Добрый день!
1. Данные расходы отражаются в КУДиР на основании ст. 346.16 НК РФ:
1. При определении объекта налогообложения налогоплательщик уменьшает полученные доходы на следующие расходы:
9) проценты, уплачиваемые за предоставление в пользование денежных средств (кредитов, займов), а также расходы, связанные с оплатой услуг, оказываемых кредитными организациями, в том числе связанные с продажей иностранной валюты при взыскании налога, сбора, пеней и штрафа за счет имущества налогоплательщика в порядке, предусмотренном статьей 46 настоящего Кодекса;
2. Если вы переводите денежные средства с расчетного счета на карту подотчетного лица для расчетов с поставщиками за наличные, то вам нужно оформить авансовый отчет, в котором указывается данная оплата поставщику (Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. № 55). В КУДиР отражается именно авансовый отчет.
3. Если при покупке клавиатуры эта сумма указывалась в составе расходов, то при возврате ее нужно сторнировать со знаком «минус».
4. В КУДиР нужно указывать тот документ, который был выписан поздней из дат: оплаты или получения товара/оказания услуги (Приказ от 22.10.12 № 135н). Если даты совпадают, то указывается первичный платежный документ.
Приказ от 22.10.12 № 135н
I. Порядок заполнения раздела I «Доходы и расходы»
2.2. В графе 2 указывается дата и номер первичного документа, на основании которого осуществлена регистрируемая операция.
Статья 346.17. Порядок признания доходов и расходов
2. Расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты. В целях настоящей главы оплатой товаров (работ, услуг) и (или) имущественных прав признается прекращение обязательства налогоплательщика — приобретателя товаров (работ, услуг) и (или) имущественных прав перед продавцом, которое непосредственно связано с поставкой этих товаров (выполнением работ, оказанием услуг) и (или) передачей имущественных прав.
Счет и договор не являются основанием для внесения записи в КУДиР, так как не отражают хозяйственные операции.
Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
Статья 9. Первичные учетные документы
1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.
