Бесплатная консультация юриста в Москве
8 499 705-84-25
Поиск

Консультируйтесь с юристом онлайн

360 юристов готовы ответить сейчас
Ответ за 15 минут
360 юристов сейчас на сайте
  1. Категории
  2. Налоговое право

Электронный документооборот

Здравствуйте.

Занимаюсь электронной коммерцией и принимаю оплату через множество электронных платежных систем. Из-за этого каждый день приходится печатать около 5 реестров платежей, которые по учетной политике признаю первичными документами для бухгалтерии. В результате скапливается большое количество бумаги, которую ещё нужно где-то хранить.

Слышал, что можно вести первичные документы в электронном виде подписывая их ЭЦП. Однако, более подробной информации об этом не нашёл.

Подскажите пожалуйста есть ли возможность вести электронный документооборот так, чтобы у налоговых органов не возникло претензий? И если да, то хотелось бы получить более подробную информацию по этому вопросу.

Заранее благодарен.

16 Сентября 2014, 07:31, вопрос №559160 Радчик Виталий Юрьевич, г. Волгоград

Радчик Виталий Юрьевич оставил отзыв о сайте — показать

400 стоимость
вопроса
вопрос решён
Свернуть

Ответы юристов (3)

  • Юрист - Фролова Ирина
    получен
    гонорар
    50%
    Юрист, г. Ставрополь
    Общаться в чате

    Здравствуйте, Виталий Юрьевич!

    По данному вопросу имеется Письмо Минфина РФ от 24.07.2008 N 03-02-07/1-314, которое является действующим в настоящее время.

    Вопрос: Просим дать разъяснения о возможности хранения первичных документов, а также иных документов бухгалтерского учета (счетов-фактур, накладных, содержащих подписи уполномоченных лиц и печати других организаций — наших контрагентов) только в электронном виде.

    Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики с участием Департамента регулирования государственного финансового контроля, аудиторской деятельности, бухгалтерского учета и отчетности рассмотрел письмо от 14.08.2007 N 487 по вопросу о хранении первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета в электронном виде и сообщает следующее.

    Согласно статье 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

    В соответствии со статьей 17 указанного Федерального закона организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

    Статьей 314 Налогового кодекса Российской Федерации предусмотрено ведение регистров налогового учета в виде специальных форм на бумажных носителях, в электронном виде и (или) любых машинных носителях. При хранении указанных регистров должна быть обеспечена их защита от несанкционированных исправлений.

    Учитывая изложенное, полагаем, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом их хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.

    Заместитель директора Департамента
    С.В. Разгулин

    То есть, вы можете хранить первичные учетные документы в электронном виде при наличии ЭЦП.

    Желаю удачи!

    16 Сентября 2014, 07:51
    Ответ юриста был полезен? + 1 - 0
    Свернуть
  • Юрист - Мирный Олег
    Мирный Олег, г. Екатеринбург
    Общаться в чате

    Здравствуйте, Виталий Юрьевич.

    В соответствии с п. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ «О бухучете» первичный учетный документ должен быть составлен на бумажном носителе или в виде электронного документа.

    Статья 29 Закона № 402-ФЗ «О хранении документов» не обязывает налогоплательщиков хранить документы именно в бумажном виде.

    Таким образом, исходя из законодательства РФ Вы вправе хранить документы организовать хранение документов в электронном виде.

    Вообще порядок использования ЭЦП прописан в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

    В этом Законе все ЭЦП делятся на 3 вида (ст. 5 Закона № 63-ФЗ):

    1) Простая ЭЦП;

    2) Усиленная квалифицированная ЭЦП;

    3) Усиленная неквалифицированная ЭЦП.
    Рекомендую Вам выяснить у Вашего спецоператора вид ЭЦП, который используете Вы.

    Если выясниться, что ЭЦП, который Вы подписываете первичные документы — усиленная квалифицированная, то она равнозначна собственноручной подписи(ч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

    И с такой подписью Вы имеете право хранить документы в электронном виде в целях бухгалтерского и налогового учета.

    Аналогичного мнения придерживается Минфин РФ (Письмо от 23.01.2013 № 03-03-06/1/24).

    Если выяснится, что ЭЦП,  который Вы подписываете первичные документы — простая или неквалифицированная, то относительно хранения таких электронных документов со стороны налоговиков могут возникнуть претензии.

    В Письмах Минфина РФ от 25.12.2012 № 03-03-06/2/139, от 20.12.2012 № 03-03-06/1/710 указано, что подписанные простой или неквалифицированной подписями первичные документы смогут быть приняты к учету только после того, как в Налоговом кодексе РФ или в законодательстве о бухгалтерском учете будут внесены соответствующие поправки.

    Есть еще Письмо ФНС от 24.11.2011 № ЕД-4-3/19693@ по этому поводу. Налоговики поясняют, что первичный документ, подписанный неквалифицированной ЭЦП только в том случае принимается для учета и соответственно хранения, если использование такой подписи предусмотрено соглашением сторон.
    Следовательно, если документы подписаны простой или неквалифицированной подписями и нет соглашения между контрагентами, то их хранение в электронном виде может вызвать проблемы с налоговиками.

    16 Сентября 2014, 08:08
    Ответ юриста был полезен? + 0 - 0
    Свернуть
  • Адвокат - Карху Борис
    Карху Борис, Адвокат
    Общаться в чате

    Существует приказом ФНС РФ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@, где в налоговую могут быть представлены документы в электронном виде, это — счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж, товарной накладной по форме ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг).

    Вы можете для упрощения процедуры ведения бухгалтерского учета и документооборота воспользоваться системой ДИАДОК, которая совместима и одобрена налоговыми органами, подробнее вот здесь (там же сама система)

    www.diadoc.ru/

    16 Сентября 2014, 08:15
    Ответ юриста был полезен? + 0 - 0
    Свернуть

Похожие вопросы

stats