С 1 января 2020 года частично начнут действовать электронные трудовые книжки. Государственной Думой РФ третьем чтении рассмотрен законопроект об электронных трудовых книжках. Пенсионный фонд России уже разработал проект порядка представления информации о трудовой деятельности в электронном виде. Как изменения коснутся работника, и к чему стоит приготовиться работодателю?

История вопроса

На правительственном уровне переход на электронные трудовые книжки обсуждается уже как минимум с 2018 года.  Рассматривались два варианта – Минтруда России и рабочей группы по трудовому законодательству АНО «Цифровая экономика».  Основные спорные вопросы при переходе  – это способы и сроки, а также в соблюдении баланса между снижением издержек для бизнеса и защитой прав работников.

Результатом проведенной работы было внесение в Госдуму в июле 2019 пакета законопроектов об электронных трудовых книжках.

Были внесены следующие проекты законов:

№ 748684-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде)»;

№ 748744-7 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (о формировании сведений о трудовой деятельности застрахованного лица в электронном виде)»;

№ 748758-7 «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях в части установления административной ответственности за нарушение работодателем сроков представления сведений о трудовой деятельности либо за представление неполных и (или) недостоверных сведений».

Согласно перечисленным законопроектам переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться поэтапно.

2020 год.

С 1 января 2020 года вводится обязанность для работодателей ежемесячно представлять в Пенсионный фонд России сведения о работниках, включающие сведения о трудовой деятельности работника, страховой номер индивидуального лицевого счета, а также фамилию, имя, отчество работника, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки.

Сведения о трудовой деятельности работника будут включать информацию о самом работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении и основаниях прекращения трудового договора. Информацию об образовании и награждениях работника  включать в отчетность пока не планируется, однако во втором чтении в этой части возможны изменения.

В связи с тем, что первая отчетность должна быть представлена не позднее 15 февраля 2020 года необходимо заранее провести работу по подготовке локальных нормативных актов и обеспечить готовность автоматизированного рабочего места к передаче сведений о трудовой деятельности.

Законопроектом № 748744-7 определены ситуации, при которых в 2020 году работодателем направляются сведения о работниках по итогам прошедшего месяца. В частности, до 15 числа следующего за отчетным направляются сведения о работниках в следующих случаях:

– принятия на работу;
– перевод на другую постоянную работу;
– увольнение с работы;
– подачи работником заявления о выборе того или иного вида ведения трудовой книжки.

Если сведения в отношении работников в вышеперечисленных случаях предоставляется впервые, то работодатель одновременно представляет сведения об их трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года (т.е. о предыдущей трудовой деятельности у данного работодателя).

Необходимо отметить, что сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года должны быть представлены в Пенсионный фонд России по всем работникам, вне зависимости менялись их трудовые отношения или нет. Данная работа должна быть завершена не позднее 15 февраля 2021 года.

Для организаций с небольшой «текучестью» кадров и большой штатной численностью необходимо заранее распланировать в течение 2020 года подготовку сведений о трудовой деятельности работников по состоянию на 1 января 2020 года для исключения возможности нарушения срока, предусмотренного законопроектом  № 748744-7.

Кроме вышеперечисленной работы по представлению сведений о трудовой деятельности, в срок до 30 июня 2020 года работодатель должен письменно уведомить своих работников о нижеследующем:

об изменениях трудового законодательства, связанных с введением электронных трудовых книжек;

о праве работника сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки на бумажном носителе или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности (выбор осуществляется путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления в срок до 31 декабря 2020 года).

Предусматривается, что выбор, сделанный работником, должен быть зафиксирован в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

В течение 2020 года работодатель должен также проанализировать действующие в организации соглашения и коллективные договоры и в случае необходимости внести изменения предварительно согласовав изменения в установленном порядке с представителями работников.

2021 год.

Если 2020 год является годом подготовки к переходу на электронные трудовые книжки, то с 1 января 2021 года все нормы указанных проектов законов начнут действовать в полной мере.

