Бесплатная консультация юриста в Москве
8 499 705-84-25
Поиск

Консультируйтесь с юристом онлайн

60 юристов готовы ответить сейчас
Ответ за 15 минут
60 юристов сейчас на сайте
  1. Категории
  2. Общие вопросы

Документооборот внутри ООО + ошибки в договорах с контрагентами

Здравствуйте!

Приведу краткую информацию о предприятии (ООО):

гос. регистрация - январь 2013г.

основной вид деятельности - 72.20

два учредителя, один из них является директором - внешний совместитель (основное место работы - другая организация)

налоговый режим - УСН (доходы 6%)

директор является также главным бухгалтером и выполняет работы по договорам с контрагентами (правда помогает 2-й учредитель - пока что не официально :-) )

планируется принять на работу ещё 2-х ДИСТАНЦИОННЫХ работников.

1. Прошу привести подробный перечень приказов, и других внутренних документов ООО, ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ в данной ситуации с точки зрения законодательства РФ.

2. По поводу нумерации приказов: допускается ли нумерация не по порядку, например: 1, 5, 9, 11 или по порядку, но:

приказ №1 от 01.02.2013, приказ №2 от 01.04.2013, приказ №3 от 15.02.2013 ? Если такое недопустимо, каковы будут санкции со стороны проверяющих органов за подобное нарушение?

3. В документообороте с контрагентами были допущены ошибки в датах (договоров, счетов, актов выполненных работ) - контрагент поставил не тот месяц, например, январь вместо февраля (предприятия ещё не существовало 01.01.2013). Что можно предпринять в такой ситуации? Допустимо ли:

а). исправить даты только на своих копиях договоров, счетов, актов выполненных работ (если да, как это правильно сделать)?

б). оставить всё как есть, без изменений?

Каковы могут быть санкции со стороны проверяющих органов в случае "а" и "б"?

Заранее благодарю за ответы!

01 Июля 2013, 01:22, вопрос №114656 Роман, г. Краснодар
900 стоимость
вопроса
вопрос решён
Свернуть

Ответы юристов (15)

  • Юрист - Богушевская Елена

    Уважаемый Роман!

    1. Обязательным с точки зрения корпоративного и трудового Законодательства является только Протокол о создании ООО и об избрании единоличного исполнительного органа + Приказ о назначении Гендиректора по совместительству и о совмещении им должности Главбуха. Желательно заключить с ним трудовой договор с описанием всех трудовых функций.

    2. Нумерация любых документов должна осуществляться по порядку в календарном году, иначе при выездных и камеральных проверках могут возникнуть вопросы, хотя никаких штрафных санкций за это не предусмотрено. Т.к. Приказ — это внутренний документ, а Ваше ООО совсем «свежее», поменяйте нумерацию на правильную.

    3. А вот документооборот с контрагентами — это важно. Вы должны поставить контрагента в известность о допущенной ошибке и срочно заменить документы. Ни в коем случае не исправляйте чужие документы! Если у них пройдёт проверка, будут обнаружены несовпадения, которые наверняка могут привести к искажению отчётности. А искажение данных по декларациям и отчётности может привести к неправильному исчислению налоговой базы или ошибкам в декларации (как пример см.ст.120 НК РФ). Наказывается только это (ошибки в декларациях и неправильное исчисление налоговой базы). Ошибки в нумерации Договоров, счетов и Актов — это ладно, а вот даты, это важно.

    У Вас пока мало времени прошло, так что исправьте всё и в дальнейшем осуществляйте контроль внимательнее.

    01 Июля 2013, 02:08
    Ответ юриста был полезен? + 0 - 0
    Свернуть
  • Адвокат - Попов Вадим Андреевич

    Здравствуйте!
    1 Роман, согласно законодательства РФ для того, чтобы ООО существовало необходимы Устав, протокол о создании ООО а также приказ№1 от первого дня существования ООО о назначении директора. Проблем с нумераций особо нет, я лично в одной из фирм видел литерную нумерацию и никогда проверки к этому не придирались.

    2 Такое допустимо, никаких санкций не будет применяться к организации, ведь приказы регулируют внутреннюю деятельность ООО и никак не сказываются на законности самого факта издания таких приказов.

