у меня в штате нет сотрудников) Как правильно?

Для законного ведения деятельности, связанной с предоставлением услуг в вашей студии, и расчетов с привлеченными тренерами, важно учитывать следующие аспекты трудового, налогового и гражданского законодательства. Рассмотрим все возможные варианты сотрудничества, а также правовые нюансы.

1. Варианты сотрудничества с тренерами
Заключение договоров гражданско-правового характера (ГПХ) с тренерами:

Тренеры могут выступать как независимые подрядчики, с которыми вы заключаете договоры ГПХ на оказание услуг. В договоре указываются все условия работы, объем предоставляемых услуг, размер вознаграждения и сроки оплаты.
При заключении договоров ГПХ тренеры не являются вашими сотрудниками, а выполняют работы или услуги по заказу, но вам нужно будет самостоятельно уплачивать за них все необходимые налоги (НДФЛ 13% и страховые взносы).
Важно! Договоры ГПХ не должны содержать признаков трудовых договоров, таких как: четкий режим рабочего времени, указания на выполнение обязанностей в рамках должностной инструкции, использование вашего оборудования и материалов. В противном случае договоры могут быть переквалифицированы в трудовые отношения, что влечет за собой штрафы и доначисления взносов.
Сотрудничество с самозанятыми:

Самозанятые могут оказывать услуги по договорам оказания услуг или подряда. Вам не нужно платить за них налоги и взносы, так как самозанятые самостоятельно уплачивают налог на профессиональный доход (4% для физических лиц и 6% для юрлиц).
Самозанятый должен предоставить вам чек через мобильное приложение «Мой налог», подтверждающий получение оплаты. Оплата может производиться как наличными, так и безналичными средствами.
Преимущества: отсутствие налоговых обязательств для вас (как заказчика) и упрощение документооборота.
Индивидуальные предприниматели (ИП):

Если тренеры зарегистрированы как ИП, вы можете заключать с ними договоры оказания услуг или аренды. ИП ведет свою деятельность самостоятельно и отвечает по обязательствам перед налоговой службой.
Оплата может производиться как наличными (с соблюдением лимитов), так и безналичным расчетом.
Работа без оформления статуса (наличными):

Оплата наличными лицам, не оформленным в качестве самозанятых, ИП или не работающих с вами по договорам ГПХ, считается неофициальной и влечет за собой риски привлечения к ответственности за неуплату налогов и отсутствие отчетности.
Налоговая инспекция и трудовая инспекция могут рассматривать такие отношения как попытку ухода от налогообложения и оформления сотрудников в штат.
2. Как правильно оформлять сотрудничество
Оптимальный вариант — работа с самозанятыми:

Самозанятые регистрируются в приложении «Мой налог», и вы заключаете с ними соглашения на оказание услуг.
Все расчеты документируются чеками, которые самозанятый формирует в приложении и передает вам.
Заключение договоров ГПХ:

Если тренеры не хотят оформлять статус самозанятого, можно заключать договоры ГПХ на каждый конкретный вид работ или услуги (например, проведение тренировок по йоге и пилатесу).
Важно: в договорах указывайте конкретные объемы работ и не устанавливайте условия, характерные для трудового договора (регулярность, подчинение внутренним правилам и т.п.).
3. Налогообложение и ответственность
Оплата наличными:

Оплата наличными без оформления документов влечет за собой риск привлечения к ответственности за нарушение налогового законодательства. Налоговые органы могут посчитать такие выплаты незаконными и потребовать уплаты налогов и штрафов.
Законный лимит расчетов наличными между юридическим лицом и физическим лицом составляет не более 100 000 рублей по одной сделке.
Ответственность за незаконные выплаты:

В случае выявления неоформленных трудовых отношений (если тренеры систематически выполняют работы и подчиняются правилам вашей студии), трудовая инспекция может наложить на вас штраф и обязать оформить трудовые договоры задним числом.
Налоговая инспекция также может доначислить налоги и страховые взносы, если выявит, что вы выплачивали физическим лицам вознаграждения без заключения договоров и уплаты НДФЛ.
4. Рекомендации
Заключайте договоры ГПХ или работайте с тренерами, которые имеют статус самозанятого или ИП. Это позволит избежать налоговых и правовых рисков.
Если тренеры не готовы оформляться в качестве самозанятых или ИП, заключайте договоры ГПХ, но не устанавливайте в них трудовые условия (режим работы, обязанности).
Оформляйте все расчеты документально, используя чеки и банковские переводы, чтобы избежать вопросов со стороны налоговых органов.
Проконсультируйтесь с бухгалтером или юристом для выработки оптимальной схемы работы, учитывающей специфику вашей деятельности.
Правильное оформление отношений с тренерами позволит вам избежать рисков и вести деятельность легально и прозрачно.