В частности изменится порядок представления в Пенсионный фонд России сведений о работниках.

До 15 числа следующего за отчетным сведения о работниках представляются:
в случае перевода работника на другую постоянную работу;
в случае подачи работником заявления о выборе того или иного вида ведения трудовой книжки.

Не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения) сведения о работниках представляются:
в случаях приема на работу;
в случае увольнения работника.

Очевидно, что с 1 января 2021 года для специалистов, ведущих кадровое делопроизводство наступают тяжелые времена.

После 1 января 2021 года все «молчуны» (работники, непредставившие заявление о выборе порядка ведения трудовой книжки) автоматически сохраняют право на ведение работодателем трудовых книжек на бумажном носителе. Необходимо отметить кардинальное изменение законопроекта № 748684-7 в этой части между первым и вторым чтением.  В первой редакции «молчуны» автоматически получали свои трудовые книжки на бумажном носителе после 1 января 2021 года, и дальнейшее ведение их трудовых книжек предусматривалось в электронной форме. Как видно из редакции, рассмотренной во втором чтении, законодатель решил осуществить более гибкий переход к электронным носителям трудовых книжек.

Для работников, которые подали до 31.12.2020 года заявление о сохранении ведения трудовой книжки на бумажном носителе сохраняется право в дальнейшем подать заявление о ведении трудовой книжки в электронной форме (о предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности). Для работников, подавших до 31.12.2020 год заявление о ведении трудовой книжки в электронной форме обратное правило после 1 января 2021 года не действует.

Также законодатель в новой редакции предусмотрел для отдельных категорий лиц исключение из общего правила  перехода на электронные трудовые книжки. В частности, после 1 января 2021 года сохраняют возможность подать заявление о выборе порядка ведения трудовой книжки, следующие категории лиц, не имевшие возможность подать заявление до 31.12.2020:

– работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали ни одно из письменных заявлений, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период: временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы в случаях, предусмотренных трудовым законодательством;

– лица, имеющие стаж работы по трудовому договору, но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых  отношениях и до указанной даты, не подавшие ни одно из письменных заявлений.

С 1 января 2021 года на всех лиц, поступающих на работу впервые, ведение трудовых книжек будет осуществляться в электронной форме.

Таким образом, после 1 января 2021 года с трудовыми книжками на бумажном носителе останутся следующие лица:
– работники, подавшие в срок до 31.12.2020 года заявление о сохранении ведения трудовой книжки на бумажном носителе;
– работники, не подавшие заявления («молчуны»);
– отдельные категории лиц, не имевшие возможность подать заявление до 31.12.2020 года.

Чего стоит ждать работнику от принятия законопроектов?

Несомненно, от перевода трудовых книжек в электронный вид выиграют в первую очередь работодатели, вследствие снижения расходов на их ведение и обеспечения их сохранности.

Однако по мнению разработчиков проектов законов принятие законов направлено также на упрощение процедуры трудоустройства для работников. Благодаря рассматриваемым законопроектам сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить из нескольких источников и разном формате.

Пенсионным фондом России разработана форма СЗИ-ТД для представления сведений работнику.

Все эти меры позволят работнику собирать документы при устройстве на новую работу быстрее и удобнее.

Чего стоит ждать работодателю от принятия законопроектов?

Кроме всего вышеперечисленного, работодателю стоит ждать санкций, в случае неисполнения положений, перечисленных в законопроектах № 748684-7 и № 748744-7. С этой целью разработан законопроект № 748758-7, вводящий соответствующие меры административной ответственности.

В заключение хочется отметить, что остается чуть более месяца до начала действия норм рассматриваемых законопроектов, а работа над ними еще продолжается. Является логичным смещения на более позднее время даты вступления законов в силу, в ином случае возможно массовое неисполнение положений, в частности представления в Пенсионный фонд России сведений о трудовой деятельности работника.

Все статьи можно прочитать здесь.