    3 Что касается ошибок, то нужно смотреть какие именно это ошибки. Понимаете если это какая то мелочь, например лишнюю букву в наименовании Вашей организации допустили или наоборот пропустили, то это мелочь, заключается дополнительное соглашение с контрагентом о том, что название программы читать в следующей редакции (как пример) и все ( по основаниям п.1 ст.453 ГК РФ)

    Однако в случаях, если:

    условия договора не соответствуют закону или иному правовому акту (ст. 168 ГК РФ); условия договора выходят за пределы правоспособности одной из сторон договора или обеих сторон (ст. 173 ГК РФ); лицо, подписавшее договор, не имело на это полномочий (ст. 174 ГК РФ) то договор считается недействительным и нужно новый договор заключать. В противном случае ИФНС признает движение средств по договору незаконным и зачислит все налоговые санкции, которые только могут быть на данную сумму (увеличат налог, уменьшат вычет, оштрафуют плюс пени выставят). Это подробно прописано в главе 16 Налогового Кодекса РФ и подробно останавливаться на их перечислении и цитировании не стоит.

    01 Июля 2013, 05:35
    Ответ юриста был полезен? + 0 - 0
    Свернуть
  • Юрист - Фролов Андрей
    получен
    гонорар
    50%
    Юрист
    Общаться в чате

    Здравствуйте!

    1. Нет, обязателен не один приказ. Суть в том, что на предприятии должны быть в обязательном порядке определенные документы (штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка и т.д.), утверждаемые руководством. Соответственно, должен быть издан приказ об утверждении. Примерный перечень приказов об их утверждении: 

    приказ об утверждении правил внутреннего трудового распорядка — ст. 189 ТК РФ;

    приказ об утверждении положения о персональных данных работников — п. 10 ст. 86 ТК РФ;

    приказ об утверждении положения об оплате труда — ст. 135 ТК РФ;

    приказ об утверждении графика отпусков — ст. 123 ТК РФ;

    приказ об утверждении учетной политики — п. 9 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008) (должна быть принята не позднее 90 дне со дня создания организации);

    приказ об утверждении инструкции по делопроизводству (Приказ Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст «Об утверждении национального стандарта» ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007).

    2. Приказы делятся на два раздела: 1) управленческие (кадры); 2) производственные. Каждая часть имеет свою нумерацию разделов и подразделов (п. 2.2. «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения», утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988).

    3. Документы с контрагентами нужно исправлять. Нельзя оставить как есть или изменить только свои. Вам все равно при изменении своих надо будет получать подпись контрагента.

    Например, акт, датированный до создания может повлечь разнообразные риски, все не опишешь, потому как не известно как будет развиваться ситуация дальше (судебный спор с контрагентом на предмет исполнения договора). Сейчас очевидно, что он не подтверждает факт исполнения договора. Кроме того, им нельзя подтвердить доходы (расходы) по договору. Такая ошибка, сама по себе или в совокупности с другими нарушениями, может быть квалифицирована ИФНС как грубое нарушение правил учета доходов — штраф 5000 рублей, а если это повлекло занижение налоговой базы — штраф в размере 10 % от суммы неуплаченного налога (ст. 120 НК РФ).

    01 Июля 2013, 05:35
    Ответ юриста был полезен? + 2 - 0
    Свернуть
  • Юрист - Фролова Надежда
    получен
    гонорар
    50%
    Юрист, г. Москва
    Общаться в чате

    Уважаемый Роман!

    1. Прошу привести подробный перечень приказов, и других внутренних
    документов ООО, ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ в данной ситуации с точки зрения
    законодательства РФ.

    Учредительные и регистрационные документы:

    • Учредительный договор (решение об учреждении),
      Устав,
    • Свидетельство о регистрации,
    • Свидетельство о постановке на налоговый учет в налоговом органе,
    • Информационные письма о постановке на учет в фондах,
    • Информационное письмо о присвоении кодов статистики,
    • Протоколы собрания учредителей,
    • Список участников общества.

    Документы управленческого и кадрового учета:

    • Правила внутреннего трудового
      распорядка (ПВТР),
    • Положение о
      защите персональных данных работника,
    • Штатное расписание
      (унифицированная форма Т-3),
    • График отпусков
      (унифицированная форма Т-7),
    • График сменности, если есть сменная работа,
    • Положение о нормировании
      труда и положение о нормах выработки если используется
      сдельная форма оплаты труда работников.
    • Трудовые договора с работниками,
    • Табель учета рабочего времени,
    • Должностные инструкции,
    • Комплект документов по охране труда, пожарной и экологической безопасности.

    Это перечень документов, который нужно сделать сейчас. Но на самом деле перечень документов довольно обширный и в процессе работы могут добавляться и иные документы, которые срочно иметь не обязательно, но Вы их добавите для оптимизации рабочего процесса (например — личные дела сотрудников, положения об отделах, положение о персонале и т.д.).

