускается свободная нумерация, штрафных санкций за это нет, поскольку они отражают Вашу внутреннюю деятельность. Но лучше придерживаться определенных рекомендаций. Нумерацию лучше делать сквозную, либо добавлять литер, соответствующий виду приказа. Вы можете исправить нумерацию и продолжить в соответствии с рекомендациями.

3. В документообороте с контрагентами были допущены ошибки в датах
(договоров, счетов, актов выполненных работ) — контрагент поставил не
тот месяц, например, январь вместо февраля (предприятия ещё не
существовало 01.01.2013). Что можно предпринять в такой ситуации?
Допустимо ли:

а). исправить даты только на своих копиях договоров, счетов, актов выполненных работ (если да, как это правильно сделать)?

б). оставить всё как есть, без изменений?

Каковы могут быть санкции со стороны проверяющих органов в случае «а» и «б»?

Если документы не внутренние, а идут за пределы организации (договора, акты), такие документы обязательно нужно исправлять совместно с контрагентом, чтобы у Вас не было разногласий. Здесь нужно действовать в зависимости от вида документа. Если это договора, то можно просто исправить или сделать дополнительные соглашения. Даты на счетах, актах нужно исправить путем замены документов на правильный вариант. При приведении документов в порядок, санкций не будет.

Удачи Вам!