    2. По поводу нумерации приказов: допускается ли нумерация не по порядку, например: 1, 5, 9, 11 или по порядку, но:

    приказ №1 от 01.02.2013, приказ №2 от 01.04.2013, приказ №3 от
    15.02.2013? Если такое недопустимо, каковы будут санкции со стороны
    проверяющих органов за подобное нарушение?

    Допускается свободная нумерация, штрафных санкций за это нет, поскольку они отражают Вашу внутреннюю деятельность. Но лучше придерживаться определенных рекомендаций. Нумерацию лучше делать сквозную, либо добавлять литер, соответствующий виду приказа. Вы можете исправить нумерацию и продолжить в соответствии с рекомендациями.

    3. В документообороте с контрагентами были допущены ошибки в датах
    (договоров, счетов, актов выполненных работ) — контрагент поставил не
    тот месяц, например, январь вместо февраля (предприятия ещё не
    существовало 01.01.2013). Что можно предпринять в такой ситуации?
    Допустимо ли:

    а). исправить даты только на своих копиях договоров, счетов, актов выполненных работ (если да, как это правильно сделать)?

    б). оставить всё как есть, без изменений?

    Каковы могут быть санкции со стороны проверяющих органов в случае «а» и «б»?

    Если документы не внутренние, а идут за пределы организации (договора, акты), такие документы обязательно нужно исправлять совместно с контрагентом, чтобы у Вас не было разногласий. Здесь нужно действовать в зависимости от вида документа. Если это договора, то можно просто исправить или сделать дополнительные соглашения. Даты на счетах, актах нужно исправить путем замены документов на правильный вариант. При приведении документов в порядок, санкций не будет.

    Удачи Вам!

    01 Июля 2013, 08:35
    Ответ юриста был полезен? + 2 - 0
    Свернуть

    Уточнение клиента

    Уважаемая Надежда, благодарю Вас за содержательный ответ!

    По поводу Ваших слов:

    "Если это договора, то можно просто исправить или сделать дополнительные соглашения. Даты на счетах, актах нужно исправить путем замены документов на правильный вариант."

    есть "небольшая" загвоздка - ссылки на эти документы и на их даты уже существуют в банковских документах (оплаченные п/п), например, в назначении платежа - "...по договору №15 от 01.01.2013г, акт в/р от 15.01.2013г...". Перечислите, пожалуйста, подробно последовательность моих действий для исправления такой ошибки.

    И по списку перечисленных Вами документов:

    "Комплект документов по охране труда, пожарной и экологической безопасности." - если я правильно понимаю, если юр. адрес = адрес проживания директора и никакого офиса у организации (пока) нет, т.е. фактический адрес - это жилое помещение, то на тему пожарной и экологической безопасности можно НЕ беспокоиться, правильно?

    01 Июля 2013, 11:46
  • Юрист - Фролов Андрей
    получен
    гонорар
    50%
    Юрист
    Общаться в чате

    Вы укажите, пожалуйста, точно саму ошибку.

    01 Июля 2013, 11:58
    Ответ юриста был полезен? + 0 - 0
    Свернуть

    Уточнение клиента

    Уважаемый Андрей!

    Ошибка заключается в том, что даты документов (договоров, актов, счетов) указаны такие, когда организации ещё не существовало! Причём дело осложняется тем, что и даты, и номера этих документов фигурируют в назначении платёжных поручений контрагентов (т.е. уже прошли через 2 банка - организации контрагента и рассматриваемого ООО), так что просто взять и заменить их (договора, акты, счета) уже НЕ получится (IMHO)...

    Здесь же могу заметить, что несмотря на такие ошибки, занижения налоговой базы НЕ произошло - в этом я уверен :-)

    Теперь, как я понимаю, предстоит какой-то дополнительный документооборот с организацией-контрагентом (кстати, это бюджетная организация) с целью КОРРЕКТИРОВКИ ошибочных дат, однако я не знаю как это правильно оформляется.

    01 Июля 2013, 12:23
  • Юрист - Фролов Андрей
    получен
    гонорар
    50%
    Юрист
    Общаться в чате

    Да и все приведенные здесь документы все же не исчерпывающие, их больше. Здесь приведены основные.

    01 Июля 2013, 12:05
    Ответ юриста был полезен? + 0 - 0
    Свернуть
  • Юрист - Фролов Андрей
    получен
    гонорар
    50%
    Юрист
    Общаться в чате

    Да здесь сам по себе дополнительный документооборот, думается, не исправит ошибку. На мой взгляд, надо:

    1) переделать все документы (договор, акт, счет), внеся новую дату;

    2) согласовать с бухгалтерией контрагента и направить им исправленное заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении;

    3) согласовать с обслуживающим Вас операционистом, а затем обратиться заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении в банк о внесении исправлений по дате платежа, обосновав тем, что ошибка явная, так как на дату договора стороны договора не существовало.

    Даже если банк не сделает исправления, у Вас будут доказательства действий по исправлению ошибки, и у ИФНС не будет претензий.

    01 Июля 2013, 12:39
    Ответ юриста был полезен? + 0 - 0
    Свернуть

    Уточнение клиента

    Уважаемый Андрей!

    в часть Вашего ответа:

    "...в банк о внесении исправлений по дате платежа , обосновав тем, что ошибка явная, так как на дату договора стороны договора не существовало." на всякий случай внесу ясность: по дате платежа всё отлично - она адекватная, ерунда написана ТОЛЬКО в назначении платежа (собственно именно поэтому и нельзя просто так заменить документы на исправленные). Надеюсь Вы правильно поняли мою ситуацию.

    01 Июля 2013, 14:07
  • Юрист - Фролова Надежда
    получен
    гонорар
    50%
    Юрист, г. Москва
    Общаться в чате

    «Комплект документов по охране труда, пожарной и экологической
    безопасности.» — если я правильно понимаю, если юр. адрес = адрес
    проживания директора и никакого офиса у организации (пока) нет, т.е.
    фактический адрес — это жилое помещение, то на тему пожарной и
    экологической безопасности можно НЕ беспокоиться, правильно?

    Извините, не было возможности сразу ответить. Вы совершено правильно поняли, если нет офиса, то не нужно, но это только касаемо пожарной и экологической безопасности. Комплект по охране труда все же следует сделать.

    01 Июля 2013, 12:48
    Ответ юриста был полезен? + 0 - 0
    Свернуть
  • Юрист - Фролова Надежда
    получен
    гонорар
    50%
    Юрист, г. Москва
    Общаться в чате

    есть «небольшая» загвоздка — ссылки на эти документы и на их даты уже
    существуют в банковских документах (оплаченные п/п), например, в
    назначении платежа — "… по договору №15 от 01.01.2013г, акт в/р от
    15.01.2013г...". Перечислите, пожалуйста, подробно последовательность
    моих действий для исправления такой ошибки.

    В ответе на этот вопрос я солидарна с Фроловым Андреем. Описанный им вариант наиболее приемлем.

    01 Июля 2013, 12:51
    Ответ юриста был полезен? + 0 - 0
    Свернуть
  • Адвокат - Попов Вадим Андреевич

    фактический адрес — это жилое помещение, то на тему пожарной и экологической безопасности можно НЕ беспокоиться, правильно?

    Да, тогда подобные документы не нужны

    Ошибка заключается в том, что даты документов (договоров, актов, счетов) указаны такие, когда организации ещё не существовало!

    Тогда нужно просто переписывать все договоры более поздним числом. Это единственное что поможет

    01 Июля 2013, 13:12
    Ответ юриста был полезен? + 0 - 0
    Свернуть
  • Юрист - Фролов Андрей
    получен
    гонорар
    50%
    Юрист
    Общаться в чате

    ерунда написана ТОЛЬКО в назначении платежа (собственно именно поэтому и нельзя просто так заменить документы на исправленные). Надеюсь Вы правильно поняли мою ситуацию.

    Возможно не понял. Еще раз. У Вас есть платежка с проблемным назначением платежа. Затем платежка ушла в банк, банк осуществил платеж с таким назначением, платеж кому-то пришел с таким же назначением. Технически, полагаю, банк может внести исправление в назначение платежа, если ему толково объяснить лишь причину и предоставить исправленные документы в подтверждение.

    01 Июля 2013, 14:31
    Ответ юриста был полезен? + 0 - 0
    Свернуть
  • Юрист - Фролов Андрей
    получен
    гонорар
    50%
    Юрист
    Общаться в чате

    Если у Вас в назначении указано, что платеж был по договору перевозки клоунов, а надо по договору аренды, причем оба договора датированы после регистрации юрлица, то будет проблема, согласен. Если же в назначении платежа указан договор с датой до регистрации фирмы, думаю можно все поставить на места (он просто не мог тогда существовать — так и объяснить банку). В ином случае, можно ограничиться простым обращением, а там уж пойдет банк на встречу или нет — особо не имеет значения. Главное, что на руках будет подтверждение того, что Вы обнаружили у себя нарушение и желали его исправить.

    01 Июля 2013, 14:40
    Ответ юриста был полезен? + 0 - 0
    Свернуть

    Уточнение клиента

    судя по Вашему ответу: "...Если же в назначении платежа указан договор с датой до регистрации фирмы, думаю можно все поставить на места (он просто не мог тогда существовать — так и объяснить банку)..."

    я вижу, что теперь Вы меня поняли на 100%, т.е. я могу действовать по Вашему плану (ответ 01 Июля 2013, 13:39):

    1) переделать все документы (договор, акт, счет), внеся новую дату;

    2) согласовать с бухгалтерией контрагента и направить им исправленное заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении;

    и затем отправить ЗАКАЗНОЕ письмо с описью вложения контрагенту с требованием обратиться в свой банк для исправления дат в назначении платежа (т.к. это он допустил ошибку в назначении платежа при оплате).

    В итоге у меня должны остаться экземпляры исправленных документов (естественно подписанных контрагентом) + документ, подтверждающий моё требование к контрагенту исправить допущенную им ошибку. А пойдёт ему навстречу банк или нет меня уже НЕ волнует, всё правильно?

    01 Июля 2013, 17:25
  • Юрист - Богушевская Елена

    Самый простой и действенный способ (проверено на практике неоднократно): пишите письмо контрагенту с извинениями и указаниями на ошибку, которая прошла по документообороту и в т.ч. по банку и просите написать письмо, что в «Назначении платежа допущена ошибка. Просьба читать......». Договор, счёт и Акт правите и переподписываете с контрагентом, а письмо контрагента прикладываете к платёжке. Всё. Банку всё равно. Он ничего править не будет, т.к. платёжку не он делал.

    По списку т.н. необходимых документов: понятное дело, что учредительные документы и Приказы о назначении обязательны. Если будут ещё сотрудники, можно составить штатное расписание. Всё остальное, поверьте, не так уж и обязательно (за исключением трудовых договоров). Главное, чтобы у ВАс был бухгалтер или бухгалтерская фирма, которая ВАс обслуживает и правильно оформляет все отчётные и бухгалтерские документы. В противном случае Вы сейчас в бумажках закопаетесь ненужных, а реальная работа у Вас уже с ошибок началась.

    01 Июля 2013, 15:33
    Ответ юриста был полезен? + 0 - 0
    Свернуть
  • Юрист - Фролов Андрей
    получен
    гонорар
    50%
    Юрист
    Общаться в чате

    В итоге у меня должны остаться экземпляры исправленных документов (естественно подписанных контрагентом) + документ, подтверждающий моё требование к контрагенту исправить допущенную им ошибку. А пойдёт ему навстречу банк или нет меня уже НЕ волнует, всё правильно?

    Да, поэтому волноваться не о чем. 

    01 Июля 2013, 17:40
    Ответ юриста был полезен? + 0 - 0
    Свернуть
  • Юрист - Фролова Надежда
    получен
    гонорар
    50%
    Юрист, г. Москва
    Общаться в чате

    Всё остальное, поверьте, не так уж и обязательно (за исключением трудовых договоров). Главное, чтобы у ВАс был бухгалтер или бухгалтерская фирма, которая ВАс обслуживает и правильно оформляет все отчётные и бухгалтерские документы.

    Не согласна с таким высказыванием, коллега заблуждается. Не только бухгалтерские документы важны. Давно работаю с организациями и довольно часто сталкивалась, что даже при штате в 2-3 человека, при отсутствии определенных документов, наличие которых обязательно, приводит к печальным последствиям. При проверке контролирующих органов можно «нарваться на штрафы» и на довольно большие (даже из-за отсутствия одного документа). То что организация еще новая, ничего не значит. Поверьте, я говорю не голословно, сталкивалась с этим лично и приходилось исправлять ситуацию. Поэтому лучше не рисковать, а найти время и сделать все грамотно на начальном этапе, хотя бы при помощи типовых форм. Здесь мы не затронули также еще такой вопрос, как аттестация рабочих мест, которая также должна быть. Но поскольку это нововведение еще до конца не разобрано и периодически претерпевает изменения, можно пока не заострять на нем внимание. Кроме того, судебная практика по данному вопросу не сложилась.

    Роман, лучше потратить дополнительное время и заранее подстраховаться, оформив все надлежащим образом. Могу оказать посильную помощь, обращайтесь.

    01 Июля 2013, 19:51
    Ответ юриста был полезен? + 0 - 0
    Свернуть
stats